Rachunek zysków i strat – czym jest i jak go zrobić?

Czym jest rachunek zysków i strat?

Rachunek zysków i strat to – obok bilansu i informacji dodatkowej – jeden z elementów sprawozdania finansowego. Lektura tego zestawienia pozwala uzyskać odpowiedź na pytanie, czy w danym okresie (najczęściej 12 miesięcy) firma zarobiła, czy też przeciwnie – odnotowała stratę. 

Z uwagi na informacje, jakie można wyczytać z rachunku zysków i strat, dokument ten jest istotny z perspektywy kadry zarządzającej, ale nie tylko. Może on również być przydatny dla osób i podmiotów potencjalnie zainteresowanych współpracą z firmą – mowa m.in. o inwestorach i instytucjach finansowych oraz pracownikach i kontrahentach. 

Kto musi sporządzić rachunek zysków i strat?

Przygotowanie rachunku zysków i strat jest obligatoryjne dla tych podmiotów, które sporządzają sprawozdanie finansowe, czyli prowadzą księgi rachunkowe. Z Ustawy o Rachunkowości wynika, że są to choćby: 

• spółki handlowe – niektóre osobowe i wszystkie kapitałowe, również w organizacji; 
• osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie – gdy przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro; 
• oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, które działają na terenie Polski. 

Główne zasady sporządzania rachunku zysków i strat

Jest kilka zasad, o których trzeba pamiętać, sporządzając rachunek zysków i strat. Dwie kluczowe reguły są następujące: 

• zasada memoriału – sprowadza się do ujęcia wszystkich przychodów i kosztów, które dotyczą danego okresu, niezależnie od tego, czy zostały uregulowane; 
• zasada współmierności kosztów i przychodów – ta zasada zakłada uwzględnienie kosztu w okresie, w którym przyczynił się on do wygenerowania przychodu. 

Kluczowe elementy rachunku zysków i strat

Rachunek zysków i strat przygotowuje się w oparciu o wzory, które są załącznikami do Ustawy o Rachunkowości. To właśnie tam należy szukać odpowiedzi na pytanie, jakie informacje są wykazywane w rachunku zysków i strat.  

W rachunku zysków i strat każdego przedsiębiorstwa można też wskazać pewne wspólne informacje. Należą do nich choćby: 

• przychody wraz z kosztami, które zostały wygenerowane w związku ze sprzedażą, 
• przychody i koszty finansowe, 
• wynik finansowy, czyli zysk lub strata. 

Metody sporządzania rachunku zysków i strat

Ustawa o Rachunkowości przewiduje dwie metody sporządzania rachunku zysków i strat – wariant kalkulacyjny i wariant porównawczy. Różnica między nimi sprowadza się do sposobu zaprezentowania kosztów. 

Wariant kalkulacyjny 

Rachunek zysków i strat – wariant kalkulacyjny zakłada, że poniesione koszty zostaną przyporządkowane do miejsc, w których powstają. Punkty te mogą być różne – produkcja, sprzedaż czy ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W konsekwencji wariant kalkulacyjny jest szczególnie popularny m.in. w firmach produkcyjnych – zapewnia wgląd w informacje o koszcie wytworzenia sprzedawanego produktu czy koszcie jego transportu. 

Wariant porównawczy 

Rachunek zysków i strat – wariant porównawczy jest skoncentrowany na przedstawieniu kosztów według ich rodzaju. Stąd pojawić mogą się m.in. następujące pozycje: koszty energii, koszty wynagrodzeń czy koszty usług obcych. Jak łatwo zauważyć, wariant porównawczy pozwala szybko zidentyfikować najbardziej kosztowne obszary działalności i dlatego też może być punktem wyjścia podczas poszukiwania oszczędności. 

Jak sporządzić rachunek zysków i strat – krok po kroku

Sporządzenie rachunku zysków i strat to zadanie dla specjalisty, który zna aktualne przepisy i ma doświadczenie w przygotowywaniu takich dokumentów (szczególnie gdy w grę wchodzi księgowość e-commerce, gdzie dochodzą m.in. zwroty, prowizje marketplace czy rozliczenia płatności). Oto jak zrobić rachunek zysków i strat krok po kroku:

1. wybór wariantu, w jakim zostanie sporządzony rachunek zysków i strat – do wyboru są wspomniane wyżej warianty kalkulacyjny i porównawczy; 
2. przygotowanie informacji niezbędnych do sporządzenia rachunku zysków i strat – będą to m.in. przychody ze sprzedaży i koszty; 
3. przygotowanie rachunku zysków i strat z uwzględnieniem zasad – mowa o zasadzie współmierności kosztów i przychodów oraz zasadzie memoriału; 
4. sprawdzenie danych przed wygenerowaniem rachunku – tylko rzetelny rachunek zysków i strat będzie przydatny dla menedżerów czy inwestorów. 

Kiedy można zastosować uproszczony rachunek zysków i strat?

Uproszczony rachunek zysków i strat jest dozwolony dla niektórych firm – mowa o tych podmiotach, które spełniają kryteria jednostki mikro lub jednostki małej. Definicje tych jednostek można znaleźć w ustawie o rachunkowości. 

Zarówno jednostka mikro, jak i jednostka mała nie może przekroczyć co najmniej dwóch z trzech wskazanych wielkości za dany okres, np. rok obrotowy, za który sporządziła sprawozdanie finansowe. W przypadku jednostki mikro wielkości są następujące: 

• 2 000 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego; 
• 4 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy; 
• 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty. 

Jak dokonać analizy rachunku zysków i strat?

Analiza rachunku zysków i strat wymaga czasu – należy dokładnie zapoznać się z każdą pozycją uwzględnioną w dokumencie. Podstawową kwestią jest wynik finansowy – może to być zysk lub strata. Oprócz tego istnieją inne aspekty, na które warto zwrócić uwagę. Ich przykładem są koszty. Wysokie koszty pozwalają wytypować obszary, które mają potencjał do optymalizacji.  

Niekiedy warto też przeanalizować rachunek zysków i strat z kilku lat – pozwala to uzyskać informacje, jak sytuacja firmy zmieniała się w czasie. 

Na co zwrócić uwagę podczas analizy? 

Podczas analizy sprawozdania finansowego – w tym rachunku zysków i strat – szczególną uwagę warto zwrócić na możliwość wystąpienia zdarzeń jednorazowych. Może to być np. sprzedaż nieruchomości czy ruchomości (maszyn, urządzeń, pojazdów), do których doszło w ciągu roku. Powód jest prosty – każde takie zdarzenie nie pozostaje bez wpływu na rachunek zysków i strat, ale jest incydentalne, czyli nie będzie kształtować wyników finansowych firmy w przyszłości. 

Rachunek zysków i strat a bilans

Jedno z częściej pojawiających się pytań dotyczy różnicy między rachunkiem zysków i strat a bilansem. Rachunek zysków i strat prezentuje wynik finansowy podmiotu gospodarczego, podczas gdy bilans jest skoncentrowany na stanie majątku i źródłach jego finansowania. Oznacza to, że informacje zawarte w tych dokumentach nie pokrywają się, ale uzupełniają. Dostęp do nich może pomóc w zaplanowaniu zarówno optymalizacji kosztów, jak i inwestycji, które pozwolą firmie umocnić swoją pozycję na rynku. 

Jakie są zalety przygotowywania rachunku zysków i strat?

Wymogu przygotowania rachunku zysków i strat nie można rozpatrywać jedynie w kategorii ustawowego obowiązku – podobnie jak pełna księgowość, tworzone w oparciu o nią dokumenty to źródło cennych informacji, które mogą pomóc w prowadzeniu działalności. Z rachunku zysków i strat osoby zarządzające przedsiębiorstwem mogą dowiedzieć się m.in. czy firma generuje zysk i które jej obszary są odpowiedzialne za wygenerowanie największych kosztów. 

Informacje zawarte w rachunku zysków i strat pozwalają ocenić kondycję przedsiębiorstwa i mogą pomóc w podjęciu decyzji o wprowadzeniu niezbędnych zmian. 

Sprawdź nasz cennik usług księgowych

Nie trać czasu na oczekiwanie na oferty. Oblicz miesięczny kosz księgowości swojej firmy już teraz!

Kalkulator usług księgowych

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jeżeli powyższy artykuł o rachunku zysków i strat nie odpowiedział na wszystkie Twoje pytania, zapoznaj się również z poniższą sekcją. Znajdziesz w niej odpowiedzi na często zadawane pytania właśnie o rachunek zysków i strat.