Jak księgować faktury w procedurze VAT OSS?

Jak wystawić fakturę VAT w procedurze OSS?

Rozliczając podatek VAT w ramach VAT OSS, przedsiębiorcę obowiązują przepisy dotyczące fakturowania obowiązujące w kraju identyfikacji.

Należy jednak zaznaczyć, że wystawianie faktury OSS od wystawiania zwykłej faktury VAT różni się ilością danych, które w tej pierwszej należy zawrzeć. Do tych należą, przede wszystkim, kraj kontrahenta i obowiązujące w nim stawki podatku VAT dotyczące sprzedawanych towarów i usług.

Ponadto, faktury OSS muszą zawierać oznaczenie „VAT OSS”, wartość faktury, a także dane sprzedawcy i nabywcy, uwzględniając adresy, nazwę firmy i numer NIP lub VAT UE sprzedającego.

Szczególną uwagę warto tutaj zwrócić na stawki podatku VAT, ponieważ różne towary i usługi podlegają pod różne stawki – w zależności od kraju UE. Jeżeli potrzebujesz pomocy w weryfikacji tego aspektu, lub innych kwestiach związanych z VAT, nasi specjaliści VAT Compliance chętnie udzielą wsparcia. Umów się na konsultację i wskaż, co stanowi problem!

W jakiej walucie wystawiać faktury VAT OSS?

Faktury VAT OSS można wystawiać w dowolnej walucie. Jednak ostateczne rozliczenie VAT OSS następuje w euro, w związku z czym konieczne może okazać się przeliczenie.

W takiej sytuacji należy skorzystać z kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego roboczego dnia konkretnego okresu rozliczeniowego, w przypadku VAT OSS – kwartału.

Potrzebujesz pomocy z VAT OSS lub księgowością w e-commerce?

Odezwij się do nas, wskaż, co stanowi problem, a resztą zajmą się nasi specjaliści!

Umów się na konsultację

Procedura VAT OSS, a stosowanie kas fiskalnych

Przedsiębiorca nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej, kiedy miejsce opodatkowania dostawy znajduje się na terenie innego kraju niż Polska. Dlatego też przedsiębiorcy, którzy przekroczyli limit WSTO i rozliczają swój podatek VAT w ramach procedury VAT OSS, nie muszą posiadać kasy fiskalnej. To odnosi się także do sprzedaży zagranicznej za pośrednictwem platform marketplace.

Jeżeli jednak mowa o eksporcie do krajów innych niż kraje członkowskie UE, który jest opodatkowany 0% VAT w Polsce, wówczas kasa fiskalna jest wymagana. Podobnie jak w sytuacji, kiedy sprzedawca nie przekroczył limitu WSTO i sprzedaż zagraniczna jest rozliczana w Polsce. Wyjątkiem od tych sytuacji jest korzystanie ze zwolnienia z obowiązku rejestracji transakcji na kasie fiskalnej.

Więcej jednak o obowiązku posiadania kasy fiskalnej przeczytasz w naszym artykule – Kasa fiskalna, sprzedaż zagraniczna, eksport towarów.

Czy VAT zapłacony w ramach VAT OSS można zaliczyć jako koszt podatkowy?

Podatek VAT zapłacony w ramach VAT OSS nie może zostać potraktowany jako koszt podatkowy.

Podstawą prawną w przypadku powyższego pytania jest art. 22. ust. 1 ustawy PIT, który stanowi, że Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Z kolei wspomniany art. 23 ust. 1 pkt 43 stanowi:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów:

[…] podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów:

1. a) podatek naliczony:

– jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług,

– w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług – jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej,

1. b) podatek należny:

– w przypadku importu usług oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, jeżeli nie stanowi on podatku naliczonego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług; kosztem uzyskania przychodów nie jest jednak podatek należny w części przekraczającej kwotę podatku od nabycia tych towarów i usług, która mogłaby stanowić podatek naliczony w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług,

– w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami,

– od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczony zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości,

1. c) kwota podatku od towarów i usług, nieuwzględniona w wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, podlegających amortyzacji zgodnie z art. 22a-22o, lub dotycząca innych rzeczy lub praw niebędących środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi podlegającymi tej amortyzacji – w tej części, w jakiej dokonano korekty powodującej zmniejszenie podatku odliczonego zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług;

Warto zaznaczyć, że na przełomie ostatnich lat Interpretacja powyższych przepisów ulegała zmianie. Przyczyną tego było stwierdzenie, że podatek od towarów i usług oraz podatek od wartości dodanej to dwa różne podatki, z których ten pierwszy ma zastosowanie jedynie w Polsce, w wyniku czego ten drugi – rozliczany w krajach innych niż Polska – może stanowić koszt podatkowy. Taką linię potwierdził m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 19 maja 2017 roku (nr 0113-KDIPT-1.4011.65.2017.1.MAP).

Z kolei z tą opinią nie zgadzały się sądy administracyjne, czego przykładem jest wyrok NSA z 8 maja 2018 roku (II FSK 926/16), zgodnie z którym podatku od towarów i usług oraz podatku od wartości dodanej nie należy traktować jak dwa odmienne podatki, z czym później zgodził się dyrektor KIS. Podobne stanowisko wyraził w swojej interpretacji z 23 października 2020 roku (nr 0112-KDIL2-2.4011.565.2020.1.MC).

Podsumowując powyższe, zgodnie z bieżącymi interpretacjami dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz sądów administracyjnych, podatek od towarów i usług zapłacony w ramach VAT OSS nie może być uwzględniony jako koszt podatkowy.

Czy koszty wysyłki/transportu mogą być ujęte na fakturze OSS/WDT dla transakcji zagranicznej?

Często spotykamy się także z pytaniem o to, czy na fakturze OSS VAT można ująć koszty wysyłki/transportu, na co odpowiedź brzmi: jak najbardziej. W tym miejscu należy jednak pamiętać, że stawka VAT ujęta na fakturze, powinna być co do zasady taka sama jak towaru, który jest przedmiotem dostawy.

Warto także dodać, że korzystając z procedury VAT OSS, przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania ewidencji przez 10 lat. Ponadto, wystawione faktury VAT są także podstawą do obliczenia kwoty podatku dochodowego PIT/CIT.

Jak księgować faktury w procedurze VAT OSS? - podsumowanie

Podsumowując, procedura VAT OSS stanowi istotne uproszczenie dla przedsiębiorców prowadzących sprzedaż transgraniczną w Unii Europejskiej, eliminując konieczność rejestracji w wielu krajach członkowskich. Mimo tego, warto pamiętać o specyficznych obowiązkach związanych z wystawianiem faktur, stosowaniem odpowiednich stawek VAT, a także prawidłowym prowadzeniem ewidencji księgowej. Przestrzeganie obowiązujących przepisów oraz bieżąca kontrola zmieniających się regulacji to klucz do bezproblemowego rozliczania VAT w ramach OSS.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z doradcą podatkowym, aby uniknąć ewentualnych błędów i niepotrzebnych komplikacji. Jeżeli potrzebujesz takiego wsparcia, służymy pomocą! Dodatkowo, nasz zespół VAT Compliance może przeprowadzić za Ciebie rejestrację VAT, a także wesprzeć Cię w rozliczeniach VAT i składaniu deklaracji VAT w innych krajach członkowskich Unii Europejskiej oraz Wielkiej Brytanii!