Przejście z księgi podatkowej (KPiR) na pełne księgi rachunkowe

Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości

Przedsiębiorcy w Polsce, aby byli zobowiązani do prowadzenia pełnej księgowości, muszą spełniać określone warunki. Podstawowym kryterium jest osiągnięcie lub przekroczenie progu przychodów netto w poprzednim roku podatkowym przez jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne osób fizycznych, spółki partnerskie i spółki jawne osób fizycznych. Aktualnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ten próg wynosi 2,5 miliony euro w przeliczeniu na złote według średniego kursu NBP, od 2025 roku limit ten wynosi 10 711 500 PLN.

Proces zamykania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR)

Zamknięcie PKPiR to proces, który wymaga staranności i dokładności, aby uniknąć problemów z urzędami skarbowymi. Krok po kroku, poniżej przedstawiamy procedurę, która powinna zostać przeprowadzona:

Proces przejścia z PKPiR na księgi rachunkowe – krok po kroku:

1. Zorganizowanie rachunkowości jednostki, w tym opracowanie i wdrożenie polityki rachunkowości:

• Przygotowanie zakładowego planu kont
• Określenie metod wyceny aktywów i pasywów
• Ustalenie zasad obiegu dokumentów

2. Zamknięcie podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

• Sprawdzenie kompletności zapisów
• Uzgodnienie sald
• Podsumowanie przychodów i kosztów
• Obliczenie dochodu/straty podatkowej
• Weryfikacja poprawności rozliczeń podatkowych

3. Sporządzenie wykazu aktywów i pasywów:

• Przeprowadzenie inwentaryzacji
• Wycena składników majątku
• Ustalenie wartości zobowiązań i należności
• Sporządzenie bilansu otwarcia
• Dokumentacja wyceny poszczególnych pozycji
  

Sporządzenie wykazu aktywów i pasywów

Inwentaryzacji można dokonać za pomocą spisu z natury, podobnie jak dla księgi podatkowej, jednak należy go rozszerzyć. Można ją przeprowadzić za pomocą:

• spisu z natury – obejmuje składniki zapasów, aktywa pieniężne, z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych, środki trwałe,
• otrzymanych potwierdzeń od banków – dotyczących środków pieniężnych na rachunkach bankowych,
• otrzymanych potwierdzeń od kontrahentów – inwentaryzacji podlega stan należności, udzielonych pożyczek, a także stan powierzonych kontrahentom własnych aktywów

Inwentaryzacja zapasów towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadków jest obowiązkowa również dla podatników rozliczających się za pomocą podatkowej księgi przychodów i rozchodów, gdyż remanent początkowy i końcowy pozwala prawidłowo naliczyć za ten okres podatek dochodowy.

Składniki majątku należy wyceniać według określonych zasad a, mianowicie:

• środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne – należy wyceniać według cen nabycia lub kosztu wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny aktywów trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
• środki trwałe w budowie – według wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,
• rzeczowe składniki aktywów obrotowych, tzn. materiały, towary, produkty gotowe – według cen nabycia lub kosztów wytworzenia nie wyższych od cen ich sprzedaży netto na dzień bilansowy,
• należności i udzielone pożyczki – wycenione w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności,
• zobowiązania – w kwocie wymaganej zapłaty, jednak dla zobowiązań finansowych, których uregulowanie następuje w drodze wydania aktywów finansowych innych niż środki pieniężne lub wymiany na instrumenty finansowe – według wartości godziwej.

Sporządzenie inwentarza na koniec roku podatkowego jest nieodzownym elementem procesu zamykania PKPiR. Inwentarz aktywów i pasywów powinien zawierać szczegółowe zestawienie wszystkich posiadanych zasobów oraz zobowiązań przedsiębiorstwa. Jest to podstawowy dokument wymagany przy przejściu na pełne księgi rachunkowe, gdyż dostarcza on niezbędnych danych do otwarcia nowych ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości.

Ustalenie kapitału początkowego

Różnica między wartością wszystkich aktywów a ustaloną wartością zobowiązań wykazywana jest w kapitałach jednostki.

W przypadku jednostki, której właścicielem jest osoba fizyczna prowadząca działalność, nadwyżkę aktywów nad pasywami wykazuje się w całości jako kapitał właściciela, gdyż wielkość tego kapitału nie podlega żadnym uregulowaniom i może ulegać zmianom.

Przykład:

Sporządzenie inwentarza i otwarcie ksiąg rachunkowych

Osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą i rozliczająca się za pośrednictwem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jest zobowiązana do przejścia na księgi rachunkowe od 1 stycznia 2025 r.

Sporządzono inwentaryzację na 31 grudnia 2024 r.

Stan aktywów i pasywów – przykład

a) Środki trwałe – aktywa

Wartość początkowa 120 000 zł
Dotychczasowe umorzenie 40 000 zł

b) Towary – aktywa 20 000 zł

c) Należności z tytułu dostaw – aktywa 25 500 zł

X sp. z o.o. 6 000 zł
Y – Jan Kowalski 4 500 zł
Nowak sp. j. 4 500 zł

d) Środki pieniężne na rachunku bankowym – aktywa 25 000 zł

e) Zobowiązania z tytułu usług i dostaw – pasywa 15 000 zł

Kontrahent S.A. 8 000 zł

Firma sp. z o.o. 7 000 zł

f) Zobowiązania wobec ZUS – pasywa 900 zł

g) Zobowiązania wobec urzędu skarbowego – pasywa wg deklaracji VAT 3 000 zł

Zaliczki na podatek dochodowy – według listy płac 700 zł

Kapitał własny: 50 500 zł (aktywa) – 19 600 zł (pasywa) = 30 900 zł

Otwieranie ksiąg rachunkowych w praktyce

Przejście z Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR) na pełne księgi rachunkowe wiąże się z kilkoma kluczowymi czynnościami, które należy podjąć, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie nowego systemu księgowego.

Terminy i procedury

Otwarcie nowych ksiąg rachunkowych zazwyczaj odbywa się na początku roku obrotowego, co w Polsce oznacza datę 1 stycznia. Należy pamiętać o kilku istotnych krokach:

1. Pierwsze zapisy w księgach rachunkowych – księgi rachunkowe należy otworzyć do 15. dnia nowego roku obrotowego. Trzeba wtedy otworzyć konta księgi głównej, syntetyczne, i jednocześnie konta ksiąg pomocniczych, analitycznych, zgodnie z zakresem i szczegółowością opracowanego przez jednostkę zakładowego planu kont. Na podstawie danych z inwentarza należy sporządzić dowód wewnętrzny PK (polecenie księgowania), obejmujący wszystkie składniki majątku, czyli aktywa, i źródła jego finansowania (pasywa), na właściwych kontach syntetycznych określonych w zakładowym planie kont.
2. Złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizacyjnego – w celu zgłoszenia zmian we wpisie w CEIDG należy w rubryce 01 (Rodzaj wniosku) wybrać pozycję 2. Wskazanie rubryki lub pola, których zmiana dotyczy, następuje poprzez wstawienie znaku „x” w kwadracie po lewej stronie nazwy rubryki/pola. Dokumentacji rachunkowej w formularzu służą pole 20. Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej – wskazane są rodzaje ewidencji.

Dokumentacji rachunkowej w formularzu służą pole 20. Rodzaj prowadzonej dokumentacji rachunkowej – wskazane są rodzaje ewidencji.

Wymagania dotyczące dokumentacji gospodarczej w kontekście pełnej księgowości

Dokumentacja gospodarcza w pełnej księgowości stanowi fundament prawidłowego funkcjonowania systemu księgowego. Brak odpowiedniej dokumentacji może skutkować nie tylko karami finansowymi, ale także utratą zaufania ze strony inwestorów oraz partnerów biznesowych.

Dokumentacja księgowa zgodna z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości powinna zawierać:

• Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
• Zasady wyceny aktywów i pasywów
• Zasady ustalania wyniku finansowego
• Wykaz kont księgi głównej
• Przyjęte zasady księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej
• Wykaz ksiąg rachunkowych oraz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych
• Opis systemu przetwarzania danych oraz systemu informatycznego
• Wykaz operacji gospodarczych, które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi
• Zasady dokonywania odpisów amortyzacyjnych
• Zasady ewidencji, rozliczeń i kalkulacji kosztów
• Zasady ochrony danych

Brak właściwej dokumentacji może skutkować karami finansowymi oraz utratą wiarygodności biznesowej.

Dobrowolne przejście na pełne księgi rachunkowe - czy warto?

Decyzja o dobrowolnym przejściu na pełne księgi rachunkowe może być strategicznym krokiem dla wielu przedsiębiorców, nawet jeśli nie są do tego zobowiązani przez prawo. Wcześniejsze podjęcie tej decyzji niesie ze sobą szereg korzyści:

1. Lepsza kontrola finansowa: Pełna księgowość umożliwia bardziej szczegółowe śledzenie transakcji i lepsze zarządzanie zasobami finansowymi firmy.
2. Zwiększona transparentność: Ułatwia monitorowanie przepływów pieniężnych oraz identyfikowanie obszarów wymagających poprawy.
3. Możliwość pozyskania inwestycji: Dobrze zarządzane księgi mogą przyciągać inwestorów, którzy cenią sobie przejrzystość finansową.

Podsumowanie i rekomendacje końcowe dla przedsiębiorców planujących przejście na Pełne Księgi Rachunkowe

Podjęcie decyzji o przejściu z księgi przychodów i rozchodów na pełne księgi rachunkowe to istotny krok dla każdego przedsiębiorcy. Warto zwrócić uwagę na kluczowe etapy tego procesu. Przedsiębiorca powinien również dbać o właściwą dokumentację gospodarczą i przestrzegać zasad rachunkowości. 

Skorzystanie z profesjonalnego wsparcia, jak np. Taxology, może znacznie ułatwić ten proces.

Pomimo, że księga przychodów i rozchodów ma wady, to jest najczęściej wybieraną formą rozliczeń z Urzędem Skarbowym z tytułu podatku dochodowego. Jednym z  czynników wpływających na wybór tej formy ewidencji jest zapewne dosyć niska cena jaką przedsiębiorca zobowiązany jest zapłacić biuru rachunkowemu za jej prowadzenie. Dla właściciela firmy jest odpowiednim instrumentem, który nie nakłada zbyt dużo obowiązków, a również pokazuje bieżący stan firmy.

Natomiast księgi rachunkowe to skomplikowany system, który pozwala nam uzyskać informacje finansowe o jednostce, a w szczególności ile zarobiliśmy i gdzie dokładnie znajdują się nasze pieniądze. Ta wiedza znajduje się w kręgu zainteresowania przedsiębiorców prowadzących działalność na większą skalę.

Przejście na księgi rachunkowe to złożony proces, który wymaga profesjonalnego podejścia i doświadczenia. W Taxology oferujemy:

• Bezpłatną konsultację początkową
• Kompleksowe wsparcie w procesie transformacji księgowości
• Profesjonalne doradztwo w zakresie pełnej księgowości
• Indywidualne podejście do potrzeb Twojej firmy