Ile kosztuje księgowość? Wyjaśniamy, od czego zależy koszt księgowego

Od czego zależy koszt księgowości? Kluczowe czynniki

Koszt prowadzenia księgowości zależy od wielu czynników wpływających na stopień skomplikowania obsługi klienta, w tym m.in.:

• Forma prawna działalności gospodarczej: koszt księgowego jest zazwyczaj niższy w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych niż koszt księgowości dla spółek z o.o. czy spółek akcyjnych;
• Rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej: pełna księgowość jest droższa niż księgowość uproszczona (KPiR);
• Liczba dokumentów księgowych: im więcej faktur kosztowych i faktur sprzedażowych, tym większy koszt usług księgowych;
• Liczba pracowników: w tym przypadku należy mieć na uwadze koszt obsługi kadrowo-płacowej, która często jest pokrewna z usługami świadczonymi przez biura rachunkowe;
• Obroty firmy: koszt prowadzenia księgowości jest wyższy w firmach o wyższych obrotach z racji większych wymogów dotyczących monitorowania finansów;
• Lokalizacja biura rachunkowego: koszt profesjonalnej obsługi księgowej jest zazwyczaj wyższy w większych miastach jak np. Warszawa czy Gdańsk;
• Dodatkowe usługi biura rachunkowego: wśród tych często można znaleźć m.in. reprezentowanie przedsiębiorcy przed urzędem skarbowym lub innymi organami, konsultacje podatkowe, rozliczanie sprzedaży zagranicznej.

Jeżeli działasz w branży handlu elektronicznego i szukasz biura księgowego, sprawdź nasz poradnik – Jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce.

Rodzaj działalności a koszty księgowe

Koszt księgowości działalności gospodarczej w dużej mierze zależy od formy prawnej przedsiębiorstwa, która determinuje rodzaj prowadzonej ewidencji księgowej.

Jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie mogą prowadzić księgowość uproszczoną w formie podatkowej książki przychodów i rozchodów (PKPiR), ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej (jedynie te podmioty, które były opodatkowane w ten sposób w 2021 r. i kontynuują tą formę rozliczeń), o ile w poprzednim roku obrotowym ich przychody nie przekroczyły 2 500 000 EUR w przeliczeniu na PLN według kursu NBP z 1 października poprzedniego roku.

Co jednak istotne, przedsiębiorstwa o ww. formach prawnych mogą zdecydować się na dobrowolne prowadzenie pełnej księgowości, co w przyszłości, kiedy ich przychody przekroczą limit, może zaoszczędzić kłopotów z przejściem na tę formę ewidencjonowania operacji finansowych. Jeżeli interesuje Cię ten temat, możesz dowiedzieć się więcej z naszego artykułu – Przejście z KPiR na pełne księgi rachunkowe.

Natomiast pełna księgowość jest obowiązkowa od samego początku dla spółek kapitałowych (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółki akcyjne) oraz spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych.

Rodzaj prowadzonej księgowości

Jak wspomnieliśmy wcześniej, koszt prowadzenia ksiąg rachunkowych będzie zdecydowanie wyższy niż koszt księgowego, który ma obsługiwać księgowość uproszczoną (KPiR).

Wynika to z faktu, że prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z wymogiem szczegółowej ewidencji każdej operacji finansowej przedsiębiorstwa, przygotowania sprawozdań finansowych czy też składania skomplikowanych deklaracji podatkowych. W efekcie, proces ten jest bardziej czasochłonny, co oznacza, że koszt pełnej księgowości jest wyższy niż księgowości uproszczonej.

Liczba dokumentów księgowych

Liczba dokumentów księgowych wpływa na koszt usług księgowych, ponieważ każda faktura sprzedażowa i kosztowa musi zostać zaksięgowana. Większa liczba dokumentów oznacza większy nakład pracy księgowego i wpływa na bilans finansowy firmy. W związku z tym, im mniej dokumentów księgowych do obsługi, tym mniejszy koszt księgowego.

Sprawdź nasz cennik usług księgowych

Nie trać czasu na oczekiwanie na oferty. Oblicz miesięczny kosz księgowości swojej firmy już teraz!

Kalkulator usług księgowych

Wybrana forma opodatkowania

To, ile kosztuje księgowość, zależy również od formy opodatkowania. Wspomnieliśmy, że JDG, spółki cywilne, jawne czy partnerskie mogą prowadzić księgowość uproszczoną lub ryczałt ewidencjonowany. Oprócz tego jedną z możliwości jest wybór podatku liniowego.

Wśród 3 wyżej wymienionych najmniej kosztowny jest ryczałt ewidencjonowany, co wynika z wymogu rejestru przychodów, bez konieczności szczegółowej ewidencji kosztów.

Z kolei księgowość uproszczona (KPiR) dla firm stosujących podatek liniowy lub skalę podatkową będzie nieco droższa z racji konieczności ewidencjonowania zarówno przychodów, jak i kosztów prowadzenia działalności.

Natomiast najwyższe koszty będą wiązały się z prowadzeniem księgowości pełnej.

Miejsce prowadzenia działalności

Kolejnym czynnikiem, który determinuje ile kosztuje księgowość, jest miejsce prowadzenia działalności, czyli kraj, w którym firma oferuje usługi lub do którego wysyła towary. W przypadku prowadzenia działalności gospodarczej tylko w Polsce, koszt prowadzenia księgowości lokalnej będzie zdecydowanie niższy, niż kiedy firma prowadzi np. sprzedaż międzynarodową (tzw. cross-border e-commerce).

W tym drugim przypadku na cenę usług biura rachunkowego wpływa niewątpliwie wymóg znajomości wymagań zagranicznych faktur VAT czy też zagranicznych procedur dotyczących rozliczania podatków (np. VAT OSS)

Dodatkowe usługi księgowe

Na to ile kosztuje prowadzenie księgowości wpływa również to, jakie usługi dodatkowe są wliczone w pracę księgowego. Współczesne biura rachunkowe oferują m.in. reprezentację klienta przed urzędem skarbowym czy też ZUS, analizę rentowności firmy, optymalizację podatkową czy też doradztwo podatkowe. Dlatego też koszt usług księgowych będzie zależał od wybranego pakietu.

Co więcej, księgowość dla podatników VAT zazwyczaj jest nieco droższa, co wynika z konieczności składania deklaracji VAT, które przygotowują księgowi. Zazwyczaj koszt takiej usługi to 100 – 300 PLN miesięcznie.

Ile kosztuje prowadzenie księgowości w zależności od formy działalności?

Koszt księgowości zależy też od formy działalności – JDG mogą korzystać z uproszczonej księgowości, co obniża cenę, natomiast spółki z o.o. i inne podmioty zobowiązane do pełnej księgowości ponoszą wyższe koszty. Wpływ na cenę ma także liczba dokumentów, pracowników oraz dodatkowe usługi, takie jak doradztwo podatkowe czy obsługa kadrowo-płacowa. Poniżej przedstawiamy orientacyjne koszty księgowości dla różnych form działalności.

Koszt księgowości dla jednoosobowej działalności gospodarczej

Koszt usług księgowych dla jednoosobowej działalności gospodarczej zazwyczaj kształtuje się na poziomie 150 – 500 PLN netto. Na tę cenę wpływa możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej, a także zazwyczaj mniejsza liczba dokumentów księgowych.

Co więcej, przedsiębiorcy samodzielnie prowadzący księgowość mogą dodatkowo obniżyć koszty, wybierając programy do księgowości online. Z kolei nawet w przypadku JDG koszt może wzrosnąć, jeżeli firma generuje większą liczbę faktur lub zatrudnia pracowników.

Warto również dodać, że koszty prowadzenia księgowości dla jednoosobowych działalności gospodarczych mogą różnić się w zależności od formy opodatkowania. Zazwyczaj koszt księgowości jest najniższy dla firm opodatkowanych ryczałtem ewidencjonowanym i zaczyna się od 150 – 300 PLN, a nieco więcej, bo 200 – 600 PLN to miesięczny koszt prowadzenia księgowości spółek wybierających KPiR.

Koszt księgowości dla spółki z o.o.

Koszty księgowości dla spółek z o.o. zaczynają się od około 1000-1500 PLN miesięcznie dla firm o niewielkiej liczbie dokumentów i bez pracowników. W przypadku większych spółek koszty mogą sięgać 2000 – 5000 PLN lub więcej. Wpływa na to liczba generowanych dokumentów księgowych, liczba zatrudnionych pracowników czy też obroty firmy. Co więcej, należy pamiętać, że od spółek z o.o. wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości.

Ile kosztuje księgowość dla innych rodzajów działalności?

Koszt księgowości dla innych rodzajów działalności gospodarczej, takich jak spółki cywilne, jawne, partnerskie czy komandytowe, zależą głównie od obowiązującej formy ewidencji księgowej. Jeżeli jest to księgowość uproszczona, cena usług księgowych zazwyczaj plasuje się w granicach 300 – 800 PLN.

Z kolei dla spółek kapitałowych, w których prowadzenie pełnej księgowości jest obowiązkowe, koszty prowadzenia księgowości zazwyczaj zaczynają się od 500 – 1000 PLN, a mogą wynieść nawet kilka tysięcy złotych.

Jak koszt księgowości wpływa na wybór biura rachunkowego?

Wybierając biuro rachunkowe lub księgową, którzy obsłużą firmę, nie zawsze należy kierować się ceną. Warto wziąć tutaj pod uwagę również doświadczenie, opinie innych klientów, czy też dodatkowe usługi, które znajdują się w ich ofercie.

Jeżeli szukasz usług księgowych, w tym księgowości e-commerce, chętnie pomożemy! Umów się na konsultację i porozmawiajmy o współpracy!