Rozliczenia VAT w krajach Unii Europejskiej dla rezydentów UE i podmiotów spoza UE – porady i wskazówki

1. VAT w UE - Miejsce opodatkowania

Zacznijmy od ustalenia miejsca opodatkowania. Aby to zrobić, należy wziąć pod uwagę kilka czynników:

• kraj pochodzenia i kraj przeznaczenia towarów;
• status klienta – prywatny (sprzedaż B2C) lub biznesowy (B2B);
• łączna wartość towarów i usług sprzedawanych klientom prywatnym z UE.

Model sprzedaży

Kolejnym czynnikiem, który wpływa na miejsce opodatkowania i opodatkowanie ogółem jest model sprzedaży.

B2B

Sprzedaż B2B zakłada 2 możliwości:

• transgraniczną dostawę towarów, która jest objęta 0% stawką VAT w UE;
• lokalną sprzedaż, która podlega regulacjom VAT kraju, w którym znajdują się towary.

Jednakże, aby skorzystać ze stawki 0% VAT przy prowadzeniu wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów (perspektywa sprzedawców) i wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów (perspektywa konsumentów), nabywca musi być aktywnym płatnikiem VAT, a sprzedawca musi posiadać dowód wysyłki towarów do innego państwa członkowskiego UE.

To czy kontrahent jest ważnym płatnikiem, można sprawdzić VAT na stronie Komisji Europejskiej, wprowadzając numer VAT kontrahenta. Jeśli konsument nie jest aktywnym płatnikiem VAT, sprzedawca powinien użyć stawki VAT odpowiedniej dla towarów i usług sprzedawanych w kraju opodatkowania.

B2C

Jeśli jesteś mieszkańcem UE i prowadzisz sprzedaż do innych państw członkowskich, musisz uważać na limit sprzedaży na odległość w UE równy 10 000 EUR. Dotyczy to całej sprzedaży B2C w krajach UE.

Przed przekroczeniem limitu

Przed przekroczeniem ww. limitu, należy stosować stawki VAT obowiązujące w swoim kraju i rozliczać się z VAT tam, jak gdyby była to sprzedaż lokalnym klientom.

Co więcej, wspomniany limit ma zastosowanie w sytuacjach, gdy ktoś sprzedaje towary ze swojego kraju zamieszkania. Jeśli produkty są przechowywane za granicą i sprzedawane stamtąd, należy lokalnie zarejestrować się do VAT.

Po przekroczeniu limitu

Po przekroczeniu limitu istnieją dwie możliwości. Jedną z nich jest lokalna rejestracja do VAT w kraju, do którego wysyłane są towary, stosowanie stawek VAT obowiązujących w tym kraju i lokalne rozliczanie się z VAT.

Z kolei alternatywę stanowi wybór procedury VAT OSS.

2. Rozliczanie VAT w UE - VAT OSS

VAT OSS to specjalna, dobrowolna procedura, która dotyczy całej sprzedaży B2C danej firmy, realizowanej z jednego państwa członkowskiego UE do prywatnych klientów z innego kraju. W jej ramach przedsiębiorca ma możliwość rozliczać podatek VAT w kraju siedziby, w formie kwartalnej, zbiorowej deklaracji.

UWAGA: VAT OSS dotyczy tylko sprzedaży między państwami członkowskimi i do prywatnych klientów. Nie można korzystać z tej procedury, gdy magazynuje się towary np. w czeskim magazynie i sprzedaje czeskim klientom lub klientom z Europy, ale nie z państwa członkowskiego, np. Szwajcarii.

Ponadto, gdy ktoś decyduje się na korzystanie z procedury, musi stosować ją do całej sprzedaży B2C, którą prowadzi w państwach członkowskich.

Rejestracja VAT OSS

Przed użyciem VAT OSS, należy zarejestrować się do tej procedury. Jest to możliwe w kraju rezydencji podatkowej. Co więcej, korzystanie z procedury jest możliwe począwszy od kwartału następującego po kwartale rejestracji, która wymaga złożenia odpowiedniego formularza rejestracyjnego i kompletu dokumentów.

VAT OSS dla firm spoza UE

Procedura VAT OSS jest również dostępna dla firm spoza UE. Jednakże, aby z niej skorzystać, nierezydenci muszą najpierw uzyskać lokalny numeru VAT w dowolnym państwie członkowskim, a następnie przystąpić do rejestracji OSS.

UWAGA: Użytkownicy VAT OSS muszą prowadzić rejestr transakcji przez 10 lat, począwszy od roku następującego po danym roku podatkowym. Powinien on zawierać takie dane jak:

• państwo członkowskie konsumpcji,
• typ świadczonej usługi / opis wysłanych towarów,
• data świadczenia / dostawy,
• podstawa opodatkowania,
• kwoty zwiększające lub zmniejszające podstawę opodatkowania,
• stosowana stawka VAT,
• kwota VAT wraz z walutą,
• data i kwota otrzymanych płatności.

Pełna lista wymaganych dowodów jest dostępna w artykule 63 rozporządzenia wykonawczego Komisji nr 282/2021.

Ponadto, dokumentacja powinna być archiwizowana elektronicznie i udostępniana władzom z państwa członkowskiego identyfikacji oraz państw członkowskich konsumpcji, kiedy tego zażądają. Możliwe jest również prowadzenie fizycznej archiwizacji, jednak powinno to być ustalone wcześniej z odpowiednimi urzędnikami.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Świetnie trafiłeś! Odezwij się do nas, wskaż, co jest problematyczne, a resztą zajmą się nasi specjaliści VAT Compliance. Niezależnie czy są to kwestie dotyczące VAT lub VAT OSS, czy może księgowość w e-commerce.

Umów się na konsultację

3. Rozliczanie VAT w UE - Kiedy zarejestrować się do VAT?

Jak wspomnieliśmy wcześniej, istnieją pewne przypadki, w których należy zarejestrować się do VAT lokalnie.

Limit sprzedaży na odległość

Pierwszym z nich jest przekroczenie limitu sprzedaży B2C na odległość w państwach członkowskich i niekorzystanie z procedury VAT OSS.

Zagraniczny magazyn lub centrum realizacji

Innym przypadkiem, gdy wymagana jest lokalna rejestracja VAT, jest przechowywanie towarów w innym kraju. W takiej sytuacji należy uzyskać lokalny numer VAT i składać lokalne deklaracje VAT dotyczące sprzedaży klientom w tym samym kraju. Jednakże, przy sprzedaży klientom prywatnym z innego państwa członkowskiego, możliwe jest korzystanie z VAT OSS.

Dokumenty wymagane do lokalnej rejestracji

Chociaż procesy rejestracji VAT różnią się w każdym kraju, istnieją pewne dokumenty, które zawsze lub prawie zawsze są wymagane, kiedy przedsiębiorca ubiega się o lokalny numer VAT. Obejmują one, między innymi:

• kopię statutu lub memorandum stowarzyszenia firmy, przetłumaczone na język lokalny;
• wpis do rejestru handlowego wraz z tłumaczeniem przysięgłym;
• potwierdzenie rejestracji VAT w kraju macierzystym;
• dowody działalności gospodarczej w kraju, takie jak faktury wykazujące transakcje z lokalnymi kontrahentami;
• pełnomocnictwo (dla firm spoza Unii Europejskiej);
• paszport lub dowód osobisty.

Podmioty spoza UE

Wiele podmiotów spoza UE prowadzi sprzedaż do prywatnych klientów lub kontrahentów biznesowych z państw członkowskich. Zatem omówmy również przepisy, które mają zastosowanie w takich sytuacjach.

4. Rozliczanie VAT w UE - Sposób opodatkowania dla firm spoza UE

Sposób opodatkowania dla firm spoza UE zależy od:

• statusy klienta: prywatny (B2C) czy biznesowy (B2B);
• kraju, w którym przechowywane są towary;
• wartości sprzedaży.

Sprzedaż B2B

Gdy sprzedawca spoza UE prowadzi sprzedaż B2B z nabywcą z państw członkowskich, a towary są wysyłane spoza Unii Europejskiej do państwa członkowskiego, nie ma obowiązku naliczania VAT. W takim przypadku nabywca ma obowiązek uznać transakcję za import towarów, a VAT powinien być naliczany przez niego, przy użyciu mechanizmu odwrotnego obciążenia, stosując stawkę VAT obowiązującą w ich kraju.

Jednakże, gdy podmiot spoza UE prowadzi sprzedaż B2B i wysyła towary z magazynu zlokalizowanego na terenie państwa członkowskiego, powinien on zapoznać się z lokalnymi przepisami VAT. W większości przypadków będą musieli naliczyć VAT za takie transakcje.

Sprzedaż B2C

Firma bez siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w UE, która sprzedaje prywatnym klientom z państw członkowskich, musi wziąć pod uwagę kilka czynników dotyczących rozliczeń VAT:

• Kraj wysyłki

Pierwszym z nich jest kraj, z którego wysyłane są towary.

Jeśli jest to kraj UE, wówczas należy zarejestrować się do VAT lokalnie w kraju sprzedaży lub skorzystać z procedury VAT OSS. Jednakże, wymaga to również lokalnej rejestracji VAT w kraju, w którym przedsiębiorca planuje zarejestrować się do VAT OSS, co może okazać się najlepszą opcją, gdy prowadzi sprzedaż do klientów z wielu państw członkowskich.

Jeśli towary są wysyłane z kraju spoza UE, wówczas ogólnie stosuje się VAT od importu. Dlatego sprzedawcy powinni zaznaczyć kraj wysyłki w swoich ofertach.

• Platforma sprzedaży

Drugim czynnikiem jest platforma, przez którą odbywają się transakcje.

Od 1 lipca 2021 platformy sprzedażowe mają obowiązek pobierać VAT od sprzedaży, gdy sprzedawca ma siedzibę poza UE, a towary są wysyłane z terytorium państwa członkowskiego do prywatnego klienta. W takim przypadku stawki VAT zależą od kraju, do którego wysyłane są towary.

5. Rozliczanie VAT w UE - VAT IOSS

VAT IOSS jest przeznaczony dla przedsiębiorców spoza UE, którzy importują towary do państw członkowskich. Aby skorzystać z tej procedury, należy zarejestrować się lokalnie do VAT w wybranym państwie członkowskim, a następnie, posiadając już lokalny numer VAT, złożyć wniosek o rejestrację VAT IOSS.

Dodajmy, że VAT IOSS jest opcjonalny i pozwala rozliczać VAT tylko dla transakcji o wartości poniżej 150 EUR.

Rozliczenia VAT w krajach UE dla mieszkańców UE i osób spoza UE – podsumowanie

Poruszanie się po skomplikowanym systemie rozliczeń VAT w Unii Europejskiej, zarówno jako mieszkaniec UE, jak i podmiot spoza UE, wymaga kompleksowego zrozumienia zarówno ogólnounijnych regulacji, jak i przepisów poszczególnych krajów. Zawiłości przepisów VAT, w tym ustalenie miejsca opodatkowania, VAT OSS, VAT IOSS oraz implikacje przekroczenia progów sprzedaży, wymagają starannego przestrzegania przepisów i strategicznego planowania.

Aspekty VAT mogą być wyzwaniem, w przypadku braku doświadczenia związanego z prowadzeniem sprzedaży na rynkach państw członkowskich UE. Niemniej, nawet posiadając już takie doświadczenie, należy pamiętać, że przepisy różnią się w zależności od kraju, a każde państwo posiada własne regulacje.

Dlatego, jeśli potrzebujesz wsparcia i porad dotyczących VAT i spraw VAT OSS – rejestracji, rozliczeń lub deklaracji – umów się na konsultację i daj nam znać, co stanowi problem, a nasz zespół specjalistów VAT Compliance zajmie się resztą.