KPiR w formie elektronicznej od 2026 roku – co się zmieni?

KPiR – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców w 2026 roku

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje sporo zmian w zakresie KPiR. Kluczowe jest wprowadzenie wymogu prowadzenia KPiR w formie elektronicznej, ale nie tylko – poznaj najważniejsze zmiany.

Przejście na system elektroniczny

Dotychczas przedsiębiorcy mieli wybór – mogli prowadzić KPiR w wersji papierowej lub w formie elektronicznej. Chociaż wielu podatników z wygody wybierało wersję elektroniczną, to z początkiem 2026 r. stanie się ona obowiązkowa i będzie jedyną akceptowalną – osoby prowadzące działalność gospodarczą nie będą już mogły o tym zadecydować.

Nowy wzór KPiR – zmiana raportowania

Podatnicy, którzy już korzystają z wersji elektronicznej podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będą musieli zmierzyć się z nowym wzorem KPiR. Nowy wzór KPiR przewiduje nowe kolumny – zakres ewidencjonowanych informacji zostanie rozszerzony. Zmiany te są związane z wejściem w życie KSeF. Zgodnie z opublikowanym wzorem podawać trzeba będzie:

• numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF – kolumna numer 3;
• numer identyfikacji podatkowej kontrahenta – kolumna numer 5.

Doprecyzowanie zasad dokonywania zapisów

Od 1 stycznia 2026 r. zniesiona zostanie dotychczasowa swoboda, którą mieli podatnicy w zakresie dokonywania wpisów w KPiR – zasady dokonywania wpisów zostały doprecyzowane. Po zmianach każdy przychód i koszt trzeba będzie ująć do 20. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu zdarzenia gospodarczego.

Obowiązek wysłania pliku KPiR do urzędu skarbowego

Księgę przychodów i rozchodów trzeba będzie nie tylko prowadzić w formie elektronicznej, ale również przekazywać ją w ustrukturyzowanej formie do właściwego urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego. Od kiedy wysyłanie KPiR w formie elektronicznej będzie obowiązkowe? Po raz pierwszy JPK_PKPIR przedsiębiorcy prześlą w 2027 r. – za rok 2026.

Częściowa likwidacja uproszczeń

Nowe rozporządzenie przynosi też częściową likwidację uproszczeń w zakresie KPiR. Zmiany, które wchodzą w życie 1 stycznia 2026 r., przewidują:

• zniesienie możliwości uzyskania zwolnienia od stosowania przepisów na wniosek – oznacza to znaczne ograniczenie wyjątków;
• zlikwidowanie możliwości prowadzenia ksiąg dla każdego zakładu w przedsiębiorstwie wielozakładowym – może to być postrzegane jako utrudnienie;
• wprowadzenie ograniczeń w dokumentowaniu zakupów paragonami bez NIP – dotyczy to m.in. zakupu materiałów biurowych;
• brak uproszczonego wzoru KPiR dla rolników – obowiązuje jeden wzór dla wszystkich podatników.

Sprawdź nasz cennik usług księgowych!

Nie trać czasu na oczekiwanie na oferty. Oblicz miesięczny kosz księgowości swojej firmy już teraz!

Kalkulator usług księgowych

Przeczytaj także –> Przejście z księgi podatkowej (KPiR) na pełne księgi rachunkowe

Od kiedy obowiązkowa KPiR w formie elektronicznej?

Wiadomo już, od kiedy KPiR w formie elektronicznej będzie obligatoryjna – od 1 stycznia 2026 r. Przedsiębiorcy, którzy dotychczas prowadzili KPiR w formie papierowej lub przy pomocy arkusza kalkulacyjnego, nie mają zatem wiele czasu na przygotowanie się do nowych wymogów. Z kolei pozostali przedsiębiorcy muszą się upewnić, że używane przez nich oprogramowanie zostanie zaktualizowane i pozwoli zapisywać operacje w KPiR zgodnie z nowym wzorem.

Zmiany w KPiR – kto musi się na nie przygotować?

Chociaż o zmianach w prowadzeniu KPiR od 1 stycznia 2026 r. mówi się głównie w kontekście cyfryzacji, to trzeba pamiętać, że lista nowości jest dłuższa. Stąd też każdy przedsiębiorca, który prowadzi KPiR we własnym zakresie, musi przygotować się na wejście w życie nowych przepisów. Zagadnieniem tym powinni się jednak zainteresować zwłaszcza drobni przedsiębiorcy i freelancerzy na JDG, którzy dotychczas prowadzili KPiR w formie papierowej.

Przeczytaj także –> Uproszczona księgowość – na czym polega i kto może ją prowadzić?

Jakie korzyści i ryzyka niesie cyfrowa KPiR?

Wymóg prowadzenia KPiR w formie elektronicznej nie powinien być zaskoczeniem dla nikogo, kto obserwował zmiany wdrażane w latach ubiegłych – to po prostu kolejny etap digitalizacji obowiązków podatkowych. Z perspektywy przedsiębiorców cyfrowa KPiR przekłada się zarówno na korzyści, jak i wyzwania.

Korzyści płynące z obowiązku prowadzenia KPiR w formie elektronicznej to:

• większa transparentność – co ma związek m.in. z wprowadzeniem wymogu podawania dodatkowych informacji;
• wzrost konkurencyjności – ma to związek z powyższym punktem i większymi możliwościami wykrywania nadużyć, jakie mają organy skarbowe;
• łatwiejszy dostęp do danych – zwłaszcza gdy są one przechowywane w chmurze, gdyż wówczas wystarczy urządzenie podłączone do internetu.

Po stronie wyzwań trzeba wskazać na możliwość czasowych ograniczeń w dostępie do systemów elektronicznych – co może mieć związek np. z awariami infrastruktury. Do tego dochodzi kwestia przeszkolenie pracowników, którzy muszą mieć świadomość m.in. zmian we wzorze KPiR.

Jak przygotować firmę do wdrożenia KPiR w formie elektronicznej?

Jeżeli przedsiębiorca nie korzystał dotychczas z dedykowanego oprogramowania do prowadzenia KPiR, konieczny jest wybór dostawcy takiego rozwiązania lub przekazanie księgowości do biura rachunkowego. Przedsiębiorcy działający w branży e-commerce mogą w ten sposób uzyskać dodatkowe korzyści – w Taxology wspieramy firmy w rozwoju na rynku krajowym i zagranicznym.

Inaczej powinno przebiegać przygotowanie firmy do wdrożenia nowej KPiR, gdy jej właściciel lub pracownicy korzystają już z programów komputerowych do księgowości. Wówczas wystarczy się upewnić, że oprogramowanie zostanie zaktualizowane przez dostawcę, a osoby odpowiedzialne za księgowość zapoznały się z nową strukturą KPiR – mają świadomość, że będą musiały podawać dodatkowe informacje.

Podsumowanie

Prowadzenie księgowości, zwłaszcza w kontekście zmian prawnych, które miały miejsce w latach poprzednich i wejdą w życie w 2026 r., jest coraz bardziej skomplikowane. Chcesz w pełni skoncentrować się na rozwoju prowadzonej działalności e-commerce? W Taxology wspieramy przedsiębiorców m.in. w zakresie księgowości e-commerce  – odciążamy ich w prowadzeniu księgowości, zapewniając więcej czasu na rozwój biznesu. Skontaktuj się z nami – dowiedz się, jak możemy Ci pomóc.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o KPiR w 2026 roku

Początek roku to czas, gdy w życie wchodzi wiele nowych przepisów. W 2026 r. legislacyjne nowości dotyczą również KPiR. Jeżeli chcesz przygotować się do nadchodzących zmian, zapoznaj się z poniższymi odpowiedziami na popularne pytania dotyczące KPiR w 2026 r.