Faktura eksportowa i jej znaczenie w branży e-commerce

Co to jest faktura eksportowa?

Faktura eksportowa to dokument wystawiany w przypadku transakcji eksportowej. Jest on niezbędny w celach administracyjno-podatkowych, np. podczas formalności celnych.

Eksport towarów - definicja

Eksport towarów to, zgodnie z art. 2 pkt 8 Ustawy o podatku od towarów i usług:

„dostawa towarów wysyłanych lub transportowanych z terytorium kraju poza terytorium Unii Europejskiej przez:

1. a) dostawcę lub na jego rzecz, lub
2. b) nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz, z wyłączeniem towarów wywożonych przez samego nabywcę do celów wyposażenia lub zaopatrzenia statków rekreacyjnych oraz turystycznych statków powietrznych lub innych środków transportu służących do celów prywatnych

– jeżeli wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej jest potwierdzony przez właściwy organ celny określony w przepisach celnych;”.

Eksport towarów – pośredni i bezpośredni

Eksport towarów można także skategoryzować jako pośredni eksport oraz bezpośredni eksport. Podział ten wpływa na to, kto ostatecznie ma obowiązek wystawić fakturę eksportową.

1. Eksport pośredni – rodzaj eksportu, w którym sprzedawca (eksporter) zleca eksport towarów innemu podatnikowi VAT z kraju członkowskiego UE. W tej sytuacji to zleceniobiorca przejmuje odpowiedzialność za kwestie logistyczne, a także formalności celne i niezbędną dokumentację.
2. Eksport bezpośredni – ma miejsce, kiedy sprzedawca (eksporter) jest odpowiedzialny za organizację transportu i ostateczny wywóz towarów z terytorium kraju członkowskiego poza granice Unii Europejskiej. Eksporter w tym przypadku jest także odpowiedzialny za formalności celne i niezbędną dokumentację, które wiążą się z eksportem, a więc także za wystawienie faktury eksportowej.

Eksport towarów, a 0% stawka VAT

Chociaż faktura eksportowa dotyczy eksportu towarów, to nie jest ona dokumentem potwierdzającym wywóz dóbr poza terytorium Unii Europejskiej. A to właśnie taki dokument jest wymagany, aby sprzedawca mógł zastosować 0% stawkę VAT i zastosować ją na fakturze eksportowej.

W tym miejscu należy też wspomnieć o terminie, ponieważ dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium UE należy dostarczyć przed zakończeniem terminu składania deklaracji za okres, w którym nastąpił wywóz towaru, aby móc zastosować stawkę 0% w deklaracji VAT.

Kto i kiedy musi wystawić fakturę eksportową?

Faktura eksportowa wystawiana jest w sytuacji, kiedy dokumentowana transakcja spełnia następujące warunki:

• sprzedawca jest podatnikiem VAT;
• sprzedawca posiada numer EORI;
• nastąpi odprawa celna towarów;
• towary opuszczą terytorium Unii Europejskiej.

Z kolei obowiązek wystawienia faktury eksportowej, tak jak zaznaczyliśmy wcześniej, spoczywa na sprzedawcy w przypadku eksportu bezpośredniego lub na dostawcy w przypadku eksportu pośredniego.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Świetnie trafiłeś! Odezwij się do nas, wskaż, co stanowi wyzwanie, a resztą zajmą się nasi specjaliści!

Umów się na konsultację

Jak wystawić fakturę eksportową?

Faktury eksportowe muszą być wystawiane w konkretnych terminach oraz zawierać określone informacje. Co więcej, faktura eksportowa dotyczy towarów, których odprawa celna wcześniej została zgłoszona do urzędu celnego.

Ponadto, do tego dokumentu należy dołączyć także dokument potwierdzający wywóz towarów poza terytorium Unii Europejskiej. Przykładem takiego jest np. komunikat IE-599, umożliwiający zastosowanie 0% stawki VAT.

Jakie dane musi zawierać faktura eksportowa?

Obowiązkowe dane, które należy zawrzeć na fakturze eksportowej, to:

• unikalny numer faktury;
• data wystawienia;
• informacje dotyczące eksportera i importera: nazwy firm, adresy, numery EORI oraz numery VAT (jeżeli sprzedawca jest dostawcą i/lub klientem jest przedsiębiorstwo);
• wartość i opis towaru: ilość, jednostkę miary czy też cenę jednostkową produktu;
• waluta;

Warto zaznaczyć, że wymieniony wyżej opis towaru musi być zgodny z opisem przesłanym do urzędu celnego.

Na fakturze eksportowej można zawrzeć także dodatkowe informacje, np:

• warunki płatności;
• termin dostawy eksportowej;
• numer referencyjny;
• zastosowaną regułę Incoterms;
• kod HS produktu.

Faktura eksportowa wystawiana jest na takich samych zasadach i zawiera te same elementy, co zwykła faktura VAT. Naturalnie możliwe jest dodanie jako elementu dodatkowo warunki dostawy INCOTERMS i inne elementy, jednak nie jest to element obowiązkowy.

Jaki jest termin wystawienia faktury eksportowej?

Termin wystawienia faktury eksportowej zależy od tego, kiedy nastąpi zapłata lub dostawa:

Termin wystawienia faktury eksportowej – zapłata po dostawie towarów

Kiedy zapłata ma miejsce po dostarczeniu towarów, termin wystawienia faktury eksportowej przypada 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonania dostawy towarów.

Termin wystawienia faktury eksportowej – zapłata przed dostawą towarów

W przypadku zapłaty (częściowej lub całej) przed dostawą eksportową, termin wystawienia faktury eksportowej mija 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zapłata miała miejsce.

W jakim języku należy wystawić fakturę eksportową?

Faktura sprzedaży eksportowej może być wystawiona w dowolnym języku. Nie musi być to język polski, a może być to np. język angielski lub dowolny inny język, np. język urzędowy w kraju nabywcy.

Korekta faktury eksportowej

Jeżeli na fakturze eksportowej pojawią się błędy, przedsiębiorca ma obowiązek złożenia korekty. Co jednak istotne, w tym przypadku wystawiający fakturę eksportową, z racji faktu, że ta dotyczy eksportu towarów, nie ma obowiązku posiadania potwierdzenia faktury korygującej, co nie wpływa na okres rozliczenia takiej korekty.

Faktura eksportowa, a faktura księgowa

Należy podkreślić, że faktura eksportowa to nie to samo, co faktura księgowa. Faktura eksportowa musi zawierać konkretne informacje wymagane przy eksporcie, w tym załączone potwierdzenie wywozu towarów, a także jest niezbędna podczas odprawy celnej towarów.

W sytuacji, kiedy faktura eksportowa zostanie pomylona z fakturą księgową, eksportowane towary mogą zostać zatrzymane w urzędzie celnym.

Faktura eksportowa w branży e-commerce

W branży e-commerce eksport towarów staje się coraz bardziej powszechny, zwłaszcza w przypadku sprzedaży międzynarodowej do krajów spoza Unii Europejskiej. W takim przypadku faktura eksportowa pełni kluczową funkcję, nie tylko jako dokument wymagany do odprawy celnej, ale także jako dowód transakcji niezbędny do zastosowania stawki 0% VAT.

Dla sprzedawców działających online ważne jest, aby zrozumieć, że faktura eksportowa musi być precyzyjna i zgodna z obowiązującymi przepisami, gdyż wszelkie błędy mogą skutkować opóźnieniami w dostawie towarów i potencjalnymi problemami podatkowymi.

Faktura eksportowa i jej znaczenie w branży e-commerce - podsumowanie

Faktura eksportowa jest nieodłącznym elementem każdej transakcji eksportowej w branży e-commerce, szczególnie w przypadku sprzedaży towarów do krajów spoza Unii Europejskiej. Jej poprawne wystawienie zdecydowanie ułatwia proces odprawy celnej, ale też jest dowodem zastosowania 0% stawki VAT w późniejszych rozliczeniach podatku VAT. Dlatego sprzedawcy powinni zadbać o to, aby faktura była kompletna, zgodna z przepisami i zawierała wszystkie niezbędne informacje, w tym potwierdzenie wywozu towarów.

Jeżeli działasz w branży e-commerce w krajach UE lub Wielkiej Brytanii, a kwestie VAT, VAT OSS lub księgowości stanowią dla Ciebie wyzwaniem, chętnie pomożemy! Umów się na konsultację, wskaż, co stanowi problem, a resztą zajmą się nasi specjaliści!