VAT OSS czy rejestracja VAT w Niemczech – co powinna wybrać firma e-commerce?

VAT OSS czy niemiecki numer VAT – czy firma rzeczywiście ma wybór?

Procedura VAT OSS upraszcza rozliczanie określonych transgranicznych dostaw B2C. Pozwala wykazać VAT należny w innych państwach Unii za pośrednictwem jednej administracji podatkowej. Nie zmienia jednak miejsca opodatkowania sprzedaży i nie obejmuje wszystkich transakcji wykonywanych przez firmę e-commerce. W praktyce pytanie nie powinno więc brzmieć wyłącznie: „co będzie wygodniejsze – OSS czy niemiecka rejestracja?”. Najpierw trzeba ustalić, jakie transakcje wykonuje firma. Dopiero wtedy można określić, czy wystarczy OSS, czy potrzebny jest również lokalny numer VAT.

Niektóre firmy mogą korzystać tylko z OSS. Inne muszą zarejestrować się w Niemczech. W części modeli oba rozwiązania stosuje się równolegle, ponieważ każde z nich obejmuje inny rodzaj sprzedaży. Szczegółowe zasady działania procedury opisujemy w artykule co to jest VAT OSS. W tym tekście skupiamy się wyłącznie na jej relacji z niemiecką rejestracją VAT.

Kiedy firma e-commerce może rozliczać sprzedaż do Niemiec przez OSS?

Najbardziej typowy przypadek dotyczy polskiego sklepu internetowego, który przechowuje wszystkie produkty w Polsce i wysyła je stąd bezpośrednio do niemieckich konsumentów. Jeżeli firma korzysta z procedury OSS, może wykazywać w polskiej deklaracji OSS sprzedaż B2C opodatkowaną w Niemczech. Stosuje przy tym niemiecką stawkę VAT właściwą dla danego produktu. W takim modelu lokalna rejestracja w Niemczech zazwyczaj nie jest potrzebna wyłącznie z powodu sprzedaży wysyłkowej do tamtejszych konsumentów. Dotyczy to zarówno zamówień składanych w sklepie internetowym, jak i za pośrednictwem marketplace’u, jeżeli:

• produkty znajdują się w Polsce przed sprzedażą,
• wysyłka rozpoczyna się w Polsce,
• nabywcą jest konsument,
• towar trafia do Niemiec,
• sprzedaż może zostać objęta procedurą OSS.

Sam kanał sprzedaży nie przesądza o sposobie rozliczenia. Istotny jest rzeczywisty przepływ towaru.

Firma sprzedająca przez Amazon, eBay lub inną platformę może więc korzystać z OSS na podobnych zasadach jak sklep prowadzący sprzedaż wyłącznie przez własną stronę, o ile marketplace nie przejmuje rozliczenia VAT jako uznany dostawca i produkty nie są magazynowane za granicą.

Czy limit 10 000 euro oznacza obowiązek rejestracji w Niemczech?

Unijny limit 10 000 euro dotyczy łącznej wartości określonej sprzedaży B2C do konsumentów w innych państwach UE. Nie jest to osobny limit dla Niemiec ani dla każdego rynku. Po jego przekroczeniu sprzedaż jest co do zasady opodatkowana w państwie konsumenta. Firma może wtedy:

• rozliczać VAT należny w Niemczech przez OSS,
• albo zarejestrować się lokalnie i składać niemieckie deklaracje.

W modelu, w którym towary są wysyłane wyłącznie z Polski, OSS jest zazwyczaj prostszym rozwiązaniem. Pozwala uniknąć odrębnych rejestracji w każdym kraju, do którego firma sprzedaje konsumentom. Nie oznacza to jednak, że limit 10 000 euro ma zastosowanie do wszystkich obowiązków związanych z Niemcami. Nie chroni przed lokalną rejestracją, jeżeli jej powodem jest np. magazynowanie towarów albo wykonywanie transakcji krajowych.

Kiedy rejestracja do VAT w Niemczech jest konieczna mimo korzystania z OSS?

OSS obejmuje tylko wskazane rodzaje sprzedaży. Nie służy do raportowania wszystkich czynności, które mogą powstać w działalności e-commerce. Niemiecka rejestracja może być potrzebna m.in. wtedy, gdy firma:

• przechowuje własne towary w Niemczech,
• przemieszcza zapasy z Polski do niemieckiego magazynu,
• prowadzi sprzedaż krajową rozpoczynającą się i kończącą w Niemczech,
• importuje towary bezpośrednio na terytorium Niemiec,
• wysyła z Niemiec towary do przedsiębiorców w innych państwach UE,
• eksportuje produkty z Niemiec poza Unię Europejską.

W takich przypadkach obowiązek nie wynika wyłącznie ze sprzedaży na odległość do konsumentów. Firma wykonuje także transakcje, których nie można wykazać w deklaracji OSS.

Szczegółowe przypadki oraz przebieg lokalnej rejestracji opisujemy w poradniku dotyczącym rejestracji VAT w Niemczech.

Magazyn w Niemczech a możliwość korzystania z OSS

Przechowywanie towarów w Niemczech jest jednym z najczęstszych powodów, dla których samo OSS nie wystarcza. Jeżeli polska firma przewozi własne produkty z Polski do niemieckiego magazynu, najczęściej dochodzi do przemieszczenia własnych towarów. Po stronie polskiej może ono odpowiadać nietransakcyjnemu WDT, a w Niemczech nietransakcyjnemu WNT.

Zgodnie z art. 17 dyrektywy 2006/112/WE przemieszczenie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa do innego państwa członkowskiego jest co do zasady traktowane jak dostawa towarów. OSS nie służy do wykazania takiego przesunięcia. Firma musi rozliczyć nabycie w Niemczech przy wykorzystaniu lokalnego numeru VAT.

Dalsza sprzedaż z magazynu może natomiast obejmować kilka rodzajów transakcji:

• sprzedaż do niemieckiego konsumenta – rozliczaną lokalnie w Niemczech,
• sprzedaż B2C z Niemiec do konsumenta w innym państwie UE – możliwą do wykazania w OSS,
• sprzedaż B2B z Niemiec do firmy z innego państwa UE – rozliczaną według zasad właściwych dla dostaw wewnątrzwspólnotowych.

Firma posiadająca magazyn w Niemczech może więc nadal korzystać z OSS. Procedura nie zastąpi jednak lokalnych rozliczeń związanych z przechowywaniem zapasów i niemiecką sprzedażą krajową. Temat ten omawiamy szerzej w artykule Magazyn w Niemczech a VAT – kiedy polska firma musi się zarejestrować?.

Przykład 1: sklep wysyłający wszystkie zamówienia z Polski

Polska firma prowadzi sklep internetowy i sprzedaje produkty konsumentom w Polsce, Niemczech, Czechach oraz Austrii. Cały towar przechowuje w magazynie pod Poznaniem. Każde zamówienie do zagranicznego klienta jest wysyłane bezpośrednio z Polski. Firma nie posiada zapasów w innych państwach i nie wykonuje tam lokalnych dostaw. W takim modelu sprzedaż do niemieckich konsumentów może zostać rozliczona przez OSS. Uzyskanie niemieckiego numeru VAT tylko z powodu tych dostaw zazwyczaj nie jest konieczne. Firma powinna jednak stosować niemieckie stawki VAT, prawidłowo przypisywać kraj konsumpcji i uwzględniać sprzedaż w kwartalnych deklaracjach OSS.

Przykład 2: sklep korzystający z magazynu w Niemczech

Firma wysyła część zapasów z Polski do centrum fulfillmentowego w Niemczech. Z niemieckiego magazynu obsługiwane są zamówienia klientów niemieckich oraz konsumentów z innych państw UE. W tym przypadku samo OSS nie wystarczy.

Firma powinna zasadniczo posiadać niemiecki numer VAT, aby rozliczyć przemieszczenie własnych produktów i lokalną sprzedaż do odbiorców w Niemczech. Jednocześnie może korzystać z OSS w Polsce w odniesieniu do odpowiednich dostaw B2C wysyłanych z Niemiec do konsumentów w innych państwach Unii. Nie jest to wybór pomiędzy dwoma konkurencyjnymi systemami. Niemiecka deklaracja i OSS obejmują inne transakcje.

Amazon FBA w Niemczech – OSS czy lokalna rejestracja?

Korzystanie z Amazon FBA wymaga sprawdzenia, w których krajach platforma może przechowywać zapasy sprzedawcy. Jeżeli towary znajdują się w niemieckim centrum FBA, polska firma najczęściej potrzebuje niemieckiego numeru VAT. Obowiązek może powstać już w związku z przemieszczeniem produktów do magazynu, niezależnie od wartości sprzedaży.

OSS może być następnie używany do rozliczenia odpowiednich dostaw B2C z Niemiec do konsumentów w innych krajach UE. Nie obejmie jednak niemieckiego WNT ani lokalnej sprzedaży realizowanej z niemieckiego magazynu do niemieckiego klienta. Przy programach pozwalających Amazonowi rozmieszczać zapasy w kilku państwach należy przeanalizować obowiązki w każdym kraju magazynowania. Udostępnienie oferty na Amazon.de nie jest więc najważniejszym kryterium. Decyduje rzeczywista lokalizacja produktu.

Obowiązki dotyczące tego modelu opisujemy dokładniej w artykule: Amazon FBA w Niemczech a VAT – obowiązki polskiego sprzedawcy.

Sprzedaż przez marketplace a wybór sposobu rozliczenia VAT

Marketplace może pełnić różne role. Czasami jest wyłącznie pośrednikiem udostępniającym platformę i obsługę logistyczną. W określonych przypadkach może zostać uznany dla celów VAT za dostawcę i odpowiadać za rozliczenie podatku od sprzedaży do konsumenta. Nie oznacza to automatycznie, że przejmuje wszystkie obowiązki przedsiębiorcy.

Po stronie sprzedawcy mogą pozostać m.in.:

• przemieszczenia zapasów pomiędzy państwami,
• lokalne nabycia towarów,
• sprzedaż B2B,
• import,
• transakcje nieobjęte mechanizmem uznanego dostawcy.

Nie należy więc podejmować decyzji o rezygnacji z rejestracji wyłącznie na podstawie informacji, że platforma pobrała VAT od określonego zamówienia. Trzeba sprawdzić cały model logistyczny oraz pozostałe transakcje firmy.

Czy dobrowolna rejestracja w Niemczech może zastąpić OSS?

Firma wysyłająca towary z Polski do niemieckich konsumentów może zdecydować się na lokalną rejestrację zamiast wykazywania tej sprzedaży w OSS. Takie rozwiązanie oznacza jednak konieczność bezpośredniego rozliczania podatku z niemiecką administracją czyli rozliczenie VAT za granicą. Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje konsumentom również w innych krajach UE, rezygnacja z OSS może prowadzić do konieczności uzyskania numerów VAT w kilku państwach.

Dlatego w typowym modelu sprzedaży B2C prowadzonej z jednego magazynu w Polsce OSS jest najczęściej rozwiązaniem bardziej praktycznym. Jedna rejestracja pozwala objąć sprzedaż do konsumentów w wielu państwach członkowskich. Taxology wskazuje również, że przy korzystaniu z OSS lokalne deklaracje nadal pozostają potrzebne w państwach, w których firma magazynuje towary. Lokalna rejestracja może mieć uzasadnienie, gdy firma wykonuje w Niemczech również inne transakcje, chce odliczać podatek wykazywany w niemieckich rozliczeniach albo jej model operacyjny i tak wymaga posiadania niemieckiego numeru VAT.

Czy VAT od niemieckich kosztów można odliczyć w OSS?

Deklaracja OSS służy do wykazywania podatku należnego od objętej nią sprzedaży. Nie służy natomiast do odliczania podatku naliczonego od niemieckich zakupów.

Sposób odzyskania VAT zależy od sytuacji firmy. Jeżeli przedsiębiorca nie jest zarejestrowany w Niemczech i nie ma obowiązku składania tam deklaracji, podatek od określonych kosztów może podlegać procedurze VAT Refund. Jeżeli firma posiada niemiecki numer VAT i składa lokalne deklaracje, podatek naliczony związany z niemiecką działalnością jest zasadniczo rozliczany w tych deklaracjach, o ile spełnione są warunki odliczenia.

Nie należy zatem wybierać między OSS a niemiecką rejestracją tylko na podstawie sposobu odzyskiwania pojedynczych kosztów. Najpierw trzeba ustalić, czy charakter transakcji powoduje lokalny obowiązek rejestracyjny

Jak ustalić, którego sposobu rozliczenia VAT potrzebuje firma?

Analiza powinna rozpocząć się od odwzorowania przepływu towarów. Warto ustalić:

• w jakich państwach towary są przechowywane,
• skąd rozpoczynają się wysyłki,
• do jakich krajów trafiają produkty,
• czy odbiorcami są konsumenci, czy przedsiębiorcy,
• czy firma przemieszcza własne zapasy pomiędzy krajami,
• czy importuje albo eksportuje towary przez Niemcy,
• czy marketplace może relokować zapasy,
• w których transakcjach platforma rozlicza VAT jako uznany dostawca.

Na tej podstawie można przypisać sprzedaż do właściwych deklaracji.

Najczęstsze błędy przy wyborze między OSS a niemiecką rejestracją

Do problemów najczęściej prowadzą:

• uznanie OSS za zamiennik każdej zagranicznej rejestracji VAT,
• nieuwzględnianie kraju, w którym znajduje się towar,
• stosowanie limitu 10 000 euro osobno dla każdego państwa,
• oczekiwanie z rejestracją do momentu pierwszej sprzedaży,
• rozliczanie całej sprzedaży z niemieckiego magazynu w OSS,
• pomijanie dostaw B2B i przemieszczeń własnych zapasów,
• ustalanie miejsca sprzedaży na podstawie wersji marketplace’u,
• brak kontroli nad relokacjami wykonywanymi przez operatora logistycznego.

Najważniejsze jest rozdzielenie kanału sprzedaży od modelu logistycznego. Zamówienie może zostać złożone na niemieckiej platformie, ale wysłane z Polski. Może też zostać złożone przez polskiego klienta, choć produkt znajduje się w Niemczech

VAT OSS czy rejestracja VAT w Niemczech – podsumowanie

Jeżeli firma przechowuje towary wyłącznie w Polsce i wysyła je do niemieckich konsumentów, sprzedaż najczęściej może być rozliczana przez VAT OSS. Lokalna rejestracja staje się natomiast potrzebna, gdy przedsiębiorca utrzymuje zapasy w Niemczech albo wykonuje tam transakcje nieobjęte procedurą.

W części modeli oba rozwiązania stosuje się równolegle. Niemiecka deklaracja obejmuje wtedy m.in. lokalne nabycia i sprzedaż krajową, a OSS odpowiednie dostawy B2C do konsumentów w pozostałych państwach UE.