Księgi rachunkowe — co to jest i kto musi je prowadzić w handlu internetowym?

Księgi rachunkowe — co to?

Księgi rachunkowe (księgi handlowe) to sposób ewidencji operacji gospodarczych firmy, znany także jako pełna księgowość, szczególnie istotny w sektorze e-commerce. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest dla niektórych firm obowiązkowe, a niektóre przedsiębiorstwa decydują się prowadzić księgi handlowe dobrowolnie.

W Polsce zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym ksiąg rachunkowych w e-commerce, reguluje ustawa o rachunkowości.

Kto musi prowadzić księgi rachunkowe?

To, kogo obowiązuje prowadzenie pełnej księgowości w postaci ksiąg rachunkowych, w tym ksiąg rachunkowych w e-commerce, określa ustawa o rachunkowości w art. 2. ust. 1., a podmioty , posiadające siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, to:

1. spółki handlowe — osobowe, kapitałowe i organizacje — oraz spółki cywilne i osoby prawne, z wyjątkiem spółek Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, których przychody za poprzedni rok wyniosły co najmniej 2 000 000 euro;
3. jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
4. gminne, powiatowe oraz wojewódzkie związki, jednostki budżetowe oraz zakłady budżetowe, a także państwowe jednostki budżetowe;
5. jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek wymienionych w pkt. 1. i 2.;
6. oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2022 r. poz. 470);
7. jednostek niewymienionych w pkt 1-6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych — od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Potrzebujesz wsparcia z księgami rachunkowymi?

Odezwij się do nas, a my zajmiemy się resztą! Chętnie pomożemy też w innych aspektach księgowości!

Umów się na konsultację

Dobrowolne prowadzenie ksiąg rachunkowych

Warto zaznaczyć, że osoby fizyczne, spółki jawne, spółki cywilne oraz spółki partnerskie mogą dobrowolnie wybrać prowadzenie pełnej księgowości w postaci ksiąg rachunkowych, co jest często praktykowane w branży e-commerce.

W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są zobowiązani, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Osoby fizyczne lub wspólnicy spółek cywilnych osób fizycznych mogą złożyć zawiadomienie na podstawie ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541).

Podmioty zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości w branży e-commerce

W branży e-commerce może, chociaż nie musi, wystąpić obowiązek prowadzenie księgi rachunkowej. Wszystko zależy od czynników opisanych wyżej, czyli m.in.: formy prawnej przedsiębiorstwa, obrotów firmy, siedziby / miejsca prowadzenia działalności czy też źródła prawa, które określa zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Ponadto, księgi rachunkowe w branży e-commerce mogą być prowadzone dobrowolnie, nawet jeśli podmiot nie jest do tego zobowiązany. Wraz z rozwojem firmy może zaistnieć obowiązek ich wdrożenia, co może okazać się problematyczne i czasochłonne. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie księgowości w branży e-commerce, chętnie pomożemy! Umów się na konsultację, powiedz, co stanowi wyzwanie, a resztą zajmą się nasi specjaliści!

Kiedy należy otwierać księgi rachunkowe?

Zgodnie z art. 12. ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe otwiera się w przeciągu 15 dni od zaistnienia poniższych zdarzeń:

1. na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,
2. na początek każdego następnego roku obrotowego,
3. na dzień zmiany formy prawnej,
4. na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),
5. na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

Dodajmy, że dla nowopowstałych spółek, pierwsze zdarzenie, które ma charakter majątkowy, to zazwyczaj wniesienie wkładu.

Kiedy zamyka się księgi rachunkowe?

Dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych nie powinien nastąpić później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia poniższych zdarzeń:

1. na dzień kończący rok obrotowy,
2. na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie,
3. na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej,
4. w jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę, to jest na dzień wpisu do rejestru tego połączenia,
5. na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostek, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje nowa jednostka, to jest na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału,
6. na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości,
7. na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

Wykaz ksiąg rachunkowych

Z czego składa się księga rachunkowa? Prowadząc pełną księgowość, można wyróżnić składniki księgi rachunkowej, których łącznie jest 5:

1. Dziennik;
2. Księga główna;
3. Księgi pomocnicze;
4. Wykaz składników aktywów i pasywów (Inwentarz);
5. Zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

Składniki księgi rachunkowej — dziennik ksiąg rachunkowych

Dziennik ksiąg rachunkowych to chronologiczny system ewidencji wszystkich operacji gospodarczych przedsiębiorstwa w danym okresie sprawozdawczym. Podręcznikowo prowadzona księga rachunkowa, a właściwie dziennik ksiąg rachunkowych, posiada wszystkie operacje ponumerowane i powiązane z dowodami księgowymi. Ponadto, suma zapisów w dzienniku musi być zgodna z sumą zapisaną na kontach księgi głównej.

Składniki księgi rachunkowej — Księga główna / Konta księgi głównej

Podobnie jak dziennik ksiąg rachunkowych, tak i konta księgi głównej (konta syntetyczne) zawierają chronologiczną ewidencję zdarzeń, tę samą co w dzienniku, jednak ujętą w porządku systematycznym zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (winien, ma).

Składniki księgi rachunkowej — Księgi pomocnicze / Konta ksiąg pomocniczych

Zawartość kont ksiąg pomocniczych stanowi uzupełnienie księgi głównej. Prowadzi się je w sposób systematyczny w określonych systemach: kartotek, ksiąg czy zbiorów danych, które są zgodne z zapisami w księdze głównej. Są one prowadzone dla:

• rejestracji środków trwałych;
• rozrachunków z kontrahentami i pracownikami;
• ewidencji sprzedaży, zakupów, kosztów i aktywów;
• ewidencji operacji gotówkowych, kiedy firma korzysta z kasy.

Składniki księgi rachunkowej — Inwentarz

Inwentarz to wykaz składników aktywów i pasywów, które zostały zinwentaryzowane. Obowiązek sporządzenia inwentarza mają firmy, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Ponadto, inwentarz jest sporządzany na dzień rozpoczęcia prowadzenia pełnej księgowości przez jednostkę.

Składniki księgi rachunkowej — Zestawienie obrotów i sald

Zestawienie obrotów i sald  sporządza się na koniec okresu sprawozdawczego, jednak nie rzadziej niż na koniec miesiąca, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej. Ponadto, obroty zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych.

Księgi rachunkowe w branży e-commerce - podsumowanie

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest kluczowe dla zarządzania finansami firm, szczególnie w e-commerce, gdzie dokładna ewidencja jest niezbędna do podejmowania trafnych decyzji. Choć obowiązek ten dotyczy wielu przedsiębiorstw, dobrowolne wdrożenie pełnej księgowości przynosi korzyści, takie jak lepszy wgląd w finanse firmy i ułatwienie zarządzania. Przestrzeganie zasad dotyczących ksiąg rachunkowych oraz konsultacja ze specjalistami zapewnia dokładność danych finansowych i pozwala firmie skupić się na rozwoju i osiąganiu sukcesów.

Jeżeli masz obowiązek stosowania ksiąg rachunkowych w swojej firmie, zwłaszcza działając w branży e-commerce, lub już teraz je prowadzisz, ale potrzebujesz wsparcia, chętnie pomożemy! Sprawdź naszą ofertę księgowości e-commerce i umów się na konsultację, a resztą zajmą się nasi specjaliści!