Co to jest Intrastat?

Czym jest Intrastat i w jakim celu został stworzony?

Intrastat to unijny system statystyczny, w którym gromadzone są informacje o wywozie i przywozie towarów pomiędzy krajami należącymi do Unii Europejskiej. Jest on zasilany danymi ze zgłoszeń (deklaracji) Intrastat – deklaracji Intrastat-Przywóz i Intrastat-Wywóz. System Intrastat zaczął obowiązywać od 1 stycznia 1993 r. Na przedsiębiorców z Polski ten obowiązek sprawozdawczy został nałożony z dniem 1 maja 2004 r.

Celem utworzenia systemu Intrastat było zapełnienie luki informacyjnej, która powstała po utworzeniu unii celnej i zaprzestaniu odpraw celnych. To właśnie wówczas urzędy poszczególnych krajów Unii Europejskiej zostały pozbawione dostępu do danych o wewnątrzwspólnotowej wymianie towarów.

Wraz z wprowadzeniem w Polsce systemu INTRASTAT, firmy dokonujące obrotu towarowego z innymi państwami członkowskimi UE są zobowiązane do raportowania obrotów, czyli informacji o imporcie towarów z innych państw członkowskich UE do Polski oraz eksporcie towarów z Polski do innych państw członkowskich UE. Informacje o obrocie towarowym między Polską a innymi państwami członkowskimi UE są gromadzone przez organy celne i podatkowe bezpośrednio od firm objętych systemem INTRASTAT lub ich przedstawicieli

System Intrastat nie jest jedyną unijną bazą danych utworzoną dla celów statystycznych – równolegle do niego działa Extrastat. System Extrastat również zbiera dane statystyczne o wymianie handlowej, ale w innym zakresie – mowa o obrocie towarami prowadzonym przez kraje Unii Europejskiej z krajami trzecimi (spoza Unii Europejskiej).

Kogo i kiedy obowiązuje Intrastat?

Dokonywanie zgłoszeń Intrastat to obowiązek każdego podatnika VAT, który spełnia łącznie dwa warunki:

1. przeprowadza wewnątrzunijne transakcje (przywozi towary lub wywozi je do innego kraju Unii Europejskiej);
2. przekracza progi Intrastat w zakresie wartości wywozu i przywozu towarów w obrocie z krajami UE.

Uzależnienie wymogu składania deklaracji od przekroczenia wspomnianych progów statystycznych odciąża z czynności raportowania podmioty działające na mniejszą skalę. W konsekwencji nie każdy przedsiębiorca – mimo np. sprowadzania towarów z krajów Unii Europejskiej – musi zgłębiać tajniki systemu Intrastat.

Kogo nie dotyczy Intrastat?

Nie musisz składać deklaracji INTRASTAT, jeżeli:

1) obroty importowe lub eksportowe Twojej firmy nie przekroczyły podstawowego progu statystycznego w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy oraz w roku bieżącym.

2) Zaprzestałeś prowadzenia działalności gospodarczej zgodnie z przepisami Ustawy o przedsiębiorcach. Nie składasz deklaracji INTRASTAT za okresy sprawozdawcze, których dotyczy to zawieszenie.

Wyjątek: Jeżeli obrót towarowy z zagranicą ma miejsce w okresie zaprzestania działalności gospodarczej, który podlega zgłoszeniu do INTRASTAT, składasz deklarację INTRASTAT za okres sprawozdawczy, w którym dokonałeś importu lub eksportu towarów.

Pierwsze zgłoszenie składasz za okres sprawozdawczy, w którym przypada pierwszy dzień wznowienia wykonywania działalności gospodarczej.

Ile wynoszą progi statystyczne w Polsce w 2025 roku?

Progi statystyczne w 2025 r. wynoszą:

• próg podstawowy dla przywozu – 6 000 000 zł
• próg podstawowy dla wywozu – 2 800 000 zł
• próg szczegółowy dla przywozu – 105 000 000 zł
• próg szczegółowy dla wywozu – 158 000 000 zł

Pilnowanie wysokości progów jest o tyle istotne, że nie zawsze są one podnoszone – bywa, że zostają one obniżone. Dobrze prezentuje to poniższa tabela:

Czym jest próg podstawowy i próg szczegółowy INTRASTAT?

Próg podstawowy  Intrastat (dawniej próg asymilacji) to pierwszy próg statystyczny, którego przekroczenie powoduje powstanie obowiązku raportowania w systemie Intrastat. Jeśli firma przekroczy ten próg obrotów, automatycznie jest zobowiązana do składania deklaracji Intrastat począwszy od następnego miesiąca sprawozdawczego.

Próg szczegółowy Intrastat (dawniej próg szczegółowy) jest znacznie wyższy niż próg asymilacji. Po jego przekroczeniu wymagane są szczegółowe deklaracje Intrastat (potrzebne są bardziej szczegółowe dane, np. dotyczące dodatkowych kosztów transakcyjnych).

Jakie są rodzaje deklaracji Intrastat?

Rodzaje deklaracji Intrastat można wyodrębnić, biorąc pod uwagę rodzaj transakcji, jakich one dotyczą albo uwzględniając, w jakim celu są one składane.

Ze względu na rodzaj transakcji, deklaracje Intrastat dzieli się na:

• deklaracje Intrastat-Przywóz – jak wskazuje nazwa, deklaracje importowe składa przedsiębiorca, który przywiózł towary do Polski z innego kraju UE;
• deklaracje Intrastat-Wywóz – to deklaracja składana przez podmioty, które wysyłają towary z Polski do innego kraju (innych krajów) UE.

Ze względu na cel, w jakim składa się deklarację, można wyróżnić: zgłoszenie pierwotne, zgłoszenie zerowe i korektę zgłoszenia. Zgłoszenie zerowe przedsiębiorca składa, gdy w miesiącu sprawozdawczym nie zrealizował żadnych przywozów lub wywozów. Z kolei korekta zgłoszenia, jak wskazuje nazwa, ma na celu zmianę danych w dokonanym zgłoszeniu.

Jak wygląda i jak wypełnić deklarację Intrastat?

Deklaracja Intrastat to elektroniczny formularz, który składa się z 22 pól. Informacje o zakresie przekazywanych za pośrednictwem deklaracji Intrastat danych można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zgłoszeń Intrastat. Do wypełnienia są następujące pola:

1. Okres sprawozdawczy
2. Rodzaj zgłoszenia
3. Kod organu celnego – tego, do którego adresowane jest zgłoszenie Intrastat
4. Odbiorca lub nadawca – odpowiednio w przypadku przywozu lub wywozu
5. Przedstawiciel – jeżeli deklaracja jest składana przez przedstawiciela
6. Łączna wartość fakturowa w PLN
7. Łączna wartość statystyczna w PLN – wyłącznie przy progu szczegółowym (chyba że transakcje dotyczyły towarów podlegających uszlachetnianiu czynnemu lub biernemu)
8. Łączna liczba pozycji
9. Numer pozycji
10. Opis towaru
11. Kod kraju wysyłki
12. Kod warunków dostawy – wyłącznie przy progu szczegółowym
13. Kod rodzaju transakcji
14. Kod towaru
15. Kod rodzaju transportu – wyłącznie przy progu szczegółowym
16. Kod kraju pochodzenia
17. Masa netto w kg
18. Ilość w uzupełniającej jednostce miary
19. Wartość fakturowa w PLN
20. Wartość statystyczna w PLN – wyłącznie przy progu szczegółowym (chyba że transakcje dotyczyły towarów podlegających uszlachetnianiu czynnemu lub biernemu)
21. Wypełniający
22. Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – dotyczy wywozu

W przypadku progu podstawowego przedsiębiorcy podają mniej informacji i pola 7, 12, 15 i 20 powinni pozostawić puste.

Jak i gdzie przekazuje się deklaracje Intrastat?

Wymiana informacji z organami celnymi następuje drogą elektroniczną – przez Platformę Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych (PUESC). Każdy, kogo obowiązuje Intrastat, w pierwszej kolejności musi założyć konto na PUESC. Wszystkie zgłoszenia są dokonywane w formie elektronicznej – przyjmują postać plików XML.

Zbieraniem deklaracji Intrastat i kontrolą zgłoszonych danych w Polsce zajmuje się Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie – dokładniej Wydział Centrum Analiz Statystycznych Intrastat i Extrastat oraz Postępowania w sprawach Intrastat.

W jakim terminie trzeba złożyć deklarację Intrastat?

Deklaracje Intrastat składa się nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który zostały one sporządzone (czyli w którym przedsiębiorca dokonał wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów). Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ostateczny termin przypada w dzień, który nie jest dniem roboczym – wówczas deklarację można złożyć w pierwszym dniu roboczym. Podany termin jest też ostateczny dla przedsiębiorców składających zgłoszenia częściowe.

Przykład: Jeżeli przedsiębiorca dokonał wywozu towarów we wrześniu 2025 r., to deklarację za ten okres sprawozdawczy składa najpóźniej 10 października 2025 r.

Intrastat - podsumowanie

Chociaż system Intrastat obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej, to poszczególne kraje mają swobodę choćby w ustalaniu progów przywozu i wywozu, po przekroczeniu których konieczne jest raportowanie. Zmieniają się też przepisy – przykładowo niedawno podwyższono z 200 euro do 1000 euro limit wartości przywiezionych lub wywiezionych towarów, które można ująć łącznie w jednej pozycji zgłoszenia Intrastat (odrębnie w przywozie i odrębnie w wywozie), stosując kod CN towaru 99 50 00 00.

Nie chcesz zagłębiać się w przepisy i śledzić zmian? Masz obowiązek składać deklaracje Intrastat nie tylko w Polsce? Szukasz merytorycznego wsparcia? Skontaktuj się z nami – doskonale znamy temat wymiany handlowej od strony obowiązków sprawozdawczych i rozliczeń podatkowych.

Najczęstsze pytania o Intrastat

System Intrastat i związane z nim deklaracje budzą wątpliwości przedsiębiorców. Uważasz, że może objąć Cię obowiązek składania zgłoszeń Intrastat? Poznaj odpowiedzi na często zadawane pytania.

Czy każda firma prowadząca sprzedaż w UE musi składać deklaracje Intrastat?

Nie każda firma, która prowadzi sprzedaż w UE, ma obowiązek sprawozdawczy Intrastat. Aby on wystąpił, trzeba spełnić jeszcze dwa warunki – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej musi być podatnikiem VAT i przekraczać ustalone przez GUS progi statystyczne.

Jakie są progi zgłoszeniowe Intrastat i jak często się zmieniają?

Każdy kraj UE ustala własne progi statystyczne. Ich wartości są aktualizowane co roku. W Polsce odpowiada za to GUS. W 2025 r. progi dla przywozu są następujące: próg podstawowy – 6 000 000 zł, próg szczegółowy – 105 000 000 zł. Dla wywozu progi wynoszą: próg podstawowy – 2 800 000 zł, próg szczegółowy 158 000 000 zł.

Czy trzeba składać deklarację Intrastat, jeśli obrót jest jednorazowy?

Dla ustalenia, czy przedsiębiorca ma obowiązek składania zgłoszeń Intrastat, kluczowa jest wysokość obrotu. Nie trzeba składać deklaracji Intrastat, gdy wartość przywozów lub wywozów w roku poprzedzającym rok sprawozdawczy i w roku bieżącym nie przekroczyła podstawowego progu statystycznego.

Jakie dane są potrzebne do wypełnienia deklaracji Intrastat?

Zakres danych podawanych w zgłoszeniu zależy od tego, czy przedsiębiorca przekroczył próg podstawowy, czy też próg szczegółowy – w drugim przypadku ich lista jest dłuższa. Informacje wykazywane w deklaracji Intrastat to m.in. okres sprawozdawczy, dane odbiorcy lub nadawcy (w zależności od kierunku przepływu towarów), kod towaru i wartość statystyczna w PLN.

Czy Intrastat dotyczy zarówno towarów kupowanych, jak i sprzedawanych?

Tak, w systemie Intrastat gromadzone są informacje o towarach zarówno przywożonych, jak i wywożonych. W konsekwencji funkcjonują dwa rodzaje deklaracji – Intrastat-Przywóz i Intrastat-Wywóz.

Jakie są konsekwencje niezłożenia deklaracji Intrastat w terminie?

Jeżeli przedsiębiorca unika składania deklaracji informacyjnych, to powinien spodziewać się upomnienia. Maksymalnie do przedsiębiorcy zostaną wysłane 3 upomnienia. Później może on spodziewać się kary pieniężnej w wysokości 3000 zł za okres sprawozdawczy – osobno za każdy rodzaj obrotu. Identyczna kara została przewidziana za ignorowanie wezwań do dokonania korekty już złożonej deklaracji. Na opłacenie kary jest 14 dni.

Czy deklarację Intrastat można złożyć samodzielnie, czy lepiej zlecić to księgowości?

Przedsiębiorca może złożyć deklarację Intrastat samodzielnie, ale nie jest to konieczność – można to zlecić specjalistom. Drugie rozwiązanie pozwala uniknąć błędów (a zatem składania korekt), a dodatkowo odciąża przedsiębiorcę, który może w pełni skoncentrować się na rozwoju prowadzonej działalności.

Jakie jednostki miary należy podać w deklaracji Intrastat?

Jednostki statystyczne wywodzą się z klasyfikacji CN. Jeśli nie są one uwzględnione na fakturze, przedsiębiorca musi je oszacować samodzielnie (np. na podstawie masy brutto lub ewentualnych dokumentów przewozowych). Przykład: dla akumulatorów – za sztukę, dla oleju – mogą to być litry lub kilogramy.