Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna – kiedy należy ją posiadać?

Ogólne zasady dotyczące obowiązku kasy fiskalnej

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W większości przypadków przedsiębiorca musi ewidencjonować sprzedaż na kasie od momentu jej rozpoczęcia, chyba że korzysta ze zwolnienia. Zwolnienia te mogą wynikać z wysokości obrotu (do 20 000 zł rocznie) lub charakteru wykonywanych usług.

Sprzedaż przez internet a kasa fiskalna – co trzeba wiedzieć?

W przypadku sprzedaży internetowej obowiązek stosowania kasy fiskalnej zależy od kilku czynników: rodzaju oferowanych towarów, formy płatności, sposobu dostawy oraz statusu nabywcy. Co ważne, przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż online na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności mogą skorzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, o ile spełnią określone warunki – np. dokonują wyłącznie płatności bezgotówkowych, dostarczają towar przesyłkami kurierskimi lub pocztę oraz wystawiają dokument potwierdzający sprzedaż.

Ponadto, warto pamiętać, że niektóre produkty – jak alkohol, papierosy czy perfumy – zawsze wymagają ewidencji na kasie, niezależnie od formy sprzedaży. Dodatkowo, po przekroczeniu rocznego limitu 20 000 zł obrotu na rzecz konsumentów, kasa fiskalna w sklepie internetowym staje się obowiązkowa.

Z kolei nieco inne zasady będą dotyczyć kasy fiskalnej w zagranicznej sprzedaży online. W tym przypadku, w dużym uproszczeniu, nie kasa fiskalna nie będzie wymagana, gdy:

• Dostawa towarów jest opodatkowana na terytorium innego kraju członkowskiego UE;
• Sprzedaż wysyłkowa jest rozliczana w ramach specjalnej procedury VAT OSS;
• Sprzedaż następuje za pośrednictwem platform marketplace (np. Amazon czy eBay), które są odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe.

Jak można zauważyć, sprzedaż przez internet a kasa fiskalna to zagadnienie, które wymaga stałej uwagi i znajomości przepisów. Dlatego też w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, warto skonsultować je z ekspertem, by uniknąć błędów podatkowych.

Kto musi ewidencjonować sprzedaż online za pomocą kasy fiskalnej?

W przypadku sprzedaży online a kas fiskalnych, przedsiębiorcy często mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku posiadania kasy rejestrującej. Jednak istnieją konkretne kategorie towarów i usług, których sprzedaż – niezależnie od formy płatności czy wysokości obrotu – musi być obowiązkowo rejestrowana na kasie. Dotyczy to tzw. sprzedaży wrażliwej, uznawanej przez ustawodawcę za szczególnie podatną na nieprawidłowości.

Wśród towarów, których sprzedaż online wymaga ewidencji na kasie fiskalnej, znajdują się m.in.:

• Wyroby tytoniowe;
• Napoje alkoholowe (również piwo i wino);
• Perfumy i wody toaletowe;
• Części i akcesoria do pojazdów silnikowych (np. opony, tarcze hamulcowe, akumulatory);
• Sprzęt radiowy, telewizyjny i telekomunikacyjny;
• Sprzęt fotograficzny.

Kiedy nie trzeba mieć kasy fiskalnej w sklepie internetowym?

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna to kwestie, które budzą wątpliwości wśród wielu przedsiębiorców. Warto jednak zaznaczyć, że istnieją warunki, których spełnienie zwalnia sprzedawców z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej.

Nie musisz posiadać kasy fiskalnej jeżeli:

1. Realizuje w całości zapłatę bezgotówkową – np. za pomocą przelewu bankowego, płatność kartą płatniczą debetową lub kredytową czy systemu BLIK;
2. Dostawa towarów odbywa się w systemie wysyłkowym (za pośrednictwem firm kurierskich lub za pośrednictwem poczty);
3. Do każdej transakcji wystawiony jest dokument potwierdzający sprzedaż (np. faktura lub dowód zapłaty), zawierający dane nabywcy.

Spełniając powyższe warunki, sklep internetowy nie ma obowiązku rejestrowania każdej sprzedaży na kasie fiskalnej.

Należy jednak pamiętać o wymogu dotyczącym sposobu płatności oraz kwestii dowodów dokumentujących zapłatę – muszą one jednoznacznie wiązać daną transakcję z konkretnym zamówieniem. To właśnie na tę kwestię organy skarbowe zwracają szczególną uwagę podczas ewentualnych kontroli.

Podstawę prawną dla tego rodzaju zwolnień stanowi rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 24 listopada 2023 r. (Dz.U. 2023 poz. 2510), które jasno określa sytuacje, w których sprzedaż wysyłkowa może być prowadzona bez użycia kasy rejestrującej [źródło]

Ewidencja sprzedaży przez internet bez kasy fiskalnej

Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż internetową, a kasa fiskalna nie jest wymagana, nie oznacza to braku obowiązku dokumentowania transakcji.

Przedsiębiorca, który prowadzi sprzedaż online i korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej, nadal musi odpowiednio ewidencjonować przychody – przede wszystkim poprzez wystawianie faktur lub innych dowodów sprzedaży.

Faktura VAT dla firm

Przy sprzedaży na rzecz innych przedsiębiorców – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – wystawienie faktury VAT jest obowiązkowe.

Dotyczy to każdej transakcji, niezależnie od jej wartości. Nabywca będący firmą ma prawo żądać faktury i zazwyczaj oczekuje jej automatycznie.

Faktura dla osoby prywatnej (konsumenta)

W sytuacji, kiedy sprzedaż online nie wymaga kasy fiskalnej, a jest ona dokonywana na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, wystawienie faktury nie jest obowiązkowe z urzędu – chyba że klient o nią poprosi.

W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę najpóźniej w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży lub otrzymano zapłatę.

W praktyce, wielu przedsiębiorców sprzedających przez internet bez kasy fiskalnej wystawia dowody sprzedaży lub faktury imienne zawierające dane nabywcy, aby zachować przejrzystość transakcji i udokumentować powiązanie płatności z konkretnym zamówieniem – co jest szczególnie istotne przy kontrolach skarbowych i przy korzystaniu ze zwolnień.

Kasa fiskalna w sklepie internetowym – od jakiej kwoty?

W kwestii kasy fiskalnej a sklepu internetowego należy także wspomnieć o limicie, który zobowiązuje przedsiębiorców do zastosowania kas rejestrujących sprzedaż. Obecnie obowiązujący próg to 20 000 zł netto rocznie, a dotyczy on sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Po jego przekroczeniu, sklep internetowy traci prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej.

Ponadto, kiedy ww. kwota zostanie przekroczona przez sklep internetowy, kasa fiskalna musi zostać zainstalowana w tym przedsiębiorstwie, a czas na to wynosi dwa miesiące. Dodajmy, że termin na wyposażenie się w kasę rejestrującą i rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży jest liczony od końca miesiąca, w którym sklep internetowy przekroczył limit 20 000 zł.

Warto również zaznaczyć, że limit kasy fiskalnej sklepów internetowych, które rozpoczęły działalność w trakcie roku, nie przysługuje w pełnej wysokości. Ustalany jest proporcjonalnie, zgodnie z liczbą dni prowadzenia sprzedaży w danym roku podatkowym.

Obowiązek kasy fiskalnej a sprzedaż wysyłkowa za granicę

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna budzi wiele pytań, szczególnie przy transakcjach zagranicznych. W przypadku sprzedaży przez internet do osób fizycznych z UE, po przekroczeniu limitu 10 000 euro rocznie można skorzystać z procedury VAT OSS, co zwalnia z obowiązku używania kasy fiskalnej w Polsce.

Podobnie wygląda sytuacja przy eksporcie poza UE – wystarczy odpowiednia dokumentacja, np. faktura i dowód wywozu. Kluczowe jest jednak, by nabywcą nie był konsument z Polski – wtedy kasa fiskalna w sklepie internetowym może być nadal obowiązkowa.

Sprzedaż internetowa a kasa fiskalna - Podsumowanie

Temat sprzedaży przez internet a kasy fiskalnej budzi wiele pytań, a sam obowiązek posiadania kasy rejestrującej zależy od wielu czynników. Wśród tych można wskazać: rodzaju sprzedawanych towarów, sposobu płatności, formy dostawy, statusu nabywcy czy wartości rocznego obrotu.

Warto jednak zaznaczyć, że prowadząc sprzedaż internetową, kasa fiskalna okazać się nieobowiązkowa z racji przysługujących przedsiębiorcom zwolnień. Te można podzielić na podmiotowe i przedmiotowe, wymagające spełnienia określonych warunków.

Podsumowując, sklep internetowy a kasa fiskalna to temat, który wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale także systematycznego monitorowania zmian w prawie. Jeśli prowadzisz sprzedaż online i masz wątpliwości dotyczące obowiązku stosowania kasy fiskalnej – skonsultuj się z naszym doradcą podatkowym dla e-commerce. Pomożemy Ci dopasować rozwiązania do specyfiki Twojej działalności.