Jak ewidencjonować sprzedaż wysyłkową?

Definicja sprzedaży wysyłkowej

Sprzedaż wysyłkowa to termin, który odnosi się do formy sprzedaży polegającej na dostarczeniu zakupionego towaru do klienta końcowego za pośrednictwem kuriera lub poczty. Natomiast płatność z takiej transakcji następuje poprzez przedpłatę, za pobraniem, lub poprzez płatności online.

Warto dodać, że od 1 lipca 2021 roku, w kontekście handlu na terenie państw członkowskich Unii Europejskiej, termin „sprzedaż wysyłkowa” został zastąpiony „wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość” – WSTO.

Dodajmy także, że nie wszystkie towary można legalnie sprzedawać w ramach sprzedaży wysyłkowej. W Polsce nielegalny jest handel internetowy m.in. takimi towarami jak:

• alkohol;
• wyroby tytoniowe czy papierosy elektroniczne i pojemniki zapasowe;
• wyroby z kości słoniowej;
• zwierzęta i rośliny z listy CITES.

Sprawdź także: Limit sprzedaży wysyłkowej w Europie 2024.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT przy sprzedaży wysyłkowej?

Zanim przejdziemy do tematu, jakim jest dokumentowanie sprzedaży wysyłkowej, warto podkreślić, kiedy powstaje obowiązek podatkowy przy sprzedaży wysyłkowej, a ten jest zależny od momentu dostawy i zapłaty. Ponadto, każda sprzedaż musi być dokumentowana fakturą VAT lub paragonem fiskalnym.

Sprzedaż internetowa i zapłata za zaliczeniem pocztowym (za pobraniem)

W przypadku dostawy za pobraniem przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstał momencie wydania towaru przewoźnikowi.

Zapłata za sprzedaż wysyłkową przed dostawą towarów

Jeżeli klient opłaci zakup przed dostawą, data otrzymania zapłaty jest datą powstania obowiązku podatkowego.

Płatność po odbiorze przesyłki

Zgodnie z ustawą o VAT, obowiązek podatkowy przy sprzedaży wysyłkowej powstaje z chwilą wydania towaru firmie kurierskiej, jeżeli płatność nie nastąpiła wcześniej.

Zgodnie z zasadą ogólną zawartą w art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi.

W przypadku gdy przed wykonaniem usługi / dokonaniem dostawy towaru, otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek czy ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w stosunku do kwoty jaka wpłynęła.

W związku z tym, że w ustawie brak jest szczególnego przepisu regulującego moment powstania obowiązku podatkowego dla dostawy wysyłkowej, obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z zasadą ogólną wynikającą z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT.

Potrzebujesz pomocy z księgowością w e-commerce?

Nasi specjaliści chętnie udzielą wsparcia Tobie i Twojej firmie!

Sprawdź naszą ofertę księgowości dla e-commerce

Jak ewidencjonować sprzedaż wysyłkową - podatek dochodowy

W kontekście podatku dochodowego od osób fizycznych oraz osób prawnych przychód powstaje:

1. w dniu wydania rzeczy;
2. zbycia prawa majątkowego;
3. wykonania usługi;
4. częściowego wykonania usługi

lecz nie później niż:

1. dzień wystawienia faktury;
2. dzień uregulowania należności.

W efekcie wystawianie faktury przy sprzedaży wysyłkowej musi nastąpić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub zrealizowano usługi.

Co więcej, fakturę można wystawić także 30 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, lub przed otrzymaniem całości, lub części zapłaty, jeżeli ma to miejsce przed sprzedażą towarów lub usług. Jednak w drugiej z wymienionych sytuacji nie należy zawierać na fakturze daty sprzedaży.

Sprzedaż internetowa, a anulowanie faktury

Niekiedy dochodzi do sytuacji, gdy po wystawieniu faktury występują 3 czynniki:

1. płatność nie nastąpiła;
2. faktura VAT przy sprzedaży wysyłkowej nie została odebrana przez odbiorcę, w efekcie nie została wprowadzona do obrotu prawnego;
3. transakcja nie zaistniała, a sprzedaż nie nastąpiła.

Gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego sprzedawca może anulować fakturę i nie dokonywać korekty poprzez dopisek „Anulowano” na obu egzemplarzy dokumentów, co uniemożliwia ich ponowne wprowadzenie do obrotu.

Jeżeli jednak przynajmniej jeden z powyższych punktów został spełniony, przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygującą. Jednak w tym przypadku, chcąc obniżyć podstawę opodatkowania VAT, należy uzyskać potwierdzenie otrzymania faktury korygującej od nabywcy.

Jak ewidencjonować sprzedaż wysyłkową krajową - podatek od towarów i usług

Podatnik VAT, który dokonuje sprzedaży wysyłkowej w obrębie kraju, w którym magazynowane są towary, musi rozliczać swoją sprzedaż zgodnie z przepisami, które obowiązują w tym państwie.

Wiąże się z tym konieczność stosowania lokalnych stawek VAT, stosowania wymogów związanych z wystawianiem faktur VAT czy też składania lokalnych deklaracji VAT.

W efekcie szczegółowa ewidencja sprzedaży wysyłkowej wiąże się z koniecznością ujęcia każdej sprzedaży towarów i usług w rozliczeniach za dany okres sprawozdawczy.

Dodajmy, że w przypadku podatku VAT, momentem powstania obowiązku podatkowego jest:

1. moment otrzymania zapłaty lub jej części, jeśli ma to miejsce przed dostawą towarów lub wykonania usługi;
2. moment wykonania usługi;
3. moment wydania towarów kurierowi, jeżeli płatność ma nastąpić „za pobraniem”.

W temacie ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej, może zainteresować Cię także temat ksiąg rachunkowych w e-commerce – tego czym są, oraz kto musi je prowadzić – a także pliku JPK_VAT . Jeśli tak jest, zachęcamy do sprawdzenia naszych artykułów!

Ewidencja za pośrednictwem kasy fiskalnej

W niektórych sytuacjach może pojawić się konieczność ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej przy użyciu kasy fiskalnej. Jeżeli jednak chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do sprawdzenia naszego artykułu – Kasa fiskalna, sprzedaż zagraniczna, eksport towarów – co musisz wiedzieć? – w którym opisujemy, kiedy i kto ma obowiązek korzystania z kas fiskalnych, czy trzeba stosować kasę fiskalną w branży e-commerce oraz jakie są możliwości zwolnień i jak sprzedawać bez kasy fiskalnej.

Jak ewidencjonować sprzedaż wysyłkową zagraniczną - podatek od towarów i usług na rzecz klientów z UE

W kontekście ewidencjonowania sprzedaży wysyłkowej i rozliczania podatku VAT należy także rozważyć sytuację, kiedy przedsiębiorca prowadzi sprzedaż wysyłkową do klientów zagranicznych.

Sprzedaż przez Internet – Wysyłka towarów do odbiorców z innego kraju

Jeżeli przedsiębiorca magazynuje towary w jednym kraju członkowskim UE, a towary wysyła do klientów prywatnych, wówczas należy wziąć pod uwagę limit WSTO, który wynosi 10,000 EUR. Obowiązuje on w krajach członkowskich UE i dotyczy całej sprzedaży wysyłkowej danego przedsiębiorstwa do klientów prywatnych z innych państw Unii Europejskiej. Do momentu jego przekroczenia sprzedawca może rozliczać swoją sprzedaż jako lokalną. Natomiast licząc od transakcji, która ww. limit przekracza, sprzedawca ma obowiązek rozliczania podatku VAT z tej sprzedaży lokalnie w kraju, do którego następuje dostawa towarów lub sprzedaż usług. Alternatywą jest skorzystanie ze specjalnej procedury VAT OSS, który pozwala rozliczać sprzedaż do klientów prywatnych na terenie Unii Europejskiej w ramach jednej zbiorczej deklaracji w kraju siedziby.

Natomiast w przypadku sprzedaży wysyłkowej do podatnika VAT z innego państwa członkowskiego, transakcja taka będzie traktowana jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (z perspektywy sprzedawcy) oraz wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (z perspektywy nabywcy).

Sprzedaż przez Internet – Wysyłka towarów z innego kraju do odbiorców z tego samego kraju

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż wysyłkową, magazynuje towary za granicą i sprzedaje towary do odbiorców z kraju magazynowania, wówczas musi rozliczać taką sprzedaż jako sprzedaż lokalną. Nie będzie miała tutaj zastosowania procedura VAT OSS i sprzedaż ta nie będzie podlegała pod limit WSTO.

Jak ewidencjonować sprzedaż wysyłkową? - Podsumowanie

Ewidencjonowanie sprzedaży wysyłkowej to złożony proces, który wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak forma płatności, miejsce dostawy, oraz przepisy podatkowe obowiązujące w kraju sprzedawcy i kupującego.

Dlatego, chcąc uniknąć grzywien, kar i sankcji, warto dbać o skrupulatną ewidencję sprzedaży wysyłkowej dokumentowanej w każdym okresie sprawozdawczym. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tym aspekcie, umów się na konsultację i sprawdź, jak nasi specjaliści mogą pomóc Tobie i Twojej firmie!