Zakupy z AliExpress, Temu i chińskich platform w kosztach JDG. Jak je rozliczyć?

Czy zakup z chińskiej platformy może być kosztem firmy?

Zakup z AliExpress, Temu lub innej zagranicznej platformy może być kosztem uzyskania przychodu w JDG, jeżeli spełnia ogólne warunki podatkowe. Wydatek powinien być:

• związany z prowadzoną działalnością,
• poniesiony w celu uzyskania przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu,
• rzeczywiście zapłacony,
• odpowiednio udokumentowany,
• niewymieniony w katalogu wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów.

Przykładowo, jeżeli prowadzisz sklep internetowy i kupujesz na chińskiej platformie etui, kable, ozdoby, akcesoria albo inne towary do dalszej sprzedaży, taki zakup co do zasady może mieć związek z przychodem. Podobnie będzie przy zakupie materiałów do pakowania, drobnych narzędzi czy wyposażenia wykorzystywanego w firmie.

Inaczej wygląda sytuacja przy zakupach prywatnych. Samo opłacenie zamówienia z firmowego konta nie wystarczy, jeżeli produkt nie ma realnego związku z działalnością.

Czy do zakupu z AliExpress lub Temu trzeba mieć fakturę?

Najbezpieczniejszym dokumentem jest faktura albo rachunek wystawiony na firmę. W praktyce wielu sprzedawców z chińskich platform nie wystawia jednak dokumentów odpowiadających polskiej fakturze. Często przedsiębiorca otrzymuje jedynie potwierdzenie zamówienia, dokument z platformy, paragon elektroniczny albo podsumowanie płatności.

Brak klasycznej faktury nie musi automatycznie oznaczać, że wydatku nie można ująć w kosztach podatkowych. Jak wskazują organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji z 11 października 2024 r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM, kluczowe jest posiadanie dokumentów, które wiarygodnie potwierdzają transakcję i jej związek z działalnością.

Warto jednak pamiętać, że interpretacja indywidualna chroni podatnika, który ją uzyskał, w konkretnym opisanym stanie faktycznym. Może więc potwierdzać kierunek podejścia organów, ale nie zastępuje oceny konkretnego zakupu i posiadanej dokumentacji. Dokumenty powinny pozwalać ustalić:

• co zostało kupione,
• od kogo,
• kiedy,
• za jaką kwotę,
• kto był nabywcą,
• czy zapłata faktycznie nastąpiła,
• czy zakup miał związek z działalnością.

Im większa wartość zamówienia i im częstsze zakupy na platformach zagranicznych, tym większe znaczenie ma kompletna dokumentacja.

Jakie dokumenty zachować przy zakupie z chińskiej platformy?

Przy zakupach z AliExpress, Temu i podobnych platform warto gromadzić nie jeden dokument, lecz cały zestaw dowodów potwierdzających transakcję. Najlepiej zachować:

• dokument sprzedaży lub paragon elektroniczny z platformy,
• potwierdzenie złożenia zamówienia,
• historię zamówienia,
• potwierdzenie płatności z banku, karty lub operatora płatności,
• potwierdzenie wysyłki i dostawy,
• dokumenty celne, jeżeli towar był importowany spoza Unii Europejskiej,
• Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC), jeżeli zostało wystawione,
• potwierdzenie zapłaty VAT od importu lub cła, jeżeli wystąpiły,
• korespondencję ze sprzedawcą lub platformą, zwłaszcza gdy przedsiębiorca próbował uzyskać fakturę.

Dokumenty powinny pozwalać ustalić przebieg transakcji. Ważne są szczególnie: dane sprzedawcy lub platformy, dane nabywcy, data zamówienia, opis towaru, liczba sztuk, cena, waluta, numer zamówienia, sposób płatności i dane dostawy.

Jeżeli platforma umożliwia wpisanie danych firmowych, warto zrobić to przed zakupem. Najlepiej podać nazwę firmy, adres działalności oraz NIP, jeżeli system pozwala go dodać. Brak NIP nie zawsze przekreśla możliwość rozliczenia kosztu, ale może utrudnić udowodnienie, że zakup był firmowy.

Czy samo potwierdzenie płatności wystarczy do udokumentowania kosztów?

Zwykle nie. Potwierdzenie płatności pokazuje, że przedsiębiorca zapłacił określoną kwotę, ale nie zawsze wskazuje, za co dokładnie zapłacono.

Dlatego potwierdzenie przelewu, płatności kartą albo płatności przez pośrednika powinno być połączone z dokumentem zamówienia lub dokumentem sprzedaży z platformy. Dopiero taki zestaw pokazuje pełny obraz transakcji: co kupiono, kiedy, od kogo, za ile i czy wydatek został faktycznie poniesiony.Jeżeli kwota na dokumencie z platformy różni się od kwoty faktycznie zapłaconej, trzeba zachować dowody wyjaśniające różnicę. Może to być informacja o rabacie, kuponie, obniżce ceny, częściowym zwrocie albo dopłacie. Do kosztów należy przyjąć rzeczywiście poniesiony wydatek.

Paragon z chińskiej platformy a koszt firmowy

Przy polskich zakupach przedsiębiorcy często kojarzą paragon z NIP z fakturą uproszczoną. Przy zakupach z chińskich platform sytuacja może być bardziej skomplikowana. Często mamy do czynienia z zagranicznym sprzedawcą, pośrednictwem platformy, wysyłką spoza Polski albo importem towarów. Dlatego sam paragon lub samo podsumowanie zamówienia nie zawsze wystarczy. Bezpieczniej traktować dokument z platformy jako jeden z elementów dokumentacji, razem z potwierdzeniem zamówienia, zapłatą, dostawą i – przy imporcie – dokumentami celnymi.

Zakup towarów z Chin na firmę a VAT i cło

Jeżeli towar jest wysyłany spoza Unii Europejskiej, może dojść do importu. Wtedy oprócz dokumentów z platformy znaczenie mają dokumenty celne i podatkowe.

W zależności od rodzaju towaru, wartości przesyłki i sposobu odprawy mogą pojawić się między innymi:

• zgłoszenie celne,
• dokument odprawy,
• Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC),
• komunikat elektroniczny dotyczący importu,
• potwierdzenie zapłaty VAT od importu,
• potwierdzenie zapłaty cła,
• dokument od operatora pocztowego,
• dokument od kuriera,
• dokument od agencji celnej.

To szczególnie ważne przy towarach przeznaczonych do dalszej sprzedaży. Przedsiębiorca powinien być w stanie wykazać nie tylko zakup, ale także legalne sprowadzenie towaru i prawidłowe rozliczenie należności importowych. W praktyce nie każda transakcja z chińskiej platformy wygląda tak samo. Przy części przesyłek mogą mieć zastosowanie procedury e-commerce, w tym IOSS, czyli procedura dotycząca sprzedaży na odległość importowanych towarów w przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 150 EUR. Nie oznacza to jednak automatycznie, że przedsiębiorca może pominąć analizę dokumentów. Nadal trzeba ustalić, jaki był charakter transakcji, kto rozliczył podatek i jakie dowody posiada nabywca.

Czy można odliczyć VAT z dokumentu od chińskiej platformy?

Nie zawsze. Informacja o podatku widoczna na podsumowaniu zamówienia nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca może odliczyć VAT. Prawo do odliczenia zależy od rodzaju transakcji, statusu podatnika, sposobu rozliczenia podatku oraz posiadanych dokumentów.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia z VAT, nie odlicza podatku naliczonego. W takim przypadku cała wartość wydatku, o ile spełnia warunki kosztu podatkowego, może być rozpatrywana jako koszt w podatku dochodowym.

Jeżeli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, powinien zwrócić szczególną uwagę na dokumenty celne lub rozliczeniowe. Przy imporcie towarów samo podsumowanie zamówienia wygenerowane przez platformę najczęściej nie wystarczy do odliczenia podatku. Potrzebny może być właściwy dokument celny lub inny dokument potwierdzający rozliczenie VAT zgodnie z przepisami.

Towar do odsprzedaży a zakup na potrzeby firmy

Zakupy z chińskich platform można podzielić na dwie główne kategorie:

Pierwsza to towary handlowe, czyli produkty kupowane po to, aby później je sprzedać. W takim przypadku dokumentacja jest szczególnie ważna, ponieważ zakup wpływa na koszt sprzedaży, stan magazynowy, marżę i rozliczenia podatkowe.

Druga kategoria to zakupy na potrzeby działalności, na przykład narzędzia, wyposażenie, akcesoria, materiały biurowe, części lub elementy do pakowania zamówień.

W obu przypadkach wydatek może być kosztem, ale przy towarach handlowych ryzyko podatkowe jest zwykle większe. Urząd może pytać nie tylko o sam zakup, ale również o pochodzenie towaru, odprawę celną i późniejszą sprzedaż.

Zakup prywatny a późniejsze wprowadzenie do firmy

Zdarza się, że przedsiębiorca kupuje coś prywatnie, a dopiero później chce wykorzystać ten przedmiot w działalności. Przy pojedynczych przypadkach może być możliwe sporządzenie opisu przekazania składnika majątku do firmy i ustalenie jego wartości. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie dla regularnych zakupów, zwłaszcza gdy towary mają być sprzedawane w ramach działalności. Jeżeli od początku wiadomo, że zakup ma służyć firmie, należy kupować na dane firmowe i od razu gromadzić dokumenty księgowe. Regularne kupowanie prywatnie, a następnie przenoszenie towarów do firmy może być trudne do obrony w razie kontroli.

Jak zaksięgować zakup z chińskiej platformy w KPiR?

Sposób ujęcia zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zależy od charakteru wydatku. Towary przeznaczone do dalszej sprzedaży ujmuje się jako zakup towarów handlowych. Materiały potrzebne do wykonania usług lub produkcji mogą być rozliczane jako materiały. Drobne wydatki związane z funkcjonowaniem działalności mogą trafić do pozostałych kosztów, o ile spełniają warunki podatkowe.

Księgowość powinna otrzymać komplet dokumentów oraz krótki opis transakcji. Warto wskazać:

• czego dotyczył zakup,
• do czego będzie wykorzystywany,
• czy towar jest przeznaczony do sprzedaży,
• jaki był numer zamówienia,
• jaka była faktyczna kwota zapłaty,
• czy wystąpił import,
• czy pobrano VAT lub cło,
• jakie dokumenty dołączono.

Taki opis ułatwia rozliczenie i może być pomocny, gdy po czasie trzeba będzie wyjaśnić transakcję.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu zakupów z AliExpress i Temu

Najczęstsze problemy przy rozliczaniu zakupów z chińskich platform to:

• księgowanie samego potwierdzenia płatności,
• brak danych firmowych na dokumentach,
• brak dokumentów celnych przy imporcie,
• księgowanie kwoty przed rabatem zamiast faktycznie zapłaconej kwoty,
• mylenie kosztu podatkowego z prawem do odliczenia VAT,
• zakładanie, że dokument z platformy zawsze wystarczy do odliczenia VAT,
• brak archiwizacji dokumentów,
• brak opisu, do czego zakup służy w firmie.

Dokumenty z platform mogą po czasie zniknąć, zmienić wygląd albo być trudne do pobrania. Dlatego najlepiej zapisywać je od razu po zakupie i przechowywać w uporządkowany sposób, na przykład według miesięcy lub numerów zamówień.

Przykłady rozliczenia zakupów z chińskich platform

Przykład 1: akcesoria do pakowania Przedsiębiorca prowadzi sklep internetowy i kupuje na chińskiej platformie koperty, etykiety oraz ozdoby do pakowania przesyłek. Ma dokument z platformy, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty. Zakup ma związek z działalnością, ponieważ służy realizacji sprzedaży. Jeżeli dokumenty pozwalają ustalić przebieg transakcji, wydatek może zostać rozliczony jako koszt.

Przykład 2: towar do dalszej sprzedaży Przedsiębiorca kupuje większą partię akcesoriów elektronicznych, które później sprzedaje w Polsce. Towar został wysłany spoza Unii Europejskiej, a przedsiębiorca posiada dokumenty odprawy i potwierdzenie zapłaty należności importowych. W takiej sytuacji należy zachować cały komplet dokumentów: dokument z platformy, potwierdzenie płatności, dokumenty celne oraz ewidencję późniejszej sprzedaży.

Przykład 3: zakup z rabatem Przedsiębiorca kupuje towar, którego cena katalogowa wynosi 1 000 zł, ale dzięki kuponowi płaci 820 zł. Dokument z platformy pokazuje cenę przed rabatem, a potwierdzenie płatności wskazuje niższą kwotę. Do kosztów należy przyjąć rzeczywiście poniesiony wydatek, czyli 820 zł, i zachować dowód zastosowanego rabatu.

Podsumowanie

Zakupy z AliExpress, Temu i innych chińskich platform mogą być kosztem jednoosobowej działalności gospodarczej, ale pod warunkiem że mają związek z firmą i są właściwie udokumentowane.

Brak klasycznej faktury nie zawsze przekreśla możliwość rozliczenia wydatku. Przedsiębiorca powinien jednak posiadać dokumenty potwierdzające zamówienie, płatność, dostawę, dane transakcji oraz – przy imporcie – odprawę celną i zapłatę należności importowych.

Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: kupować od razu na dane firmowe, pobierać dokumenty po zakupie, zapisywać potwierdzenia płatności i ustalić z księgowością jedną procedurę rozliczania takich transakcji. Dzięki temu zakup z chińskiej platformy może być normalnym, dobrze udokumentowanym kosztem firmy.

Taxology oferuje usługi księgowości dla e-commerce, rozumiemy specyfikę tej branży – jeżeli szukasz biura rachunkowego, które bez problemu rozliczy Twoje faktury i koszty, napisz do nas!