Amazon FBA Reimbursement, czyli zwrot kosztów w ramach Amazon FBA – co musisz wiedzieć?

Czym jest Amazon FBA Reimbursement?

Amazon FBA Reimbursement to termin, który można przetłumaczyć jako zwrot kosztów Amazon FBA. Odnosi się on do sytuacji, w których amerykański gigant rekompensuje sprzedawcom straty powstałe w wyniku uszkodzenia ich produktów przechowywanych w magazynach Amazona i procesowanych w ramach modelu FBA.

Warto jednak zaznaczyć, że z Amazon FBA Reimbursement są związane konkretne zasady, dlatego też warto się z nimi zapoznać przed rozpoczęciem procedury zwrotu pieniędzy.

Tak jak zaznaczyliśmy wcześniej, Amazon FBA Reimbursement wiąże się ze zwrotem kosztów powstałych w wyniku uszkodzeń i strat towarów magazynowanych i procesowanych w modelu Amazon FBA. Jeśli jednak chcesz dowiedzieć się więcej o samym Amazon FBA, zachęcamy do lektury naszego artykułu na ten temat – Czym jest model Amazon FBA i na czym polega?.

Typy Amazon FBA Reimbursement

Zwrot kosztów Amazon FBA może być spowodowany różnymi sytuacjami, dlatego też należy rozróżnić przypadki, które mogą być podstawą do rekompensaty strat. Do tych należą:

Amazon FBA Lost Inventory Reimbursement – Zwrot środków za utracone dobra

Sytuacja, w której towary przechowywane w magazynach Amazon FBA zostaną zgubione (tzw. Lost Inventory Reimbursement) lub nie można ich rozliczyć, sprzedawca może zawnioskować o zwrot środków.

Efektem tego jest otrzymanie rekompensaty finansowej za zagubione artykuły oraz potwierdzenie, że sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za zaistniałą sytuację, której przyczyną może być błąd w rozmieszczeniu towaru w magazynie, błąd w wysyłce lub niewłaściwa obsługa magazynowanych towarów.

Amazon FBA Damaged Inventory Reimbursement – Zwrot środków za uszkodzone dobra

Kolejną sytuacją umożliwiającą sprzedawcy wnioskowanie o zwrot kosztów jest uszkodzenie dóbr magazynowanych w Amazon FBA (tzw. Damaged Inventory Reimbursement).

Taka może zaistnieć, gdy towary ulegną uszkodzeniu np. w wyniku transportu, magazynowania lub wysyłki, które to czynności leżą po stronie Amazona.

Amazon FBA Return Processing Fee Reimbursement – Zwrot środków za przetwarzanie zwrotów

Koszty dla sprzedawcy mogą zostać naliczone także podczas przetwarzania zwrotów. Jeśli jednak dochodzi do błędu po stronie Amazon, np. braku aktualizacji statusu zwrotu, co skutkuje naliczeniem nieprawidłowych opłat, sprzedawca może zawnioskować o zwrot środków za przetwarzanie zwrotów (tzw. Return Processing Fee Reimbursement).

Amazon Overcharged FBA Fees Reimbursement – Zwrot nadpłaconych opłat FBA

Zwroty środków za Amazon FBA mogą zaistnieć także w sytuacji, gdy amerykański gigant niewłaściwie naliczy opłaty związane z korzystaniem z usług fulfillmentu.

Jeżeli taka sytuacja ma miejsce, sprzedawca może zawnioskować o zwrot nadpłaconych opłat (tzw. Overcharged FBA Fees Reimbursement). W tej sytuacji koszty zostaną ponownie obliczone, a nadpłaty zwrócone.

Incorrect Measurements Reimbursement – Zwrot za nieprawidłowe pomiary

Jednym z kryteriów wpływających na koszty magazynowania produktów w obiektach Amazona jest ich rozmiar. Jeżeli Amazon błędnie wyliczy ich rozmiar i w efekcie koszty magazynowania będą niewłaściwie naliczone, sprzedawca może zawnioskować o zwrot różnicy kosztów powstałej w wyniku błędnych pomiarów.

Sprzedajesz na Amazon lub innym marketplace?

Możesz potrzebować pomocy z kwestiami VAT lub księgowością w e-commerce! Jeśli tak jest, daj nam znać i wskaż, co stanowi problem, a nasi specjaliści chętnie pomogą w jego rozwiązaniu!

Umów się na konsultację

Jak zgłosić roszczenie o zwrot w Amazon FBA?

Roszczenie o zwrot środków w ramach Amazon FBA powinno odbyć się zgodnie z wytycznymi amerykańskiego przedsiębiorstwa, wśród których można wyróżnić konkretne kroki.

Jak zgłosić Amazon Reimbursement? Krok 1: Znajdź przyczynę

Zanim sprzedawca złoży roszczenie Amazon Reimbursement, należy właściwie zidentyfikować przyczynę zaistniałej sytuacji, by móc ją później wskazać we wniosku.

W tym celu warto analizować raporty w Seller Central, np. w sekcjach „Płatności” oraz „Inwentarza”.

Jak zgłosić Amazon Reimbursement? Krok 2: Przygotuj dokumenty

Kiedy już wiadomo, co jest przyczyną i podstawą wniosku o zwrot środków, należy przygotować odpowiednie dokumenty. W zależności od powodu roszczenia potrzebnym dokumentem mogą okazać się: dowód wysyłki, dowód dostawy, dowód własności zapasów, czy też dowód na rozbieżności w wymiarze lub wadze towarów.

Jak zgłosić Amazon Reimbursement? Krok 3: Złóż roszczenie

Kolejnym krokiem jest ręczne złożenie roszczenia. To sprzedawcy mogą zrobić w panelu „Pomocy” (lub „Help, w zależności od wersji językowej) w Amazon Seller Central, a następnie wybrać opcję złożenia roszczenia.

Jak zgłosić Amazon Reimbursement? Krok 4: Śledź status sprawy

Złożone roszczenie otrzymuje unikatowy numer ID, który pozwala na śledzenie sprawy, co jest szczególnie istotne w przypadku pytań ze strony Amazon. Ten może np. zawnioskować o dostarczenie dodatkowych dokumentów, dlatego też istotne jest, aby odpowiadać stosunkowo szybko.

Jak zgłosić Amazon Reimbursement? Krok 5: Środki wracają na konto

Po zatwierdzeniu roszczenia przez Amazon, jeżeli było ono podstawne i odpowiednio udokumentowane, środki zostaną zaksięgowane na koncie sprzedawcy lub zostaną wydane jako korekta. Zazwyczaj proces ten zajmuje do 30 dni.

Tutaj z kolei może narodzić się pytanie – jak traktować zwrot środków w kontekście podatków i księgowości, na co spieszymy z odpowiedzią!

Jak traktować Reimbursement od Amazon w kontekście księgowości i podatków?

W kontekście księgowości i podatków Amazon Reimbursement należy traktować jako przychód, ponieważ w tym wypadku sprzedawca otrzymuje pieniądze w ramach rekompensaty za coś, co wcześniej sprzedał lub miał zamiar sprzedać. Jako przychód należy także potraktować zwrot za produkt, który nigdy nie został sprzedany.

W sytuacji, gdy Amazon dokona zwrotu pieniędzy za zaginiony produkt, a towar zostanie później odnaleziony, należy odpowiednio skorygować zapis w księgach, aby uniknąć podwójnego rozliczenia.

Należy więc podkreślić, że wpływy z Amazon Reimbursement należy traktować jako przychód dla celów podatku dochodowego w kraju rezydencji, zgodnie z lokalnymi przepisami. Co więcej, taka transakcja ma charakter odszkodowania, a więc nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości warto skonsultować ten temat także z doradcą podatkowym. Jeżeli potrzebujesz takie wsparcia, umów się na konsultację!

Automatyczne zwroty kosztów Amazon FBA od 15 stycznia 2025 roku

Amazon zapowiedział zmiany dotyczące polityki zwrotów kosztów, które zaczną obowiązywać od 15 stycznia 2025 roku i obejmą:

• zgubienia produktu w centrum realizacji zamówień Amazon;
• zwrotów, które wpisują się w kryteria rekompensaty;
• większości sytuacji, gdy produkt zostanie uszkodzony.

Od tego dnia amerykański gigant dokona zwrotów automatycznie, a sprzedawcy nie będą musieli składać roszczeń o zwrot. Co więcej, możliwość śledzenia automatycznego procesu zwrotów będzie dostępna w raporcie Reimbursements w Seller Central.

Krótszy czas na zgłoszenie ręcznego roszczeń od 9 stycznia 2025 roku

Wprowadzenie automatyzmu nie jest jedyną zmianą w zwrotach Amazon FBA, która wejdzie w życie w 2025 roku. Od 9 stycznia 2025 roku czas na złożenie ręcznego roszczenia zostanie skrócony z 18 miesięcy do 60 dni. Warto jednak zaznaczyć, że:

• w przypadku zgubienia lub uszkodzenia produktów na terenie placówki Amazona;
• jeśli roszczenie dotyczy reklamacji, należy je złożyć między 45, a 105 dniem po wymianie produktu lub zwrocie pieniędzy klientowi;
• kiedy produkt zostanie zgubiony, roszczenie należy złożyć między 15., a 75. dniem od dnia utworzenia wysyłki;
• w sytuacji wycofania towaru, roszczenia należy składać w ciągu 60 dni od daty zwrotu towaru do sprzedawcy.

Jak łatwiej pilnować kwestii zwrotów od Amazon?

Istnieje kilka praktyk, które pozwalają zoptymalizować ilość zwrotów środków z tytułu zaniedbań po stronie Amazona. Do tych należą:

Regularna analiza raportów

Regularne, comiesięczne, sprawdzanie raportów pozwoli na łatwiejsze znalezienie rozbieżności pomiędzy płatnościami, ilością magazynowanych w ramach Amazon FBA towarów, czy też zwrotów i środków na koncie sprzedawcy. Pozwoli to znaleźć sytuację, które kwalifikują się do zgłoszenia jako roszczenie o zwrot.

Prowadź dokładnie notatki

W kwestii potencjalnych zwrotów pomogą także regularnie notatki dot. przesyłek, opłat i zapasów. Nie tylko ułatwią one identyfikację przyczyny, ale też opisanie szczegółów sprawy i zebranie dokumentacji.

Pilnuj terminu złożenia roszczenia

Od 9 stycznia 2025 roku skróceniu ulegnie czasu na złożenie ręcznego roszczenia, dlatego też warto pilnować tych kwestii na bieżąco. Tym bardziej, jeżeli wcześniej sprzedawca mógł czekać nawet 1,5 roku na złożenie wniosku o zwrot środków.

Amazon FBA Reimbursement - podsumowanie

Amazon FBA Reimbursement to istotny aspekt sprzedaży w modelu FBA, który pozwala sprzedawcom odzyskać środki za straty wynikające z błędów Amazona, takich jak zagubienia, uszkodzenia towarów czy nieprawidłowe naliczenia opłat.

Należy jednak pamiętać, że wnioskowanie o zwrot objęte jest odpowiednimi zasadami i procedurami, których znajomość może okazać się konieczna podczas składania roszczenia. Co więcej, na horyzoncie widać już zmiany dotyczące tego procesu, ponieważ 15 stycznia 2025 roku Amazon wprowadza automatyczne zwroty środków w określonych sytuacjach. Natomiast czas na ręczne zgłaszanie roszczeń ulegnie skróceniu. Do tej pory wynosił on 18 miesięcy, a od 9 stycznia będzie to 60 dni.

Jeżeli sprzedajesz na Amazon i potrzebujesz konsultacji ws. rozliczeń zwrotów środków lub kwestii związanych z VAT, takich jak rejestracje VAT, rozliczenia VAT czy składanie deklaracji VAT, chętnie pomożemy! Umów się na konsultację i wskaż, co stanowi problem. Resztą zajmiemy się my!