Obowiązek kasy fiskalnej – kto i kiedy musi mieć kasę fiskalną?

Czy kasa fiskalna jest obowiązkowa? Tak, ale…

Jeśli zastanawiasz się, czy kasa fiskalna jest obowiązkowa, to spieszymy z odpowiedzią, że tak – jeżeli przedsiębiorca zajmuje się sprzedażą towarów i usług osobom fizycznym.

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów związanych z nimi, zaznaczmy, że kasy fiskalne służą do ewidencjonowania sprzedaży detalicznej, czyli transakcji dokonywanych na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Ich głównym celem jest zapewnienie przejrzystości obrotu gospodarczego i przeciwdziałanie tzw. szarej strefie. Dzięki nim organy skarbowe mają możliwość bieżącej kontroli przychodów przedsiębiorców, a konsumenci otrzymują dowód zakupu w postaci paragonu, który jest nie tylko potwierdzeniem zapłaty, ale także podstawą do ewentualnej reklamacji.

Z tego powodu wiele branż, szczególnie tych narażonych na nieewidencjonowanie sprzedaży (jak gastronomia, usługi fryzjerskie, transport czy sprzedaż paliw), zostało objętych obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej bez względu na wielkość obrotu.

Obowiązek stosowania kasy fiskalnej - Podstawa prawna

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej wynika z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tzw. ustawa o VAT, Dz.U. 2023 poz. 1570 [źródło]), w szczególności z art. 111, który nakłada na podatników obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących.

Natomiast szczegółowe zasady, a także wyjątki i zwolnienia, zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2023 poz. 2510).

Dokument ten zawiera m.in. listę czynności, które muszą być ewidencjonowane od pierwszej transakcji oraz warunki, w jakich można korzystać ze zwolnień z kasy. Znajomość tych przepisów jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy, by uniknąć błędów skutkujących sankcjami podatkowymi.

Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną?

O obowiązku posiadania kasy fiskalnej decydują przede wszystkim rodzaj prowadzonej działalności oraz wysokość obrotów ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

W praktyce oznacza to, że część przedsiębiorców musi ewidencjonować sprzedaż na kasie od pierwszego dnia prowadzenia działalności.

Usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania przy pomocy kasy fiskalnej, to m.in.:

• Naprawa pojazdów silnikowych i motorowerów;
• Wulkanizacja, wymiana i naprawa opon;
• Usługi myjni samochodowych;
• Instalacja i naprawa części samochodowych;
• Usługi fryzjerskie i kosmetyczne;
• Usługi kosmetologiczne, pielęgnacyjne, manicure, masażu twarzy i ciała;
• Usługi przygotowywania żywności do spożycia na miejscu (np. bary, restauracje),
• Stacjonarne placówki gastronomiczne;
• Usługi w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i dentystów w ramach indywidualnej praktyki (gdy odbiorcą jest osoba fizyczna);
• Kancelarie adwokackie i radcowskie obsługujące osoby fizyczne;
• Usługi przewozu osób – w tym przewozy taksówkarskie oraz realizowane za pośrednictwem aplikacji (Uber, Bolt);
• Usługi wynajmu pojazdów z kierowcą;
• Sprzedaż paliw silnikowych;
• Usługi doradztwa podatkowego;
• Dostawa wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych, perfum i wód toaletowych.

W tych przypadkach nie ma znaczenia, czy obrót jest niski – obowiązek istnieje bezwarunkowo.

Kto nie ma obowiązku posiadania kasy fiskalnej?

Warto jednak pamiętać, że sprzedaż niektórych towarów lub usług jest wyłączona z obowiązku ewidencjonowania przy użyciu kasy fiskalnej, niezależnie od faktu, czy przedsiębiorca przekroczył limit kasy fiskalnej, który opisujemy w dalszej części tego artykułu.

Sytuacje, kiedy nie trzeba posiadać kasy fiskalnej można podzielić według rodzaju świadczonych usług na:

1. Usługi specjalistyczne:
   • Czynności notarialne;
   • Świadczenie usług finansowych i ubezpieczeniowych;
   • Niektóre usługi edukacyjne.
2. Usługi techniczne i środowiskowe:

• Świadczenie usług związanych z rolnictwem lub hodowlą zwierząt;
• Usługi dotyczące gromadzenia, przetwarzania i obróbki odpadów – zarówno tych niebezpiecznych, jak i pozostałych, bez względu na to, czy nadają się do recyklingu czy nie.

3. Usługi komunikacyjne i cyfrowe:

• Przewóz osób, obejmujący zarówno transport kolejowy, jak i inne formy transportu lądowego;
• Usługi z zakresu telekomunikacji, nadawania oraz świadczenia usług elektronicznych, o których mowa w art. 2 pkt 25a, 25b i 26 ustawy.

Ponadto, obowiązek kasy fiskalnej nie występuje, kiedy przedsiębiorcy sprzedają towary ujęte w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r., wśród których można wyróżnić:

• sprzedaż nieruchomości;
• dystrybucja biletów na loty pasażerskie;
• sprzedaż produktów za pośrednictwem automatów vendingowych;
• realizacja zamówień towarów w modelu sprzedaży wysyłkowej;
• wynajem gruntów oraz ich oddanie w użytkowanie wieczyste;
• sprzedaż produktów rolnych i świadczenie usług rolniczych przez rolników ryczałtowych zwolnionych z podatku VAT;
• zbycie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych objętych amortyzacją.

Kogo obejmuje zwolnienie z kasy fiskalnej?

Istnieją sytuacje, w których obowiązek kasy fiskalnej nie ma zastosowania, ponieważ przedsiębiorcy spełniają warunki zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.

Przedmiotowe zwolnienie z kasy fiskalnej

Zwolnienie z kasy fiskalnej może mieć charakter przedmiotowy – dotyczy to np. sprzedaży wyłącznie na podstawie faktur na rzecz firm, usług finansowych, ubezpieczeniowych, pocztowych czy niektórych usług edukacyjnych.

Kolejne sytuacje, kiedy kasy fiskalnej nie trzeba wprowadzać w firmie, to spełnienie przez przedsiębiorstwo następujących warunków:

• przyjmowanie wyłącznie płatności bezgotówkowych (przelewy, BLIK, karta);
• dostawa towarów przez kuriera, pocztę lub przesyłki;
• ewidencjonowanie za pomocą dokumentacji płatniczej i zamówienia, jakiej sprzedaży dotyczy dana transakcja i na rzecz kogo została dokonana.

Kluczowe jest jednak, że niektóre branże – takie jak usługi kosmetyczne, medyczne, gastronomiczne czy sprzedaż paliw – są wyłączone ze zwolnień i muszą stosować kasę fiskalną niezależnie od obrotu. Dlatego każdorazowo przed rozpoczęciem działalności lub zmianą jej profilu warto sprawdzić aktualne rozporządzenia dotyczące zwolnień, by uniknąć nieświadomego naruszenia przepisów.

Z kolei innym przypadkiem, który sprawia, że nie ma obowiązku zastosowania kas rejestrujących sprzedaż towarów i usług jest nieprzekraczanie limitu dotyczącego kas fiskalnych.

Nowe obowiązki od 1 lipca 2025 roku – kto straci prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej?

Limit do kasy fiskalnej – kogo dotyczy i ile wynosi?

W Polsce w 2025 roku obowiązuje limit do kasy fiskalnej, który wynosi 20 000 PLN rocznie obrotu netto ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jest on o tyle istotny, że jego przekroczenie obliguje do posiadania kasy fiskalnej.

Ponadto, przekroczenie ww. limitu do kasy fiskalnej sprawia, że sprzedawcę nie obowiązuje już zwolnienie i powstaje sytuacja, kiedy kasa fiskalna jest konieczna do ewidencjonowania sprzedaży.

Warto pamiętać, że do limitu 20 000 PLN nie wlicza się wszystkich rodzajów sprzedaży. Wyłączone są m.in. transakcje dotyczące nieruchomości, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeśli są udokumentowane fakturą. Dlatego też przedsiębiorca powinien dokładnie przeanalizować charakter swojej sprzedaży.

Co również istotne – przedsiębiorca, który przekroczy limit do kasy fiskalnej wynoszący 20 000 PLN, ma 2 miesiące na zaopatrzenie się w kasę fiskalną i rozpoczęcie prowadzenia ewidencji sprzedaży przy jej użyciu.

Dodajmy również, że w przypadku podatników rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit do kasy fiskalnej ustala się proporcjonalnie. Jest on liczony jako część wartości 20 000 PLN odpowiadająca liczbie dni prowadzenia sprzedaży w roku podatkowym

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – co trzeba wiedzieć?

Sprzedaż internetowa, choć prowadzona w przestrzeni cyfrowej, również może wiązać się z obowiązkiem stosowania kasy fiskalnej – szczególnie gdy odbiorcami są osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

W praktyce wielu e-sprzedawców korzysta jednak ze zwolnień, o ile spełniają określone warunki, takie jak: przyjmowanie płatności wyłącznie w formie bezgotówkowej (przelew, karta, BLIK), dokonanie dostawy towarów za pośrednictwem firm kurierskich lub usługi pocztowej oraz wystawianie faktur lub dowodów zapłaty zawierających dane nabywcy.

W takim przypadku nie ma obowiązku ewidencjonowania każdej transakcji na kasie. Co jednak istotne, forma zapłaty oraz dokumentacja muszą być w tym przypadku jednoznacznie przypisane do konkretnego zamówienia, na co uwagę szczególną zwracają urzędy skarbowe.

Podstawą prawną, która reguluje tę kwestię, jest wspomniane wcześniej rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2510), które wprost wskazuje warunki, przy których sprzedaż wysyłkowa może być zwolniona z obowiązku rejestrowania na kasie.

Sprzedaż zagraniczna w sklepie internetowym – czy potrzebna kasa fiskalna

To, czy przy sprzedaży za granicę przez sklep internetowy konieczne jest posiadanie kasy fiskalnej, zależy przede wszystkim od tego, kto jest nabywcą oraz w jakim kraju powstaje obowiązek podatkowy.

Jeśli sprzedaż dotyczy klientów z państw członkowskich UE i przekroczy roczny limit 10 000 euro, przedsiębiorca może skorzystać z procedury VAT OSS. Wówczas nie ma obowiązku ewidencjonowania takiej sprzedaży na kasie fiskalnej w Polsce. Również w przypadku eksportu towarów poza Unię Europejską, sprzedaż najczęściej nie podlega rejestracji na kasie, pod warunkiem odpowiedniego udokumentowania transakcji.

Kluczowe jest tutaj, aby sprzedaż zagraniczna była należycie udokumentowana (faktura, potwierdzenie dostawy), a odbiorcą nie była osoba fizyczna z Polski – w takim przypadku obowiązek kasy może nadal występować.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa w firmie? - Podsumowanie

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców sprzedających towary lub świadczących usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Natomiast w wielu przypadkach – szczególnie w branżach wskazanych bezpośrednio w przepisach – kasa fiskalna musi być stosowana już od pierwszej transakcji, niezależnie od osiąganych obrotów.

Dla pozostałych podatników ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia, m.in. w przypadku nieprzekroczenia limitu 20 000 PLN rocznego obrotu, sprzedaży udokumentowanej fakturą, czy spełnienia określonych warunków przy sprzedaży internetowej.

Warto pamiętać, że nie każda działalność wiąże się z obowiązkiem instalacji kasy, jednak błędna interpretacja przepisów lub przeoczenie limitu może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.

Dlatego przed rozpoczęciem działalności – lub zmianą sposobu sprzedaży – warto szczegółowo przeanalizować obowiązujące przepisy lub skonsultować się ze specjalistą. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w tej kwestii – nie musisz szukać dalej. Umów się na konsultację i wskaż, co stanowi problem, a nasi specjaliści chętnie udzielą odpowiedzi na Twoje pytania oraz niezbędnego wsparcia!