Elektroniczne fakturowanie w Rumunii: Co musisz wiedzieć?

Obowiązek przesyłania e-faktur w Rumunii

Elektroniczne fakturowanie w Rumunii (e-Factura) staje się obowiązkiem dla wszystkich podatników prywatnych od 1 stycznia 2024 roku. W tym dniu wszystkie transakcje wymiany między podatnikami muszą być dokumentowane za pomocą faktur elektronicznych. Ministerstwo Finansów Rumunii ogłosiło, że po sześciu miesiącach, czyli od lipca 2024 roku, ten obowiązek obejmie również wszystkie podmioty B2B w zakresie e-faktur otrzymywanych.

Zgodnie z zarządzeniem nadzwyczajnym nr. 120/2021, faktury o charakterze B2C mają obowiązek dodawać do systemu administracji skarbowej ANAF wyłącznie te firmy, które mają stałą siedzibę w Rumunii, stały oddział lub stałe miejsce prowadzenia działalności w tym kraju (tzw. fixed establishment).
Na ten moment wiadomo, że e-faktura w Rumunii będzie obowiązkowa wyłącznie w przypadku lokalnej sprzedaży B2B. Oznacza to, że tylko faktury wystawiane z rumuńskiego numeru VAT na inny numeru rumuński VAT obarczony jest nowym obowiązkiem związanym z e-faktoringiem. Biorąc pod uwagę ten fakt, eliminuje to wiele problemów, ponieważ inne transakcje takie jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów i wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, eksport czy cała gama transakcji związanych ze świadczeniem usług nadal pozostaje bez zmian.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak uzyskać numer VAT w Rumunii przeczytaj nasz artykuł – Rejestracja VAT w Rumunii.

Różnice między transakcjami B2B a B2C:

• Transakcje B2B: Odnoszą się do wymiany towarów i usług między dwoma przedsiębiorstwami. Obowiązek przesyłania faktur elektronicznych dotyczy zarówno wystawiania, jak i odbioru tych dokumentów.
• Transakcje B2C: Dotyczą wymiany między firmą a konsumentem końcowym. W tym przypadku wymagana jest elektronizacja faktur wystawianych przez firmy z siedzibą lub oddziałem w Rumunii.

Zmiany te mają na celu usprawnienie procesu księgowego oraz zwiększenie przejrzystości finansowej w obrocie gospodarczym.

Harmonogram wprowadzania obowiązkowego e-fakturowania w Rumunii

Harmonogram wprowadzania e-fakturowania w Rumunii obejmuje kilka kluczowych etapów, które mają na celu ułatwienie firmom dostosowanie się do nowych regulacji.

Kluczowe daty wprowadzenia e-fakturowania:

• 1 lipca 2024: Od tego dnia wszystkie firmy zarejestrowane do celów VAT, które dokonują lokalnej sprzedaży B2B, będą zobowiązane do przesyłania faktur elektronicznych do ANAF. Wprowadzenie tej regulacji ma na celu zwiększenie przejrzystości i ograniczenie oszustw podatkowych poprzez monitorowanie transakcji w czasie rzeczywistym.
• 1 stycznia 2025: Kolejny etap rozszerzenia obowiązku e-fakturowania w Rumunii. Od tego momentu wszystkie transakcje, niezależnie od ich charakteru, będą musiały być dokumentowane za pomocą faktur elektronicznych. Obejmuje to zarówno rezydentów, jak i nie-rezydentów prowadzących działalność i zarejestrowanych do VAT w Rumunii.

Każdy z tych terminów został zaprojektowany tak, aby dać przedsiębiorstwom czas na dostosowanie swoich systemów i procedur do wymagań nowego systemu e-Faktura RO. Integracja z systemem sprzedażowym ANAF oraz odpowiednie przygotowanie infrastruktury IT stanowią kluczowe elementy sukcesu w implementacji tych zmian.

System RO e-Faktura: Jak działa i jak się z nim integrować?

System e-Faktura RO to platforma stworzona, aby ułatwić przesyłanie faktur elektronicznych do rumuńskiej Agencji Administracji Skarbowej (ANAF). Od 1 stycznia 2024 roku, wszystkie transakcje między podatnikami prywatnymi będą wymagały korzystania z tego systemu. Jest to kluczowy krok w kierunku cyfryzacji procesów księgowych w Rumunii, mający na celu zwiększenie przejrzystości i efektywności obiegu dokumentów.

Problemem jest niewątpliwie fakt, że system administracji rumuńskiej ANAF (Agentia Nationala de Administrare Fiscala) jest dostępny wyłącznie w języku rumuńskim, co może stwarzać pewnego rodzaju problem, jeśli chodzi o integrację z polskimi systemami. Z drugiej strony do ręcznego dodawania faktur do systemu konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Jak działa system e-Faktura RO?

System umożliwia przedsiębiorstwom wysyłanie faktur w formacie XML do ANAF. Format ten jest zgodny ze standardem UBL 2.1, który zapewnia jednolitą strukturę danych, co ułatwia ich przetwarzanie i archiwizację. Przesyłanie faktur odbywa się w czasie rzeczywistym lub ręcznie, z obowiązkiem dostarczenia dokumentu w ciągu pięciu dni roboczych od jego wystawienia.

Integracja systemów sprzedażowych z ANAF

Aby skutecznie integrować systemy sprzedażowe z ANAF, konieczne jest zastosowanie odpowiednich narzędzi i procedur:

• API: Kluczowym elementem integracji jest wykorzystanie interfejsów API, które pozwalają na bezpośrednią komunikację między systemem sprzedażowym a platformą ANAF.
• Podpis kwalifikowany: Elektroniczne faktury muszą być podpisane cyfrowo, co potwierdza ich autentyczność i integralność danych.
• Wybór dostawcy usług: Wybierając dostawcę usług integracyjnych, warto zwrócić uwagę na ich doświadczenie oraz zgodność z certyfikatami takimi jak Peppol.

Firmy, które zajmują się integracją systemów przez API z platformą ANAF:

• SNI Technology – szczególnie w zakresie systemu ERP SAP
• Edicom Group
• Ecosio
• FGO – oprogramowanie do rozliczeń (i e-fakturowania) w języku angielskim. Po utworzeniu konta możesz wybrać język angielski. Jest to jedno z najlepszych rozwiązań w tym zakresie. 

Wymogi dotyczące przesyłania e-faktur do ANAF

Przesyłanie e-faktur do ANAF jest kluczowym elementem procesu elektronicznego fakturowania w Rumunii. Aby poprawnie przesłać faktury, przedsiębiorstwa muszą przestrzegać określonych procedur oraz korzystać z odpowiednich narzędzi technologicznych.

Procedura przesyłania e-faktur do ANAF:

• Podpis kwalifikowany: Każda e-faktura musi być opatrzona podpisem kwalifikowanym. Jest to niezbędne dla zapewnienia autentyczności i integralności dokumentu. Podpis kwalifikowany jest cyfrowym odpowiednikiem podpisu własnoręcznego, co nadaje mu pełną moc prawną.
• Format XML: Faktury powinny być przygotowane w wymaganym formacie XML i przesłane za pośrednictwem platformy ANAF. System ten wymaga, aby dane były zgodne ze standardem UBL 2.1.
• Czas przesyłania: Przedsiębiorcy mają maksymalnie 5 dni roboczych na przesłanie faktury od momentu jej wystawienia. Można to zrobić zarówno poprzez zintegrowany system sprzedażowy, jak i ręcznie.

Praktyczne porady dla przedsiębiorców na wdrożenie systemu e-faktur w firmie

Zaimplementowanie systemu e-fakturowania może wydawać się skomplikowanym zadaniem, ale istnieje kilka kluczowych kroków, które mogą ułatwić ten proces:

• Analiza i wybór oprogramowania: Wybierz oprogramowanie e-fakturowania zgodne z wymaganiami ANAF. Upewnij się, że integruje się ono płynnie z Twoim obecnym systemem sprzedażowym, IDC – Indicom Document Care.
• Szkolenie personelu: Przygotuj szkolenia dla zespołu księgowego i sprzedażowego, aby zapoznać ich z nowymi procedurami i narzędziami.
• Testowanie systemu: Przeprowadź testy pilotażowe przed pełnym wdrożeniem, aby upewnić się, że wszystko działa zgodnie z oczekiwaniami.
• Wsparcie techniczne: Zapewnij dostęp do wsparcia technicznego dla wszystkich użytkowników systemu w firmie.
• Dostosowanie procedur wewnętrznych: Zaktualizuj wewnętrzne procedury księgowe i sprzedażowe zgodnie z nowymi wymogami prawnymi.

Instytucje takie jak UE czy NATO mogą dobrowolnie przystąpić do tego systemu przed końcem czerwca 2025 roku. Dla stowarzyszeń istnieje również możliwość wcześniejszego przystąpienia do systemu.

Zwolnienia z obowiązku e-fakturowania w Rumunii

Zgodnie z Kodeksem Podatkowym istnieją pewne wyjątki od obowiązku stosowania e-faktur:

• Małe przedsiębiorstwa: Firmy o określonym obrocie mogą być zwolnione z tego wymogu, chociaż nadal mogą dobrowolnie korzystać z systemu.
• Specjalne kategorie transakcji: Niektóre transakcje międzynarodowe lub związane z towarami zwolnionymi mogą nie podlegać obowiązkowi e-fakturowania.

System e-fakturowania w Rumunii stawia na przejrzystość i bezpieczeństwo danych finansowych. Implementacja tych wymogów ma na celu usprawnienie procesów podatkowych oraz walkę z oszustwami VAT. Zrozumienie tych zasad pozwala przedsiębiorstwom na sprawne dostosowanie się do nowych regulacji oraz unikanie potencjalnych sankcji związanych z ich nieprzestrzeganiem.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów dotyczących e-fakturowania w Rumunii

Przepisy dotyczące kar

Zasady dotyczące e-fakturowania w Rumunii są ściśle egzekwowane, a ich nieprzestrzeganie może prowadzić do poważnych sankcji finansowych. Kary za brak przestrzegania nowych zasad e-fakturowania zależą od wielkości przedsiębiorstwa:

• Duże firmy: grzywny od 5000 do 10 000 lei.
• Średnie firmy: grzywny od 2500 do 5000 lei.
• Inne firmy: grzywny od 1000 do 2500 lei.

Dodatkowo, od 1 lipca 2024 r., nakłada się również karę w wysokości 15% wartości faktury za niezgodność z przepisami. Ważne jest także, aby sprzedawcy przekazywali faktury elektroniczne do ANAF przy użyciu zintegrowanego systemu lub podpisu kwalifikowanego. Nabywcy muszą być zarejestrowani w ANAF, aby pobierać lokalne faktury zakupowe.

Przyszłość elektronicznego fakturowania w Rumunii - podsumowanie

Elektroniczne fakturowanie w Rumunii przechodzi dynamiczne zmiany. Od 1 stycznia 2024 roku obowiązek przesyłania faktur elektronicznych obejmie wszystkie transakcje wymiany między podatnikami prywatnymi (B2B). Sześć miesięcy później, od 1 lipca 2024 roku, system e-Faktura RO będzie dostępny dla transakcji B2C. Obowiązkowe stosowanie tego systemu dla faktur konsumenckich wejdzie w życie od 1 stycznia 2025 roku.

Ministerstwo Finansów przewiduje także zwolnienia z tego obowiązku dla niektórych podmiotów, jak misje dyplomatyczne czy fundacje, które mogą dobrowolnie przystąpić do systemu przed 30 czerwca 2025 roku. Te zmiany wskazują na znaczący krok Rumunii w kierunku cyfryzacji procesów biznesowych, co może przyczynić się do usprawnienia i zabezpieczenia obiegu dokumentów finansowych.

Jeżeli planujesz sprzedaż do Rumunii, zachęcamy zapoznania się z naszym artykułem o VAT Rumunia.