Księgowość pełna a uproszczona – czym różnią się te rodzaje księgowości?

Jakie są rodzaje księgowości? Najważniejsze informacje

W Polsce obowiązują dwa rodzaje księgowości – uproszczona i pełna. Na czym polega każda z nich?

Jak wskazuje nazwa, księgowość uproszczona obejmuje ewidencję jedynie podstawowych danych – przychodów i kosztów (PKPiR) lub tylko przychodów (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych). Księgowość uproszczona jest dostępna tylko dla firm wybierających określone formy działalności (np. spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie), które nie przekroczyły wskazanego w przepisach progu przychodów. Jednocześnie pełna księgowość wciąż jest dla nich alternatywą.

Pełna księgowość, inaczej niż księgowość uproszczona, charakteryzuje się rejestrowaniem wszystkich zdarzeń gospodarczych. Konieczne jest też sporządzanie sprawozdań finansowych, które następnie trafiają do Krajowego Rejestru Sądowego. Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są przedsiębiorstwa o określonej formie działalności (np. spółki z o.o., spółki komandytowe oraz jednostki i zakłady budżetowe) i inne podmioty, które osiągnęły limit przychodów wskazany w ustawie o rachunkowości.

Czym różni się pełna księgowość od uproszczonej?

Księgowość pełna i uproszczona mają pewne podobieństwa – przede wszystkim pozwalają one ustalić podstawę opodatkowania i wysokość podatków. Dużo więcej punktów można jednak umieścić po stronie różnic – zaczynając od tego, że pełna księgowość jest dla niektórych podmiotów obowiązkowa.

• Transparentność. Pełna księgowość pozwala na dokładne przeanalizowanie przepływów finansowych. Na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie jest to możliwe, gdyż nie jest ona tak szczegółowa.
• Ocena sytuacji finansowej firmy. Pełna księgowość jest dokładna, a zatem na podstawie informacji w księgach rachunkowych można trafnie ocenić sytuację finansową przedsiębiorstwa. To kluczowe m.in. podczas podejmowania decyzji biznesowych.
• Dokumentacja. Jeżeli podmiot gospodarczy ma obowiązek prowadzić pełną księgowość, to wykorzystuje m.in. księgę główną i księgi pomocnicze. Księgowość uproszczona jest mniej rozbudowana.
• Sprawozdawczość. Pełna księgowość wiąże się ze sporządzaniem wspomnianych już sprawozdań finansowych. Księgowość uproszczona wymaga nieporównywalnie mniej raportów.
• Czasochłonność. Jako że pełna księgowość e-commerce jest bardziej rozbudowana, to wymaga dużo większych nakładów pracy. To z kolei ma przełożenie na koszty – pełna księgowość jest droższa. 
• Wiedza. Zarówno księgowość pełna, jak i uproszczona to specjalistyczne zagadnienia. Jednak prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga szczególnie dobrego zorientowania w przepisach – w tym przypadku dość łatwo popełnić kosztowny błąd.
• Koszty. Ile kosztuje księgowość uproszczona, a ile pełna? Księgowość uproszczona (bez względu na to, czy jest to PKPiR, czy ewidencja przychodów) jest dużo tańsza niż pełna księgowość. Różnica może sięgać kwoty rzędu nawet 1000 zł miesięcznie.

Między księgowością pełną a uproszczoną można dostrzec jeszcze jedną różnicę – mowa o tym, że PKPiR czy ewidencję przychodów przedsiębiorcy często prowadzą we własnym zakresie. W tym celu mogą zaopatrzyć się w dedykowane oprogramowanie. W przypadku pełnej księgowości jest inaczej – dużą popularnością cieszy się outsourcing, czyli współpraca z biurem rachunkowym. Duże podmioty tworzą z kolei własne działy księgowości.

Myślisz o założeniu sklepu internetowego? Dowiedz się, jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce.

Księgowość pełna czy uproszczona – jaką formę prowadzenia księgowości wybrać?

Uproszczona księgowość jest dedykowana mniejszym podmiotom gospodarczym, które spełniają warunki określone w przepisach. Niektóre firmy przez cały okres swojej działalności korzystają z ewidencji w postaci podatkowej księgi przychodów i rozchodów czy ewidencji przychodów na potrzeby ryczałtu. Ale są i takie, które z czasem przechodzą na pełną księgowość – ma to związek z ich rozwojem lub przekształceniem. W drugim przypadku mowa choćby o przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę (np. komandytowo-akcyjną).

Pamiętaj! Od 1 stycznia 2025 roku zmienił się limit przychodów, po którego przekroczeniu firma musi zacząć prowadzić księgi rachunkowe. Aktualnie jest to równowartość 2 500 000 euro. Przepisy precyzują też, jak należy dokonać przeliczenia – uwzględnić należy średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy.

Dobrowolny wybór pełnej księgowości może być dobrym pomysłem, jeżeli właściciel firmy spodziewa się, że szybko przekroczy limit przychodów. Taki krok pozwoli uniknąć wdrażania zmian w księgowości w przyszłości.