Magazyn w Niemczech a VAT – kiedy polska firma musi się zarejestrować?

Czy magazynowanie towarów w Niemczech wymaga rejestracji VAT?

Jeżeli polska firma przemieszcza własne produkty do magazynu w Niemczech, a następnie realizuje stamtąd sprzedaż, najczęściej musi dokonać rejestracji VAT w Niemczech.

Obowiązek nie wynika jednak z samego podpisania umowy najmu powierzchni ani z rozpoczęcia współpracy z operatorem logistycznym. Znaczenie mają czynności wykonywane w odniesieniu do towarów znajdujących się na terenie Niemiec. Gdy produkty należące do polskiej firmy są przewożone z Polski do Niemiec, ich właściciel się nie zmienia. Dla celów VAT takie przesunięcie może jednak zostać potraktowane podobnie jak transakcja wewnątrzwspólnotowa. Po stronie polskiej występuje wówczas zasadniczo przemieszczenie własnych towarów odpowiadające wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. W Niemczech powstaje odpowiadające mu wewnątrzwspólnotowe nabycie.

Niemiecka ustawa o VAT uznaje przemieszczenie składnika majątku przedsiębiorstwa z innego państwa członkowskiego do Niemiec na potrzeby działalności podatnika za wewnątrzwspólnotowe nabycie, o ile nie znajduje zastosowania jeden z przewidzianych przepisami wyjątków. Wynika to w szczególności z § 1a niemieckiej ustawy o VAT, czyli Umsatzsteuergesetz. W takim modelu niemiecki numer VAT jest potrzebny m.in. do wykazania nabycia towarów oraz rozliczania kolejnych dostaw realizowanych z magazynu.

Podobne skutki mogą wystąpić niezależnie od tego, czy produkty są przechowywane:

• we własnym magazynie,
• u operatora logistycznego,
• w centrum fulfillmentowym,
• w magazynie Amazon FBA,
• w magazynie obsługiwanym przez inną platformę marketplace.

Istotne jest przede wszystkim to, że towary należące do polskiej firmy znajdują się w Niemczech i są stamtąd wysyłane do klientów.

Przemieszczenie własnych towarów z Polski do Niemiec

Przewiezienie produktów pomiędzy własnymi magazynami nie jest typową sprzedażą. Nie ma zewnętrznego kupującego, a własność towarów pozostaje przy tym samym przedsiębiorcy. Nie oznacza to jednak, że przesunięcie pozostaje neutralne dla VAT.

Zgodnie z art. 17 dyrektywy 2006/112/WE przemieszczenie przez podatnika własnych towarów do innego państwa członkowskiego na potrzeby prowadzonego przedsiębiorstwa jest co do zasady traktowane jak odpłatna dostawa towarów. W państwie zakończenia transportu odpowiada mu wewnątrzwspólnotowe nabycie ( tzw. WNT)

Polska firma wysyłająca własne produkty do magazynu w Niemczech powinna więc zasadniczo:

1. wykazać w Polsce nietransakcyjne WDT,
2. rozpoznać w Niemczech odpowiadające mu nietransakcyjne WNT,
3. posłużyć się właściwymi numerami VAT UE,
4. posiadać dokumenty potwierdzające przemieszczenie towaru,
5. uwzględnić transakcję w odpowiednich ewidencjach i deklaracjach.

Rejestrację do VAT w Niemczech należy przeprowadzić przed pierwszym przemieszczeniem wymagającym lokalnego rozliczenia. Jeżeli firma uzyska numer dopiero później, może być konieczne złożenie zaległych deklaracji lub korekt.

Jak rozliczyć sprzedaż z niemieckiego magazynu?

Sposób rozliczenia sprzedaży zależy od tego, dokąd wysyłany jest towar oraz czy odbiorcą jest konsument, czy podatnik. Kluczowe znaczenie ma miejsce rozpoczęcia transportu. Jeżeli produkt znajduje się w Niemczech, późniejsza dostawa nie jest rozliczana tak samo jak sprzedaż rozpoczynająca się w Polsce.

Sprzedaż do klienta w Niemczech

Produkt wysyłany z niemieckiego magazynu do odbiorcy znajdującego się w Niemczech jest zasadniczo przedmiotem sprzedaży krajowej. W przypadku sprzedaży B2C polska firma nalicza niemiecki VAT według stawki właściwej dla danego towaru. Transakcja jest następnie wykazywana w niemieckiej deklaracji VAT. Nie ma przy tym większego znaczenia, czy zamówienie zostało złożone w sklepie internetowym, na Amazonie czy na innej platformie. Jeżeli wysyłka rozpoczyna się i kończy w Niemczech, jest to co do zasady niemiecka transakcja krajowa.  Informacje o niemieckich stawkach znajdują się w osobnym artykule VAT w Niemczech.

Wysyłka z Niemiec do konsumentów w innych państwach UE

Jeżeli towar z niemieckiego magazynu jest wysyłany do konsumenta w innym państwie Unii Europejskiej, transakcja może stanowić wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość. Podatek jest wtedy zasadniczo należny w państwie zakończenia wysyłki. Sprzedawca stosuje stawkę VAT obowiązującą w kraju konsumenta, a sprzedaż może rozliczyć za pośrednictwem procedury VAT OSS. Nie oznacza to jednak, że OSS zastępuje niemiecką rejestrację. Przemieszczenie własnych produktów do Niemiec oraz lokalna sprzedaż do niemieckich klientów nie są rozliczane w polskiej deklaracji OSS.

Sprzedaż do firm z innych państw UE

Jeżeli produkt jest wysyłany z Niemiec do przedsiębiorcy w innym państwie członkowskim, dostawa może zostać rozliczona jako niemieckie WDT. Wymaga to spełnienia warunków przewidzianych dla takiej transakcji. Znaczenie mają m.in.:

• ważny numer VAT UE nabywcy,
• faktyczne przemieszczenie towaru poza Niemcy,
• dokumenty potwierdzające transport,
• prawidłowe ujęcie dostawy w niemieckich ewidencjach i informacjach podsumowujących.

Sprzedaż B2B nie jest rozliczana za pośrednictwem procedury OSS.

Magazyn w Niemczech a VAT OSS

VAT OSS pozwala rozliczać w jednym państwie określone transgraniczne dostawy B2C. Nie obejmuje jednak wszystkich zdarzeń związanych z utrzymywaniem zapasów za granicą. Jeżeli polski sklep wysyła produkty bezpośrednio z Polski do niemieckich konsumentów, może rozliczać sprzedaż przez OSS. Sama sprzedaż do Niemiec nie musi wówczas prowadzić do lokalnej rejestracji. Inaczej wygląda sytuacja, gdy produkty zostają najpierw przewiezione do niemieckiego magazynu. OSS nie służy do wykazywania przemieszczenia własnych towarów ani odpowiadającego mu nabycia w Niemczech. Firma może więc jednocześnie:

• posiadać niemiecki numer VAT,
• składać deklaracje VAT w Niemczech,
• korzystać z OSS w Polsce.

W niemieckich rozliczeniach wykazuje wtedy m.in. wewnątrzwspólnotowe nabycie własnych produktów oraz lokalną sprzedaż. Za pośrednictwem OSS może natomiast raportować odpowiednie dostawy B2C wysyłane z Niemiec do konsumentów w innych państwach Unii.

Więcej na ten temat opisaliśmy a artykule: VAT OSS czy rejestracja VAT w Niemczech – co powinna wybrać firma e-commerce?

Amazon FBA, marketplace i zewnętrzny fulfillment

Korzystanie z Amazon FBA nie tworzy odrębnych zasad opodatkowania. Podobne obowiązki mogą wystąpić w przypadku każdego operatora, który przechowuje towary polskiej firmy w Niemczech i wysyła je do klientów. Operator odpowiada za czynności logistyczne, takie jak przyjęcie produktów, kompletowanie zamówień, pakowanie czy wysyłka. Nie oznacza to jednak, że przejmuje wszystkie obowiązki VAT właściciela towarów.

Przed rozpoczęciem współpracy z platformą lub operatorem warto ustalić:

• w jakich krajach mogą być przechowywane produkty,
• czy operator może przenosić je między magazynami,
• z którego magazynu realizowane są poszczególne dostawy,
• czy raporty rozdzielają sprzedaż B2C, B2B i przesunięcia zapasów,
• czy możliwe jest odtworzenie historii lokalizacji towaru.

Ma to szczególne znaczenie w programach, które pozwalają platformie przenosić zapasy pomiędzy centrami logistycznymi w kilku państwach. Takie relokacje mogą prowadzić do obowiązków rejestracyjnych i deklaracyjnych również poza Niemcami.

Więcej informacji o rozpoczęciu sprzedaży na niemieckiej wersji platformy znajduje się w poradniku: co jest konieczne, aby sprzedawać na niemieckim Amazonie.

Czy każdy rodzaj magazynu powoduje obowiązek rejestracji?

W standardowym modelu e-commerce towary są przechowywane w Niemczech do czasu złożenia zamówienia, a następnie sprzedawane różnym klientom. Najczęściej oznacza to przemieszczenie własnych produktów oraz konieczność rozliczania niemieckiego VAT. Istnieją jednak modele szczególne, w których skutki mogą wyglądać inaczej.

Magazyn marketplace’u

Należy ustalić, czy marketplace świadczy wyłącznie usługę logistyczną, czy w odniesieniu do danej transakcji jest uznawany dla celów VAT za podmiot dokonujący dostawy. Przepisy przewidują przypadki, w których platforma pełni rolę tzw. uznanego dostawcy. Nie dotyczy to jednak automatycznie całej sprzedaży realizowanej za jej pośrednictwem. Sprzedawca nie powinien więc zakładać, że marketplace zawsze rozlicza VAT za niego. 

Magazyn konsygnacyjny i call-off stock

Procedura call-off stock może znaleźć zastosowanie, gdy towary są przemieszczane do innego państwa z zamiarem ich późniejszej dostawy na rzecz z góry określonego nabywcy. Jej zastosowanie wymaga spełnienia warunków dotyczących m.in.:

• identyfikacji odbiorcy,
• prowadzenia odpowiedniej ewidencji,
• terminu pobrania produktów,
• sposobu rozporządzania zapasami.

Nie jest to typowe rozwiązanie dla sklepu internetowego, który utrzymuje w Niemczech towar przeznaczony do sprzedaży wielu, nieznanym wcześniej klientom. Szczegółowe zasady stosowania uproszczenia opisujemy w artykule: czym jest magazyn konsygnacyjny.

Czy magazyn w Niemczech oznacza stałe miejsce prowadzenia działalności?

Posiadanie zapasów w Niemczech oraz rejestracja do VAT nie oznaczają automatycznie, że polska firma ma tam stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Do powstania stałego miejsca nie wystarcza sam numer VAT ani korzystanie z powierzchni magazynowej należącej do operatora. Analiza dotyczy m.in. dostępu do odpowiedniego zaplecza personalnego i technicznego oraz możliwości dysponowania tymi zasobami w sposób zbliżony do zasobów własnych. Firma może więc być zobowiązana do niemieckiej rejestracji VAT z powodu przemieszczenia i sprzedaży towarów, mimo że nie posiada w Niemczech biura ani pracowników. Kwestia stałego miejsca może mieć natomiast znaczenie dla rozliczenia niektórych usług nabywanych od kontrahentów. Powinna być oceniana oddzielnie od obowiązków wynikających z utrzymywania zapasów.

Jakie obowiązki powstają po rejestracji VAT w Niemczech?

Zakres obowiązków zależy od transakcji wykonywanych przez firmę. Przy korzystaniu z niemieckiego magazynu mogą one obejmować:

• składanie okresowych i rocznych deklaracji VAT,
• wykazywanie wewnątrzwspólnotowych nabyć własnych produktów,
• rozliczanie sprzedaży krajowej,
• raportowanie dostaw wewnątrzwspólnotowych,
• składanie informacji podsumowujących,
• stosowanie właściwych niemieckich stawek VAT,
• przechowywanie dokumentacji transportowej,
• uzgadnianie raportów sprzedażowych z ruchami magazynowymi.

Raporty operatora powinny pozwalać ustalić, gdzie produkt znajdował się przed sprzedażą, dokąd został wysłany i jaki status miał jego nabywca. Bez tych danych trudno poprawnie rozdzielić sprzedaż krajową, dostawy B2C rozliczane przez OSS oraz transakcje B2B.

Taxology może wesprzeć Twoją firmą i przejąć rozliczenie VAT za granicą. Skontaktuj się z nami – nasi specjaliści Vat Compliance zajmą się przygotowywaniem i składaniem deklaracji VAT w Niemczech na czas.