Sprzedaż bezrachunkowa – jak ją prawidłowo ewidencjonować?

Co to jest i na czym polega sprzedaż bezrachunkowa?

Sprzedaż bezrachunkowa to transakcja sprzedaży towaru (usługi) na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, która nie została potwierdzona dokumentem sprzedaży – fakturą VAT lub paragonem. Gdyby jednak nabywca zażądał wystawienia faktury, sprzedawca będzie miał obowiązek ją wygenerować. Wówczas nie można już mówić o sprzedaży bezrachunkowej.

Sprzedaż bezrachunkowa jest możliwa, gdyż nie każdego przedsiębiorcę dotyczy obowiązek kasy fiskalnej. Ta grupa podmiotów jednak się kurczy – od 1 lipca 2025 r. na kolejną grupę podatników nałożono obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kas fiskalnych. Zmiany te są podyktowane przeciwdziałaniem aktywności w szarej strefie.

Kto może prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Przedsiębiorcy, którzy nie muszą dokumentować sprzedaży fakturą czy paragonem z kasy fiskalnej, prowadzą ewidencję sprzedaży bezrachunkowej. Jeżeli zastanawiasz się, czy Ty również możesz prowadzić taką ewidencję, to musisz wiedzieć, że sprzedaż bezrachunkowa ma miejsce tylko w niektórych sytuacjach – wówczas gdy łącznie spełnione są 3 następujące warunki:

1. Sprzedawca nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Przykładowo kasa fiskalna przy sprzedaży internetowej jest zbędna, gdy przedsiębiorca spełnia wymogi wskazane w przepisach – jednym z nich jest przyjmowanie zapłaty za towar w formie bezgotówkowej (na rachunek bankowy).
2. Nabywcą towaru lub usługi jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej lub rolnik ryczałtowy (sprzedaż B2C). Bezrachunkowa ewidencja sprzedaży nie dotyczy przedsiębiorców, którzy współpracują z innymi przedsiębiorcami, prowadząc sprzedaż B2B.
3. Sprzedaż nie jest potwierdzona dokumentem. To sytuacja, w której sprzedający nie wystawił paragonu na kasie fiskalnej lub faktury VAT, a nabywca nie zażądał takiego dokumentu.

Gdy będziesz spełniać powyższe warunki (będziesz dokonywać sprzedaży bezrachunkowej), obejmie Cię obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej.

Co powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej?

Wytyczne w zakresie informacji, jakie powinna zawierać ewidencja sprzedaży bezrachunkowej, znajdują się w § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Można tam przeczytać, że ewidencja sprzedaży musi zawierać co najmniej następujące dane:

• numer kolejny wpisu,
• datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami,
• wysokość przychodu.

Chociaż nie jest to wymagane, to przedsiębiorcom zaleca się również opisanie każdej transakcji poprzez wskazanie, czego ona dotyczyła.

Dodatkowym wymogiem stawianym przed podatnikiem prowadzącym sprzedaż bezrachunkową jest zbroszurowanie ewidencji sprzedaży i ponumerowanie jej kart. Ponieważ część przedsiębiorców korzysta z usług biur rachunkowych (przykładem mogą właściciele e-sklepów, gdyż księgowość e-commerce ma swoją specyfikę), to we wspomnianym Rozporządzeniu znajduje się też informacja o miejscu prowadzenia ewidencji sprzedaży – jest to miejsce wykonywania działalności.

Jak dokumentować sprzedaż przy zwolnieniu z VAT?

Zdarza się, że przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z kasy fiskalnej i równocześnie korzysta ze zwolnienia z VAT. Jak powinien wówczas dokumentować sprzedaż? Przedsiębiorca ma do wyboru dwa sposoby – może: codziennie wystawiać i następnie księgować dowód księgowy albo prowadzić ewidencję sprzedaży i ujmować kwotę przychodu w księgach raz w miesiącu.

Kluczowe dla tego, która opcja będzie miała zastosowanie, jest to, czy przedsiębiorca w zakresie prowadzenia księgowości korzysta z pomocy biura rachunkowego. Więcej na ten temat przeczytasz poniżej.

Sprawdź nasz cennik usług księgowych!

Nie trać czasu na oczekiwanie na oferty. Oblicz miesięczny kosz księgowości swojej firmy już teraz!

Kalkulator usług księgowych

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stacjonarnej i wysyłkowej

Sprzedaż bezrachunkowa to zagadnienie, z którym możesz się spotkać, gdy planujesz sprzedawać towary – bez względu na to, czy sprzedaż będzie odbywać się w punkcie stacjonarnym, czy też za pośrednictwem sklepu internetowego. To rozróżnienie jest jednak istotne, gdy mowa o niuansach związanych z prowadzeniem ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – czynność ta jest bardziej czasochłonna w przypadku sprzedaży stacjonarnej.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej – sprzedaż stacjonarna

W przypadku sprzedaży stacjonarnej od podatnika wymagane jest prowadzenie dziennej ewidencji sprzedaży. Ewidencja ta musi zawierać wyżej wymienione informacje i dodatkowo podsumowanie wszystkich przychodów z danego dnia. Uzyskaną sumę umieszcza się w księgach, przy czym termin tej czynności jest zależny od tego, czy podatnik prowadzi księgowość samodzielnie, czy też korzysta w tym zakresie z profesjonalnego wsparcia. Zasady są następujące:

• przychód z danego dnia jest wykazywany najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży w dniu następnym – gdy przedsiębiorca prowadzi księgę przychodów i rozchodów samodzielnie;
• łączny przychód z danego miesiąca musi zostać zaksięgowany w księdze przychodów i rozchodów do 20. dnia kolejnego miesiąca – gdy podatnik korzysta z usług biura rachunkowego.

Sprzedaż bezrachunkowa stacjonarna jest dozwolona do limitu 20 000 zł obrotu, który dotyczy kwoty sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Jeśli prowadzisz stacjonarną działalność i przekroczysz ten limit, musisz zainstalować kasę fiskalną w ciągu dwóch miesięcy od końca miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie. Obowiązek ten dotyczy sprzedaży netto dla czynnych podatników VAT i sprzedaży brutto dla zwolnionych z VAT.

Bezrachunkowa ewidencja sprzedaży – sprzedaż wysyłkowa

Właściciele e-sklepów nie muszą prowadzić ewidencji sprzedaży bezrachunkowej – w ich przypadku wystarczą wyciągi bankowe. Jest jednak jeden warunek – wyciągi muszą być czytelne, czyli można na ich podstawie stwierdzić, jaki był przedmiot poszczególnych transakcji. Gdyby wyciągi nie pozwalały na ustalenie tej informacji, podatnik będzie zobowiązany do prowadzenia ewidencji na zasadach analogicznych do sprzedaży w punkcie stacjonarnym.

W przypadku czynnych podatników VAT, w prowadzonej ewidencji sprzedaży bezrachunkowej konieczne jest wyodrębnienie poszczególnych stawek VAT, ponieważ na ich podstawie podatnik ma obowiązek ustalić wysokość podatku VAT ze sprzedaży.

Jak wykazać sprzedaż bezrachunkową w JPK V7?

Sprzedaż bezrachunkowa u vatowca musi zostać wykazana w pliku JPK V7. W praktyce polega to na ujęciu sprzedaży bezrachunkowej w strukturze pliku i jej prawidłowym oznaczeniu – właściwy jest symbol „WEW”. Jeżeli planujesz nawiązać współpracę z firmą, która zapewni wsparcie w kwestiach związanych z prowadzeniem księgowości i rozliczeniami VAT, możesz to potraktować jako ciekawostkę – wysyłką JPK V7 zajmą się specjaliści.

Najczęściej zadawane pytania o sprzedaż bezrachunkową

Sprzedaż bezrachunkowa, podobnie jak jej ewidencja, to zagadnienia, które z oczywistych względów budzą zainteresowanie przedsiębiorców niekorzystających z kasy fiskalnej i prowadzących sprzedaż na rzecz konsumentów. Zapoznaj się z odpowiedziami na często zadawane pytania o sprzedaż bezrachunkową.

Czym jest i kto może prowadzić ewidencję sprzedaży bezrachunkowej?

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej to rejestr transakcji sprzedaży, których sprzedawca nie udokumentował fakturą VAT lub paragonem z kasy fiskalnej. Do prowadzenia ewidencji sprzedaży bezrachunkowej zobowiązani są podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż bezrachunkową – nie mają obowiązku ewidencjonować sprzedaży na kasie fiskalnej, ich klientami są konsumenci i nie dokumentują sprzedaży np. rachunkami.

Co musi znajdować się w ewidencji sprzedaży bezrachunkowej?

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej nie jest skomplikowanym i rozbudowanym rejestrem. Przeciwnie – z przepisów wynika obowiązek uwzględnienia w nim zaledwie 3 informacji. Są to: numer kolejny wpisu, data uzyskania przychodu i kwota przychodu. Jednocześnie w ewidencji przedsiębiorca może umieścić dodatkowe dane, jak choćby opis tego, czego transakcja dotyczyła – jaki produkt lub usługa została sprzedana.

Jak ewidencjonować sprzedaż bezrachunkową stacjonarną i wysyłkową?

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej stacjonarnej i ewidencja sprzedaży wysyłkowej różnią się między sobą. W pierwszym przypadku ewidencja powinna być prowadzona poprzez odnotowanie wszystkich kwot przychodu uzyskanego w danym dniu i następnie ich zsumowanie. Gdy sprzedaż jest prowadzona online, wystarczą wyciągi bankowe, o ile można na ich podstawie ustalić, jaki był przedmiot każdej transakcji.

Ewidencja sprzedaży bezrachunkowej - podsumowanie

Zastanawiasz się, czy kasa fiskalna przy sprzedaży zagranicznej jest koniecznością? Masz pomysł na e-sklep, ale gubisz się w przepisach podatkowych – nie wiesz, czy możesz prowadzić sprzedaż bezrachunkową? Pomóc może zespół Taxology – jesteśmy specjalistami od rozliczeń VAT i księgowości dla e-commerce.