Przemieszczenie własnych towarów do Niemiec – jak je udokumentować i rozliczyć VAT?

Kiedy przewóz własnych towarów do Niemiec podlega VAT?

Przemieszczenie występuje zasadniczo wtedy, gdy towary należące do polskiego podatnika są wywożone z Polski do Niemiec, po czym nadal pozostają do dyspozycji tej samej firmy i służą jej działalności gospodarczej. Nie dochodzi wówczas do sprzedaży ani zmiany właściciela. Przepisy VAT zrównują jednak takie przesunięcie z transakcją wewnątrzwspólnotową.

Zgodnie z art. 17 dyrektywy 2006/112/WE przemieszczenie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa do innego państwa członkowskiego jest co do zasady traktowane jak odpłatna dostawa. Analogiczną zasadę przewiduje art. 13 ust. 3 polskiej ustawy o VAT. W Polsce firma rozpoznaje więc nietransakcyjne WDT. W Niemczech odpowiada mu nietransakcyjne WNT, o którym mowa w § 1a ust. 2 niemieckiej ustawy o VAT.

Nie każdy przewóz firmowego towaru podlega jednak standardowemu rozliczeniu. Odrębnej oceny mogą wymagać m.in. towary wykorzystywane czasowo przy świadczeniu usług, zapasy objęte procedurą call-off stock oraz produkty będące przedmiotem dostawy z montażem.

Te przypadki opisujemy szerzej w tekstach czym jest magazyn konsygnacyjny  i opodatkowanie VAT dostawy towarów z instalacją/montażem.

Kiedy potrzebny jest niemiecki numer VAT?

W praktyce przedsiębiorca powinien uzyskać niemiecki numer VAT przed dokonaniem pierwszego przemieszczenia, aby móc prawidłowo rozliczyć WNT i lokalne obowiązki deklaracyjne. Obowiązek nie powstaje dopiero przy sprzedaży do niemieckiego klienta. Może pojawić się już w chwili dostarczenia własnych zapasów do magazynu w Niemczech.

Procedurę uzyskania numeru opisujemy w artykule o rejestracji VAT w Niemczech. Skutki przechowywania zapasów w różnych modelach logistycznych wyjaśnia natomiast tekst: Magazyn w Niemczech a VAT – kiedy polska firma musi się zarejestrować?.

Jak ustalić datę przemieszczenia towarów?

Jedna operacja magazynowa może mieć kilka dat:

• wydania towaru z magazynu w Polsce,
• rozpoczęcia transportu,
• dostarczenia produktów do Niemiec,
• przyjęcia zapasu przez operatora,
• udostępnienia produktów do sprzedaży.

Daty nie należy ustalać wyłącznie na podstawie pierwszego wpisu w systemie logistycznym. Trzeba odtworzyć rzeczywisty przebieg transportu i ustalić, kiedy towary zostały przemieszczone do miejsca przeznaczenia.

W przypadku przemieszczenia własnych towarów obowiązek podatkowy ustala się zgodnie z zasadami właściwymi dla WDT. Ponieważ nie występuje faktura dla zewnętrznego nabywcy, w praktyce kluczowe znaczenie ma prawidłowe ustalenie momentu zakończenia przemieszczenia oraz zachowanie spójności rozliczeń po stronie WDT i odpowiadającego mu WNT. Przy przesunięciu własnych zapasów nie występuje jednak klasyczna faktura dla zewnętrznego odbiorcy. Podstawowe znaczenie mają więc dokumenty transportowe, potwierdzenie wydania towaru i jego przyjęcia w Niemczech.

Jeżeli wysyłka rozpoczyna się pod koniec miesiąca, a produkty docierają do Niemiec w kolejnym okresie, dokumentacja powinna pozwalać spójnie rozpoznać transakcję po obu stronach.

Daty wykazane w Polsce i Niemczech nie powinny być ustalane niezależnie. Rozbieżności między WDT i WNT mogą wymagać korekt oraz dodatkowych wyjaśnień.

Jak ustalić wartość przemieszczenia własnych towarów?

Przy przesunięciu własnych zapasów nie ma ceny ustalonej z klientem. Podstawą opodatkowania nie jest więc planowana cena detaliczna ani wartość późniejszej sprzedaży z niemieckiego magazynu.

Zgodnie z art. 29a ust. 2 ustawy o VAT podstawę ustala się co do zasady na podstawie ceny nabycia towarów lub towarów podobnych ustalonej na moment dostawy, a gdy brak ceny nabycia – kosztu wytworzenia. Jeżeli cena nabycia nie istnieje, zastosowanie ma koszt wytworzenia określony na moment przemieszczenia.

Dla produktów zakupionych od dostawcy punktem wyjścia będzie więc cena nabycia. Przy towarach własnej produkcji należy zastosować możliwy do udokumentowania koszt wytworzenia.

Wartość rozpoznana po stronie niemieckiego WNT powinna odpowiadać kwocie wykazanej dla polskiego WDT. Nie należy pobierać jej automatycznie z katalogu produktowego albo raportu marketplace’u, ponieważ system sprzedażowy może posługiwać się ceną detaliczną.

Czy koszty transportu wpływają na wartość przesunięcia?

Koszty transportu mogą wpływać na podstawę opodatkowania, jeżeli zgodnie z przyjętym sposobem wyceny są elementem ceny nabycia albo kosztu wytworzenia.

Nie oznacza to, że do wartości towaru należy automatycznie doliczać każdą prowizję, opłatę logistyczną lub koszt późniejszej realizacji zamówienia. Znaczenie ma charakter danego kosztu oraz sposób jego ujmowania w ewidencji zapasów.

Najważniejsze jest zachowanie tej samej metody po stronie polskiej i niemieckiej.

Jakie dokumenty powinny potwierdzać przemieszczenie do Niemiec?

Dokumentacja powinna pozwalać ustalić:

1. jakie towary opuściły Polskę,
2. gdzie zakończył się ich transport,
3. że zostały przyjęte w Niemczech,
4. że nadal należą do tej samej firmy.

W zależności od modelu logistycznego mogą to potwierdzać:

• dokument przewozowy,
• zlecenie transportowe,
• specyfikacja produktów i liczby sztuk,
• dokument wydania z polskiego magazynu,
• potwierdzenie przyjęcia w magazynie niemieckim,
• raport operatora fulfillmentowego,
• raport ruchów magazynowych marketplace’u,
• potwierdzenie lokalizacji zapasu po zakończeniu przewozu,
• wewnętrzny dokument księgowy,
• zestawienie zawierające polski i niemiecki numer VAT firmy.

Przy standardowym WDT jednym z podstawowych dowodów są dokumenty przewozowe i specyfikacja ładunku. Jeżeli same nie potwierdzają jednoznacznie dostarczenia towaru, można wykorzystać również inne dokumenty, które łącznie pokazują przebieg transportu.

W przypadku przemieszczenia własnych zapasów nie występuje potwierdzenie odbioru od niezależnego nabywcy. Zastępuje je potwierdzenie przyjęcia przez własny magazyn albo operatora działającego na rzecz przedsiębiorcy.

Czy przy przemieszczeniu własnych towarów wystawia się fakturę?

Przekazanie produktów do własnego magazynu albo centrum fulfillmentowego nie jest sprzedażą na rzecz operatora. Nie należy więc wystawiać mu faktury za przesuwany towar.

Firma powinna jednak posiadać dokument wewnętrzny umożliwiający prawidłowe ujęcie operacji w ewidencji. Warto zawrzeć w nim:

• datę przemieszczenia,
• kraj wysyłki i kraj przeznaczenia,
• polski i niemiecki numer VAT,
• nazwę i ilość produktów,
• przyjętą wartość,
• numery dokumentów transportowych,
• dane magazynu docelowego.

Dokument nie powinien być traktowany jak typowa faktura sprzedażowa. Po obu stronach operacji występuje ten sam podatnik.

Jak wykazać przemieszczenie w polskich rozliczeniach VAT?

W Polsce standardowe przesunięcie własnych towarów do Niemiec wykazuje się jako nietransakcyjne WDT.

Firma powinna:

• posłużyć się polskim numerem VAT UE,
• wskazać własny niemiecki numer VAT UE po stronie odbiorcy,
• ująć podstawę opodatkowania w ewidencji VAT,
• wykazać transakcję w JPK_VAT,
• uwzględnić ją w informacji podsumowującej VAT-UE,
• posiadać dokumenty umożliwiające zastosowanie stawki 0%.

Jeżeli wymagane dowody nie zostaną zgromadzone w odpowiednim terminie, sposób ujęcia transakcji należy ustalić zgodnie z art. 42 ustawy o VAT. Późniejsze otrzymanie dokumentów może umożliwić korektę rozliczenia.

Jak wykazać przemieszczenie w Niemczech?

Po stronie niemieckiej firma rozpoznaje wewnątrzwspólnotowe nabycie własnych produktów.

W praktyce należy:

• zastosować niemiecki numer VAT,
• wykazać wartość odpowiadającą polskiemu WDT,
• naliczyć niemiecki VAT od WNT,
• ująć transakcję w lokalnej deklaracji,
• rozliczyć podatek naliczony, jeżeli przysługuje prawo do odliczenia.

WNT może być ekonomicznie neutralne, gdy podatek należny i naliczony są wykazywane w tej samej kwocie. Nie eliminuje to jednak obowiązku ujęcia transakcji w deklaracji.

Więcej informacji o niemieckich stawkach VAT  znajduje się w artykule VAT w Niemczech.

Jak rozliczyć powrót towarów z Niemiec do Polski?

Powrót niesprzedanych zapasów nie zawsze oznacza korektę pierwotnego przesunięcia.

Jeżeli towar został wcześniej dostarczony do Niemiec, pozostawał tam do dyspozycji firmy, a następnie został przewieziony z powrotem do Polski, zwykle mamy do czynienia z nowym przemieszczeniem w przeciwnym kierunku.

Po stronie niemieckiej może wówczas wystąpić nietransakcyjna dostawa wewnątrzwspólnotowa, a po stronie polskiej odpowiadające jej WNT.

Inaczej należy ocenić przypadek, gdy:

• transport do Niemiec nie został zakończony,
• przesyłka została zawrócona przed przyjęciem,
• operator odmówił odbioru towaru,
• produkty były objęte wyjątkiem dotyczącym czasowego wykorzystania,
• towar wraca po wykonaniu na nim określonych czynności.

Przed korektą pierwotnego WDT trzeba więc sprawdzić, czy pierwsze przemieszczenie faktycznie zostało zakończone.

Braki, uszkodzenia i różnice magazynowe

Jeżeli liczba produktów wysłanych z Polski nie odpowiada liczbie sztuk przyjętych w Niemczech, rozbieżność należy wyjaśnić przed rozliczeniem transakcji.

Znaczenie ma moment, w którym doszło do utraty albo zniszczenia towaru. Inaczej ocenia się brak powstały przed wysyłką, utratę podczas transportu i kradzież już po przyjęciu zapasu do magazynu.

Dokumentacja może obejmować:

• protokół szkody,
• reklamację do przewoźnika,
• potwierdzenie operatora,
• dokument ubezpieczeniowy,
• raport likwidacji,
• korektę raportu magazynowego.

Najpierw trzeba ustalić, czy dany produkt został faktycznie przemieszczony do Niemiec. Dopiero później można ocenić, czy potrzebna jest korekta WDT, WNT albo ewidencji zapasów.

Jak poprawić przemieszczenie wykazane błędnie lub po terminie?

Do typowych błędów należą:

• przesunięcie wykonane przed uzyskaniem niemieckiego numeru VAT,
• wykazanie transakcji w niewłaściwym okresie,
• zastosowanie ceny sprzedaży zamiast ceny nabycia lub kosztu wytworzenia,
• rozbieżna liczba produktów po stronie polskiej i niemieckiej,
• ujęcie przesunięcia jako sprzedaży na rzecz operatora,
• zdublowanie ruchu magazynowego,
• pominięcie relokacji wykonanej przez platformę,
• wskazanie niewłaściwego kraju magazynowania.

Korekta powinna być spójna po obu stronach. Poprawienie wyłącznie polskiego JPK_VAT może pozostawić rozbieżność z niemieckim WNT.

Jeżeli rejestracja została przeprowadzona z opóźnieniem, może być konieczne złożenie zaległych niemieckich deklaracji oraz korekt polskich rozliczeń. Zakres działań zależy od daty pierwszego przesunięcia i późniejszych transakcji wykonanych z wykorzystaniem zapasu.

Jak uzgodnić raporty operatora logistycznego z rozliczeniami?

Raport sprzedażowy nie wystarcza do rozliczenia przemieszczeń. Firma potrzebuje również danych o ruchach magazynowych.

Raport powinien pozwalać ustalić:

• datę wysyłki z Polski,
• datę przyjęcia w Niemczech,
• kraj nadania i kraj magazynu docelowego,
• numer produktu,
• liczbę wysłanych i przyjętych sztuk,
• wartość przypisaną do zapasu,
• relokacje między centrami logistycznymi,
• zwroty,
• likwidacje,
• różnice magazynowe.

Szczególnej kontroli wymagają platformy, które mogą samodzielnie przesuwać produkty między państwami, np Amazon. Sprzedawca nie musi zlecać każdej relokacji, aby powstały po jego stronie skutki VAT.

Obowiązki związane z takimi przemieszczeniami towarów opisujemy szerzej w artykule: Amazon FBA w Niemczech a VAT – obowiązki polskiego sprzedawcy.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu przemieszczeń towaru do Niemiec

Najczęściej problemy wynikają z:

• braku niemieckiego numeru VAT w chwili przemieszczenia,
• zastosowania ceny detalicznej zamiast właściwej podstawy,
• braku potwierdzenia przyjęcia zapasu w Niemczech,
• rozbieżnych dat i wartości w obu państwach,
• pominięcia informacji podsumowującej VAT-UE,
• nieuwzględnienia relokacji wykonanych przez operatora,
• potraktowania każdego powrotu towaru jako korekty pierwotnego WDT,
• uzgadniania rozliczeń wyłącznie na podstawie danych sprzedażowych.

Dane księgowe i magazynowe powinny wykorzystywać te same oznaczenia produktów, ilości, daty oraz wartości. Bez tego trudno powiązać polskie WDT z odpowiadającym mu niemieckim WNT.

Przemieszczenie własnych towarów do Niemiec – podsumowanie

Przesunięcie firmowych zapasów z Polski do Niemiec najczęściej oznacza nietransakcyjne WDT w Polsce i odpowiadające mu WNT w Niemczech. Prawidłowe rozliczenie wymaga niemieckiego numeru VAT, właściwej wyceny oraz dokumentów potwierdzających transport i przyjęcie towaru.

Szczególnej analizy wymagają powroty zapasów, różnice magazynowe, straty w transporcie i relokacje wykonywane przez platformy. Dane wykazane po stronie polskiej i niemieckiej powinny być zgodne pod względem okresu, wartości i liczby produktów.

Taxology wspiera firmy e-commerce w rejestracji do VAT w Niemczech, rozliczaniu nietransakcyjnych WDT i WNT oraz uzgadnianiu danych pochodzących z systemów magazynowych i platform marketplace. Pomagamy również korygować wcześniejsze przemieszczenia, jeżeli zostały pominięte lub wykazane nieprawidłowo.