Niemiecki NIP – jak wygląda i kiedy polska firma musi go mieć?

Co to jest niemiecki NIP i do czego służy? O Steuernummer i USt-IdNr

Przedsiębiorcy z branży e-commerce, którzy chcą rozszerzyć działalność gospodarczą na rynek niemiecki, mogą spotkać się z dwoma numerami identyfikacji podatkowej – Steuernummer i USt-IdNr (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer). Czym się one różnią?

Steuernummer jest odpowiednikiem polskiego numeru identyfikacji podatkowej (NIP) – to unikalny numer identyfikacyjny nadawany każdemu przedsiębiorcy, który rozpoczyna działalność gospodarczą na terenie Niemiec. Składa się on z kilkunastu cyfr (od 10 do 13) przedzielonych ukośnikami. Steuernummer jest przydzielany przez właściwy miejscowo urząd skarbowy (Finanzamt) w procesie zakładania firmy albo rejestracji do VAT w Niemczech. Polscy przedsiębiorcy otrzymają numer od jednego z czterech urzędów (Hameln, Oranienburg, Cottbus albo Nördlingen) – w zależności od pierwszej litery nazwy firmy.

Steuernummer jest niezbędny podczas:

• kontaktu z niemieckim urzędem skarbowym,
• składania deklaracji podatkowych,
• wystawiania faktur – z wyjątkami.

Od Steuernummer należy odróżnić USt-IdNr. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer to numer identyfikacyjny przyznawany na potrzeby podatku VAT (niemiecki numer VAT UE). USt-IdNr składa się z 11 znaków – 9 cyfr poprzedzonych prefiksem DE. Obowiązek wystąpienia o ten numer do Federalnego Centralnego Urzędu Podatkowego (Bundeszentralamt für Steuern) mają przedsiębiorcy zarejestrowani w Niemczech, którzy planują przeprowadzać transakcje wewnątrzwspólnotowe czy korzystać z usług zagranicznych podmiotów.

Numer podatkowy USt-IdNr należy:

• umieszczać na fakturach – aby potwierdzić swój status podatnika VAT;
• podawać potencjalnym kontrahentom – dzięki temu będą oni mogli zweryfikować numer w systemie VIES;
• podawać podczas kontaktu z urzędem skarbowym.

Gdzie sprawdzić i zweryfikować niemiecki NIP?

Weryfikacja potencjalnych kontrahentów z Niemiec jest utrudniona w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – w Niemczech nie istnieje system, który byłby odpowiednikiem polskiego CEIDG. W praktyce numer identyfikacji podatkowej dla celów krajowych (niemiecki NIP) osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą można sprawdzić w lokalnym niemieckim urzędzie.

W przypadku spółek jest dużo łatwiej – wystarczy przejść na stronę internetową www.unternehmensregister.de. To odpowiednik polskiego KRS. Jeżeli przedsiębiorstwo istnieje, rozsądnie będzie też zapoznać się z jego sytuacją finansową.

W przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych nie wystarczy sprawdzić jedynie numeru NIP – trzeba jeszcze upewnić się co do niemieckiego numeru VAT UE (USt-IdNr). Jak to zrobić? Z pomocą przychodzi system VIES.

Skorzystanie z systemu VIES jest proste, intuicyjne i bezpłatne – wystarczy:

1. przejść na stronę internetową: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation;
2. wybrać z rozwijanej listy państwo – w tym przypadku będą to Niemcy;
3. podać numer VAT kontrahenta i własny;
4. poczekać na odpowiedź – jeżeli numer jest aktywny, wyświetlony zostanie stosowny komunikat.

Nie tylko system VIES pozwala zweryfikować niemiecki numer VAT EU – alternatywą jest wyszukiwarka dostępna na stronie internetowej www.bzst.de. W tym przypadku jednak pojawić może się bariera językowa – strona (inaczej niż system VIES) jest dostępna wyłącznie w języku niemieckim i języku angielskim.

Co zrobić, gdy weryfikacja niemieckiego NIP zwraca błąd lub status nieważny?

Nie zawsze weryfikacja potencjalnego kontrahenta przebiega bezproblemowo – zdarza się, że odpowiedzią na zapytanie w systemie VIES jest błąd lub nieważny status numeru VAT UE. Co w takiej sytuacji?

Wyświetlenie komunikatu o nieważnym statusie oznacza, że wyszukiwany numer nie został zarejestrowany w danym kraju – w tym przypadku w Niemczech. Powinno to wzbudzić czujność, chociaż nie można wykluczyć, że niemiecki numer VAT UE nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzunijnych lub proces ten jeszcze się nie zakończył. Wówczas najlepiej wyjaśnić wątpliwości bezpośrednio z potencjalnym kontrahentem.

Warto też pamiętać, że zawartość systemu VIES opiera się o krajowe bazy danych państw członkowskich. W praktyce oznacza to, że nie można wykluczyć pomyłek. Gdyby do takiej pomyłki doszło, informacje będzie musiał sprostować właściwy urząd.

Kiedy niemiecki NIP musi widnieć na fakturze i jakie są wymogi?

Współpraca B2B wiąże się z wystawianiem faktur. W Niemczech – podobnie jak w Polsce –  każda faktura musi zawierać określoną pulę danych. Wątpliwości budzą dwa numery: niemiecki numer NIP i niemiecki numer VAT UE. Zasady umieszczania tych numerów na fakturach są następujące – przedsiębiorca wskazuje na fakturze:

• Steuernummer (niemiecki numer NIP) albo Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (niemiecki numer VAT UE) – gdy prowadzi działalność i dokonuje transakcji wyłącznie na terenie kraju;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wraz z dopiskiem „reverse charge” (odwrotne obciążenie) – gdy odbiorcą faktury jest podmiot z innego kraju UE (transakcja wewnątrzwspólnotowa).

Jakie są konsekwencje użycia niewłaściwego niemieckiego NIP na dokumentach?

Przedsiębiorcy, którzy nie zweryfikują numeru VAT UE swojego kontrahenta podczas transakcji wewnątrzwspólnotowych, mogą spodziewać się poważnych konsekwencji finansowych. Szczególnie dotkliwe mogą okazać się skutki umieszczenia na fakturze niewłaściwego numeru VAT UE, gdy zostanie to ujawnione po latach. Wówczas pojawić mogą się m.in. zaległości w podatku VAT, odsetki i konieczność skorygowania deklaracji podatkowych. Błędny niemiecki numer VAT UE na fakturach ma negatywne następstwa również w kontekście obowiązku sprawozdawczego INTRASTAT.

Przeczytaj także –> Co to jest INTRASTAT?

Inną kwestią jest udostępnianie niemieckiego numeru NIP. Ze względów ochrony przed ewentualnymi nadużyciami rekomendowane jest nieposługiwanie się numerem Steuernummer na fakturach, gdy przedsiębiorca ma numer USt-IdNr. Dlaczego? Steuernummer to numer identyfikacji podatkowej dla celów krajowych, który może zostać wykorzystany przez osobę postronną do uzyskania informacji o przedsiębiorcy z urzędu skarbowego. Niemiecki numer NIP może też zostać wykorzystany przez oszusta do uzyskania numeru VAT UE.

Kiedy trzeba uzyskać niemiecki numer podatkowy dla polskiej firmy?

Są dwie sytuacje, gdy przedsiębiorca z Polski działający w branży e-commerce musi uzyskać niemieckie numery podatkowe – to:

1. sprzedaż klientom z Niemiec towarów, które są wysyłane z innego kraju (np. Polski) przy jednoczesnym przekroczeniu limitu wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO) i niekorzystaniu z VAT OSS;
2. magazynowanie towarów w Niemczech.

Każdy z tych przypadków został szerzej omówiony poniżej.

Niemiecki numer NIP a wysyłka towaru z Polski do Niemiec

Wysyłanie towaru z Polski za granicę (w tym przypadku do Niemiec) to model, który przedsiębiorcy chętnie wykorzystują, aby ocenić zainteresowanie ich ofertą wśród potencjalnych klientów. Planujesz sprawdzić potencjał swojej strategii sprzedażowej na niemieckim rynku? Musisz wiedzieć, że nie oznacza to automatycznie konieczności wystąpienia o Steuernummer.

Od 1 lipca 2021 r. limit WSTO dla całej sprzedaży wysyłkowej dokonywanej we wszystkich krajach Unii Europejskiej wynosi 10 000 euro. Kwota nie jest duża – łatwo ją przekroczyć. Gdy łączna wartość sprzedaży przewyższy wspomniany limit 10 000 euro, możliwości są dwie:

1. rejestracja do VAT OSS albo
2. uzyskanie Steuernummer.

Rejestracja do VAT OSS nie jest obligatoryjna – to przedsiębiorca decyduje, czy ta procedura jest dla niego korzystniejsza niż uzyskanie numeru Steuernummer w Niemczech. Rejestracja VAT w Niemczech wiąże się z koniecznością zgłoszenia się do właściwego urzędu skarbowego z kompletem wymaganych dokumentów.

Niemiecki numer NIP a magazynowanie i/lub wysyłanie towaru z Niemiec

Drugą sytuacją, gdy pojawia się konieczność uzyskania niemieckich numerów podatkowych, jest magazynowanie towarów w Niemczech. Uważasz, że ta opcja Cię nie dotyczy, bo nie wynajmujesz magazynu w Niemczech? Możesz być w błędzie, zwłaszcza gdy sprzedajesz za pośrednictwem platform sprzedażowych (np. Amazon).

Jeżeli przedsiębiorca współpracuje z Amazonem w modelu FBA (Fulfilment by Amazon), to ta platforma zdecyduje, gdzie towary będą magazynowane. Może to być właśnie magazyn w Niemczech. A wówczas pojawia się obowiązek wystąpienia o Steuernummer. Gdy towary z niemieckiego magazynu będą wysyłane za granicę, potrzebny będzie też numer USt-IdNr.

Jak uzyskać niemiecki NIP dla polskiej firmy?

Uzyskanie niemieckiego numeru identyfikacji podatkowej wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności – trzeba wypełnić niezbędne dokumenty i dołączyć do nich wymagane załączniki. W przypadku spółki potrzebne będą też dokumenty rejestracyjne. Ponieważ proces rejestracji może utrudnić bariera językowa, przedsiębiorca powinien rozważyć wsparcie.

W Taxology pomagamy przedsiębiorcom zainteresowanym sprzedażą e-commerce na niemieckim rynku dopełnić wszystkich formalności (w tym uzyskać Steuernummer). Jeżeli chcesz poznać szczegóły współpracy i dowiedzieć się, w czym jeszcze możemy pomóc, skontaktuj się z nami.

Kiedy polski przedsiębiorca nie musi mieć numeru podatkowego w Niemczech?

Polski przedsiębiorca nie potrzebuje niemieckiego numeru podatkowego, gdy nie przekracza limitu WSTO – wówczas może rozliczać zagraniczną sprzedaż tak samo, jak sprzedaż w Polsce. Z kolei w razie przekroczenia limitu 10 000 euro wartości sprzedaży wysyłkowej do krajów UE (w tym Niemiec), również może uniknąć konieczności rejestracji do VAT w Niemczech i innych państwach – poprzez rejestrację do systemu VAT OSS.

Mimo że system VAT OSS nie jest obowiązkowy, to nieprzypadkowo cieszy się dużą popularnością wśród przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż wysyłkową do różnych krajów Unii Europejskiej (w tym do Niemiec). Powód jest prosty – w ramach jednej deklaracji można rozliczyć całą sprzedaż zagraniczną. Podatek VAT odprowadza się w kraju rejestracji – w tym przypadku w Polsce.

Jakie są obowiązki podatnika po uzyskaniu numeru podatkowego?

Rejestracja do VAT w Niemczech oznacza konkretne obowiązki. Podstawowym jest rozliczanie VAT za granicą. W tym celu przedsiębiorca składa deklaracje VAT. To, jak często należy składać deklaracje, zależy od wysokości podatku VAT do zapłaty za rok poprzedni – możliwości są trzy.

1. Deklaracje roczne – gdy podatek VAT należny za poprzedni rok nie przekroczył kwoty 2000 euro.
2. Deklaracje kwartalne – jeżeli podatek VAT należny w poprzednim roku wyniósł od 2000 do 9000 euro.
3. Deklaracje miesięczne – gdy kwota podatku VAT należnego za poprzedni rok przekroczyła 9000 euro.

Deklaracje miesięczne i kwartalne składa się zawsze do 10. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. W przypadku deklaracji rocznej czasu na jej złożenie jest więcej – do 31 lipca roku następującego po zakończonym roku podatkowym.

Branża e-commerce ma swoją specyfikę – przedsiębiorca może szybko zdobyć klientów z różnych rynków, w tym niemieckiego. Jednak krokiem poprzedzającym rozpoczęcie sprzedaży produktów klientom z Niemiec powinno być zorientowanie się w kwestiach związanych z rejestracją do VAT w Niemczech. Jeżeli powyższy artykuł nie odpowiada wyczerpująco na Twoje pytania lub potrzebujesz pomocy w uzyskaniu niemieckich numerów podatkowych, zapraszamy do kontaktu.

Najczęstsze pytania o niemiecki numer podatkowy dla polskiej firmy

Niemieckie numery identyfikacji podatkowej to obszerne zagadnienie. Jeżeli chcesz rozwiać swoje wątpliwości, zapoznaj się z poniższą listą często zadawanych pytań.