Pełna księgowość – co to jest i kogo dotyczy?

Co to jest i na czym polega prowadzenie pełnej księgowości?

Pełna księgowość to inna nazwa na sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych przedsiębiorstwa polegającego na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Stosowanie pełnej księgowości jest równoznaczne z obowiązkowym rejestrowaniem i analizowaniem wszystkich aktywności finansowych i gospodarczych przedsiębiorstwa przy jednoczesnym przestrzeganiu zasad rachunkowości oraz przepisów podatkowych.

Pełna księgowość jest wymagana od przedsiębiorstw o określonych formach działalności gospodarczej, a także wszelkich pozostałych, które osiągnęły określony limit przychodów w danym roku podatkowym.

Warto podkreślić, że prowadzenie ksiąg rachunkowych można wybrać także dobrowolnie, nawet jeżeli nie wymagają tego przepisy. Jeżeli podmiot, który nie ma obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, spodziewa się przekroczyć limit przychodów, może od razu wybrać ten sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych, aby w późniejszym czasie uniknąć konieczności związanej z procesem zmian w księgowości.

W jakich firmach pełna księgowość jest obowiązkowa?

Jeżeli zastanawiasz się, kiedy pełna księgowość jest obowiązkowa, spieszymy z odpowiedzią – to zależy od formy działalności gospodarczej lub osiągniętej kwoty przychodu. Najpierw skupmy się jednak na typie działalności gospodarczej.

Konieczność prowadzenia pełnej księgowości, niezależnie od przychodów, występuje w:

• spółkach handlowych (osobowych, kapitałowych, w organizacjach),
• spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością,
• spółkach komandytowych,
• spółkach komandytowo-akcyjnych,
• jednostkach funkcjonujących na zasadach prawa bankowego,
• jednostkach działających na zasadach działalności ubezpieczeniowej,
• samorządach (gminy, powiaty, województwa),
• jednostkach i zakładach budżetowych,
• jednostkach działających dzięki subwencjom i dotacjom.

Zachęcamy także do zapoznania się z naszym artykułem – Jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce?

Od jakiej kwoty trzeba prowadzić pełną księgowość?

Kolejnym czynnikiem, który wpływa na obowiązek prowadzenie pełnej księgowości, jest kwota przychodów, którą ustala ustawodawca. W 2025 roku wynosi ona 2 500 000 euro, czyli 10 711 500 złotych. Oznacza to, że wszystkie działalności gospodarcze, które osiągną taki przychód, mają obowiązek prowadzenia księgowości pełnej.

Przeliczenia ww. limitu przychodów z euro na złotówki dokonuje się na podstawie średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z pierwszego dnia roboczego października poprzedniego roku podatkowego. 1 października 2024 roku wyniósł on 4,2846 zł.

Warto zaznaczyć, że aktualny limit przychodów został ustanowiony na mocy Ustawy z 6 grudnia 2024 r. o zmianie ustawy o rachunkowości, ustawy o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym oraz niektórych innych ustaw. Warto dodać, że wcześniej, do 2024 roku, kwota ta wynosiła 2 000 000 euro.

Kiedy firma musi przejść na pełną księgowość?

Należy wiedzieć, że w sytuacji, kiedy firma przekroczy roczny limit przychodów 2 500 000 euro, ma obowiązek przejść na pełną księgowość od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym limit przychodów został przekroczony.

Ponadto, firma musi przejść na pełną księgowość w przypadku zmiany formy działalności gospodarczej. Dla przykładu – przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością oznacza obowiązek prowadzenia pełnej księgowości od momentu wpisania do KRS.

W tym miejscu zachęcamy do lektury naszego artykułu – Przejście z księgi podatkowej (KPiR) na pełne księgi rachunkowe.

Najważniejsze zasady pełnej księgowości

Chociaż pełna księgowość pozwala na bardzo szczegółowe analizowanie danych finansowych firmy, to należy mieć na uwadze, że jest ona zdecydowanie bardziej złożona niż księgowość uproszczona i posiada kilka zasad, których należy przestrzegać, aby wykonywać swój obowiązek przepisowo.

Z kolei zasady prowadzenia pełnej księgowości, o których należy wiedzieć, aby przepisowo wywiązywać się ze swoich księgowych obowiązków to:

1. Prowadzenie dziennika ksiąg rachunkowych

Dziennik ksiąg rachunkowych to jeden ze składników ksiąg rachunkowych, który zawiera chronologicznie zewidencjonowane operacje gospodarcze przedsiębiorstwa w określonym okresie sprawozdawczym. Co więcej, operacje te powinny być ponumerowane i poparte dowodami księgowymi, np. fakturami.

2. Prowadzenie konta księgi głównej

Pełna księgowość wymaga również prowadzenia konta księgi głównej z chronologiczną ewidencją zdarzeń ujętą w porządku systematycznym. Do prowadzenia konta księgi głównej stosuje się zasadę podwójnego zapisu – winien, ma.

3. Prowadzenie ksiąg pomocniczych

Pełne księgi zawierają także konta pomocnicze, a zapisy w nich ujęte stanowią rozszerzenie informacji zawartych w księdze głównej. Są one prowadzone w sposób uporządkowany, w ramach określonych systemów, takich jak kartoteki, księgi czy zbiory danych, zawsze zgodnie z zapisami księgi głównej.

Celem prowadzenia ksiąg pomocniczych jest:

• rejestrowanie środków trwałych,
• ewidencjonowanie rozrachunków z kontrahentami i pracownikami,
• monitorowanie sprzedaży, zakupów, kosztów oraz aktywów;
• dokumentowanie operacji gotówkowych, gdy firma prowadzi kasę fiskalną.

4. Otwarcie i zamknięcie ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe, zgodnie z treścią art. 12. ust. 1. Ustawy o rachunkowości, należy otworzyć w przeciągu 15 dni od zaistnienia poniższych zdarzeń:

1) na dzień rozpoczęcia działalności, którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym,

2) na początek każdego następnego roku obrotowego,

3) na dzień zmiany formy prawnej,

4) na dzień wpisu do rejestru połączenia jednostek lub podziału jednostki, powodujących powstanie nowej jednostki (jednostek),

5) na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Z kolei zgodnie z treścią kolejnego ustępu ww. ustawy, księgi rachunkowe należy zamknąć w przeciągu 3 miesięcy od:

1. dnia kończącego rok obrotowy;
2. dnia zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego, o ile nie nastąpiło jego umorzenie;
3. dnia poprzedzającego zmianę formy prawnej;
4. w dzień wpisu do rejestru połączenia przejmowania jednostki zobowiązanej do prowadzenia pełnej księgowości przez inną jednostkę;
5. w dniu poprzedzającym dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości;
6. w inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami.

5. Prowadzenie inwentarza oraz zestawienia obrotów i sald

Prowadząc pełną księgowość, należy sporządzić na dzień rozpoczęcia prowadzenia ksiąg rachunkowych wykaz składników aktywów i pasywów, czyli tzw. inwentarz.

Ten obowiązek dotyczy przedsiębiorstw, które dopiero przeszły na prowadzenie pełnej księgowości.

W pozostałych przypadkach funkcję inwentarza pełnią zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Zalety i wady pełnej księgowości – co warto wiedzieć?

Pełna księgowość, choć ma więcej wymagań niż księgowość uproszczona, niesie również wiele korzyści.

Zalety pełnej księgowości:

1. Transparentność – prowadząc pełną księgowość, przedsiębiorcy mogą łatwo prześledzić każdy ruch finansowy firmy. Dzięki szczegółowym danym łatwiej jest sporządzić rachunek zysków i strat, analizy finansowe i odpowiednie raporty.
2. Wiarygodność i zaufanie – pełna księgowość umożliwia dokładną analizę przedsiębiorstwa, dzięki czemu firmy, które ją prowadzą, są często postrzegane jako bardziej wiarygodne i budzące zaufanie. Dotyczy to m.in. instytucji finansowych, organów czy potencjalnych kontrahentów.
3. Łatwiejsze planowanie – pełna księgowość zapewnia też możliwość łatwiejszej analizy danych, co przekłada się na większe, bardziej szczegółowe możliwości dotyczące planowania przyszłości przedsiębiorstwa.

Wady pełnej księgowości:

1. Koszty i ryzyko – choć pełna księgowość umożliwia dużo więcej opcji analizowania danych czy zapewnia transparentność, to jej prowadzenie wiąże się z większymi kosztami obsługi księgowej – czy to w postaci własnego, wewnętrznego działu księgowego czy też outsourcingu księgowego u biura rachunkowego. Ponadto, firmy których pełna księgowość dotyczy, powinny mieć na uwadze, że w przypadku błędów, mogą zostać nałożone kary.
2. Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych – spółki zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości muszą także sporządzać sprawozdania finansowe, które następnie składają w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wymaga to nie tylko dodatkowych nakładów pracy, ale jest też kolejnym formalnym obowiązkiem związanym z prowadzeniem pełnej księgowości. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem – Co to jest sprawozdanie finansowe i kto musi je składać?

Ile kosztuje prowadzenie pełnej księgowości?

Na koszt prowadzenia pełnej księgowości składa się wiele czynników, takich jak:

• forma prawna działalności gospodarczej – największe koszty zazwyczaj dotyczą spółek kapitałowych, takich jak spółki akcyjne czy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
• skala działalności gospodarczej – ta zazwyczaj oznacza więcej dokumentów czy operacji finansowych, które należy zaksięgować, co wymaga poświęcenia większych nakładów czasu i pracy przez księgowych lub biuro rachunkowe;
• liczba pracowników – która oznacza więcej przygotowania i zarządzania dokumentacją, takiej związanej z ZUS czy listami płac.

Przeczytaj także nasz artykuł – Ile kosztuje pełna księgowość, aby dowiedzieć się więcej na ten temat!

Pełna księgowość – co to jest i kogo dotyczy? Podsumowanie

Pełna księgowość to rozbudowany system ewidencji finansowej, który zapewnia szczegółową kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Jest obowiązkowa dla określonych form działalności oraz firm przekraczających limit przychodów. Choć daje pełny obraz sytuacji finansowej i zwiększa wiarygodność firmy, wiąże się z wyższymi kosztami oraz skomplikowanymi obowiązkami rachunkowymi. Przedsiębiorcy powinni rozważyć jej wdrożenie zarówno ze względów formalnych, jak i strategicznych.

W dynamicznie zmieniającym się środowisku sprzedaży online księgowość e-commerce odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu przepływami finansowymi, minimalizowaniu ryzyka podatkowego i zapewnianiu zgodności z obowiązującymi przepisami, co pozwala firmie stabilnie się rozwijać i skalować działalność.