Uproszczona księgowość – na czym polega i kto może ją prowadzić?

Co to jest księgowość uproszczona? Definicja

Księgowość uproszczona (niepełna księgowość, mała księgowość) to – obok pełnej księgowości – jedna z dostępnych w Polsce form księgowości. Na pytanie, co to jest księgowość uproszczona, można też odpowiedzieć inaczej – to system ewidencji wyróżniający się rejestrowaniem jedynie podstawowych informacji o obrotach firmy (a nie szczegółowych, jak ma to miejsce w przypadku księgowości pełnej). Prowadzenie księgowości uproszczonej pozwala przedsiębiorcy ustalić m.in. wysokość podatku dochodowego.

Dowiedz się więcej i poznaj pozostałe różnice między księgowością pełną a uproszczoną.

Kto może stosować uproszczoną księgowość?

Nie każdy podmiot gospodarczy może prowadzić uproszczoną księgowość – wynika to wprost z przepisów. Znaczenie ma forma działalności. W art. 2 ustawy o rachunkowości został sprecyzowany katalog form prowadzenia działalności, dla których księgowość uproszczona jest dostępna (o ile nie zostanie przekroczony limit przychodów). Kto zatem może stosować uproszczoną księgowość? Są to:

• osoby fizyczne, 
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,
• przedsiębiorstwa w spadku działające zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

Warto pamiętać, że księgowość uproszczona nie jest obligatoryjna – to ukłon w stronę niewielkich podmiotów działających na rynku. Formalnie nie ma przeszkód, aby wybrać pełną księgowość, nawet jeżeli nie jest ona obowiązkowa. Taka decyzja może się opłacić, gdy istnieje duża szansa, że firma przekroczy limit przychodów.

Przeczytaj także –> Przejście z księgi podatkowej (KPiR) na pełne księgi rachunkowe

Do jakiej kwoty można prowadzić księgowość uproszczoną?

Nieprzypadkowo mówi się, że księgowość uproszczona jest przeznaczona dla małych firm. W tym przypadku sformułowanie „mała firma” nie odnosi się jednak do skali prowadzonej działalności, ale wysokości uzyskiwanych przychodów.

Aby osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą czy spółka partnerska mogły prowadzić księgowość uproszczoną, nie mogą one przekroczyć limitu wskazanego w przepisach – równowartości w walucie polskiej 2 500 000 euro. Jeżeli przychody netto uzyskane ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy są wyższe niż wskazana kwota, to obowiązkowa jest pełna księgowość.

Księgowość uproszczona krok po kroku – najważniejsze zasady

Księgowość uproszczoną można prowadzić na jeden z trzech sposobów: pierwszy przyjmuje formę Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów (PKPiR), drugi to ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, a trzeci to karta podatkowa. Poszczególne rodzaje księgowości uproszczonej różnią się stopniem skomplikowania:

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów. To prosta ewidencja uwzględniająca przychody i koszty. PKPiR prowadzą przedsiębiorcy, którzy rozliczają podatek na zasadach ogólnych lub liniowo. Księgę zakłada się na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej i może ona być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
2. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Księgowość w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych wymaga uwzględnienia jedynie przychodów, gdyż podatek płaci się właśnie od przychodu. W konsekwencji rejestrowanie kosztów uzyskania przychodów jest zbędne.
3. Karta podatkowa. W przypadku karty podatkowej przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji, gdyż wysokość podatku nie jest powiązana z uzyskiwanym dochodem. Od początku 2022 r. karta podatkowa nie jest już dostępna dla nowych firm – korzystają z niej wyłącznie przedsiębiorcy, którzy dokonali takiego wyboru przed zmianą przepisów.

W zależności od rodzaju prowadzonej działalności przedsiębiorca może też mieć obowiązek prowadzenia innych ewidencji. Przykładem może być ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Zalety i wady księgowości uproszczonej – co warto wiedzieć?

Wśród przedsiębiorców uproszczone formy księgowości cieszą się dużą popularnością, a to ze względu na ich zalety. Aby jednak ocenić, czy księgowość uproszczona jest lepszym wyborem od pełnej księgowości, należy uwzględnić też minusy tego rozwiązania. 

Zalety księgowości uproszczonej:

• Niskie koszty. Zarówno zakup oprogramowania do samodzielnego prowadzenia np. PKPiR, jak i skorzystanie ze wsparcia biura rachunkowego nie wiąże się z dużymi kosztami. W drugim przypadku warto poszukać biura z doświadczeniem w branży, w której działa przedsiębiorca. Jeżeli planujesz założyć sklep internetowy, to sprawdź, jak wybrać biuro rachunkowe dla e-commerce.
• Mniejsze nakłady pracy. W przypadku księgowości uproszczonej nie jest konieczne analizowanie i uwzględnianie każdej, nawet najdrobniejszej aktywności finansowej, a to z kolei oznacza spore oszczędności, gdy mowa o czasie potrzebnym na prowadzenie ewidencji.
• Brak konieczności sporządzania sprawozdań finansowych. Przygotowywanie sprawozdań finansowych i następnie składanie ich w Krajowym Rejestrze Sądowym jest elementem charakterystycznym dla pełnej księgowości – ta kwestia nie pojawia się w kontekście księgowości uproszczonej.

Wady księgowości uproszczonej:

• Ograniczona dostępność. Księgowość uproszczona nie jest dostępna dla każdego przedsiębiorcy. Przykład? Nie skorzysta z niej spółka z o.o., która prowadzi sklep internetowy. W jej przypadku księgowość e-commerce będzie musiała mieć formę ksiąg rachunkowych.
• Brak dodatkowych informacji. Księgowość uproszczona pozwala jedynie wyliczyć wysokość podatków. W praktyce przedsiębiorca nie otrzymuje szeregu dodatkowych, szczegółowych danych, które może wykorzystać podczas podejmowania decyzji biznesowych.

Ile kosztuje prowadzenie księgowości uproszczonej?

Trudno precyzyjnie wskazać koszt księgowości, gdyż zależy on od co najmniej kilku czynników – w tym formy opodatkowania, liczby dokumentów księgowych i dodatkowych usług, na jakie zdecyduje się przedsiębiorca (może to być choćby reprezentacja przed urzędami). Przykładowo przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, który nie zatrudnia pracowników, może otrzymać oferty w kwocie od 150 do 500 zł netto miesięcznie.

Koszt prowadzenia księgowości można też obniżyć, decydując się na jej samodzielne prowadzenie przy wsparciu np. dedykowanego oprogramowania. Wielu przedsiębiorców rezygnuje jednak z tej opcji na rzecz współpracy z biurem rachunkowym. Korzystanie z usług specjalistów zapewnia kompleksowe wsparcie, eliminuje konieczność śledzenia zmian w przepisach i pozwala w pełni skoncentrować się na rozwoju prowadzonego biznesu.

Przeczytaj także –>  Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?