Kiedy wymagana jest rejestracja VAT w innym kraju w ecommerce?

1. Przekroczenie limitu WSTO

Lokalne rozliczenia podatku VAT, które są możliwe po poprzedzającym je procesie rejestracji i uzyskaniu numeru VAT, są wymagane przy sprzedaży zagranicznej na terenie krajów Unii Europejskiej, kiedy jej wartość przekroczy 10 000 EUR. Granica ta dotyczy całej sprzedaży danego przedsiębiorstwa w krajach UE, a nie sprzedaży w danym kraju. Jest to tzw. limit sprzedaży wysyłkowej, o którym przeczytasz więcej w naszym artykule Limity sprzedaży wysyłkowej w UE w 2024.

Rozliczenia VAT w krajach sprzedaży są konieczne, poczynając od transakcji, która przekracza ww. limit. Warto jednak zaznaczyć, że tej konieczności przedsiębiorcy mogą uniknąć, decydując się na skorzystanie z procedury VAT OSS.

2. Eksport i import towarów z i na terytorium państwa trzeciego

Eksport i import to terminy stosowane do transportu towarów z krajów członkowskich do krajów trzecich oraz z krajów trzecich na terytorium krajów członkowskich. Muszą być one wykazane w deklaracjach VAT, w krajach, z i do których wysyłane są towary.

3. Magazynowanie towarów na terytorium innego państwa członkowskiego

Kolejną sytuacją, w której zagraniczna rejestracja VAT jest niezbędna, to magazynowanie towarów za granicą.

Z art. 28e ustawy o podatku od towarów i usług wprost wynika, że miejscem świadczenia usług związanych z nieruchomościami jest miejsce, w którym nieruchomość się znajduje. Oznacza to, że w przypadku posiadania zagranicznego magazynu, kraj jego umiejscowienia jest krajem, w którym należy deklarować magazynowanie.

Warto także zaznaczyć, że wymóg deklarowania magazynowanych towarów dotyczy również korzystania z zewnętrznych centrów logistycznych, np. w ramach usług fulfillmentu.

4. Przemieszczenia towarów

Rzadko wspomina się o tym, że przemieszczanie towarów również trzeba deklarować na potrzeby VAT. Transfery towarów między magazynami w innych państwach, zgodnie stanowią bowiem tzw. nietransakcyjne wewnątrzwspólnotowe dostawy/nabycia towarów (WDT/WNT).

Taka sytuacja występuje najczęściej gdy sprzedajesz na Amazonie w modelu Pan-EU – w którym towary są przemieszczane między krajami UE.

W praktyce, w przypadku, gdy wysyłasz towar z Polski np. do Niemiec lub innego państwa członkowskiego, w polskiej deklaracji VAT należy zadeklarować wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), a w zagranicznej deklaracji będzie to wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT).

W celu uniknięcia ewentualnych sporów z organami podatkowymi, należy:

• deklarować taką samą wartość WDT/WNT w obu krajach;
• ustalać wartość WDT/WNT na podstawie cen wytworzenia lub nabycia towarów.

5. Sprzedaż towarów na terenie innego kraju EU

Ostatnią z kwestii, kiedy rejestracja VAT dotycząca e-commerce w innym kraju jest wymagana, jest lokalna sprzedaż towarów. Oznacza to, że w przypadku, kiedy sprzedawca magazynuje towary za granicą i sprzedaje je konsumentom z tego samego państwa, musi rozliczać taką sprzedaż lokalnie. VAT OSS nie będzie miał tutaj zastosowania.

Czy przy sprzedaży w wielu krajach UE wystarczy VAT OSS?

Jeżeli wysyłasz towary wyłącznie z kraju siedziby Twojej firmy co do zasady nie masz obowiązku rejestracji do celów VAT w innych krajach UE. W tej sytuacji możesz bowiem skorzystać z procedury VAT OSS, która umożliwia rozliczenia podatku VAT od sprzedaży realizowanej do innych krajów Unii Europejskiej w jednej zbiorczej deklaracji składanej w polskim urzędzie skarbowym.

W ramach procedury VAT OSS, podatek VAT jest naliczany według stawek zagranicznych (kraju odbioru towarów) – przy czym jest płatny do urzędu polskiego, który następnie przekazuje kwotę podatku do odpowiedników w innych krajach UE.

Jeżeli jednak chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź nasz artykuł VAT OSS – Co to jest i kogo dotyczy?

Jakie są możliwe kary za niedopełnienie obowiązku lub opóźnienie płatności?

W przypadku niezłożenia deklaracji VAT w terminie lub całkowite zaniechanie tego obowiązku, możesz zostać obciążony mandatem i odsetkami za nieterminowe płatności podatku. Przykładowo, we Francji sankcje mogą wynosić nawet 10% kwoty podatku VAT – nawet jeżeli spóźnisz się z płatnością tylko jeden dzień.

Dodatkowo, platformy sprzedażowe (w szczególności Amazon), mogą zablokować Twoje konto, jeżeli nie przedstawisz potwierdzenia rejestracji na VAT pomimo istniejącego obowiązku. 

Czasami błędy w opłatach wynikają ze złego interpretowania raportów wygenerowanych przez portale sprzedażowe. Z tego względu sprzedając za granicą warto rozważyć skorzystanie z usługi VAT compliance. Firmy, które ją oferują, przejmują od Ciebie obowiązki związane z podatkiem VAT w każdym z krajów, w których i do których sprzedajesz. Czym dokładnie się zajmują?

• prowadzą rejestry VAT
• rejestrują Twoją firmę do VAT w innych krajach,
• sporządzają i składają deklaracje podatkowe,
• pomagają w razie kontroli organów podatkowych,
• pomagają w uzyskaniu zwrotu podatku.

Dużą zaletą współpracy z taką firmą jest to, że obsługuje ona wszystkie Twoje transakcję, a co za tym idzie – widzi wszystkie dane naraz. To pozwala interpretować je w poprawny sposób i uniknąć rozbieżności w deklaracjach

Jak maksymalnie uprościć ten proces i upewnić się, że działamy zgodnie z prawem?

Aby uniknąć pomyłek i spóźnień, warto współpracować z ekspertami, którzy na bieżąco śledzą zmiany prawne, oraz mają doświadczenie w rozwiązywaniu nieścisłości z urzędami. Warto też skrupulatnie zbierać wszystkie dane związane z przemieszczeniami i sprzedażą towaru, tak aby można się było do nich odwołać i wyliczyć odpowiednie kwoty do zadeklarowania.

Jak my możemy Ci pomóc w tym procesie?

Przede wszystkim, pomożemy Ci wejść na nowe rynki, a następnie podjąć decyzję, kiedy i w którym kraju zarejestrować się do VAT. Wskażemy Ci, jakich dokumentów potrzebujesz i które z nich musisz przetłumaczyć (np. wyciąg KRS, czy umowa spółki w przypadku Francji) – w czym również możemy Cię wesprzeć.

W późniejszym etapie, na bieżąco kontaktujemy się z urzędem, odpowiadamy na pisma, i pomagamy w składaniu wyjaśnień, jeżeli jest taka potrzeba.

Podsumowując, bierzemy odpowiedzialność za to, że dane są prawidłowo i terminowe dostarczone urzędom, a Ty unikasz stresu i ryzyka, że Twoje źródła dochodu zostaną zablokowane.

Jeżeli zaciekawił Cię ten artykuł i zastanawiasz się, czy to dobre rozwiązanie dla Twojej firmy umów się z nami na rozmowę! Dokładnie wyjaśnimy Ci, jak działamy i co możemy dla Ciebie zrobić.