Zasady rachunkowości – czyli jak prowadzić księgi rachunkowe, także w branży e-commerce?

Czym są zasady rachunkowości? To zasady poprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych!

Zasady rachunkowości to wytyczne wskazujący podmiotom mającym obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, jak określić politykę rachunkowości we własnym przedsiębiorstwie. Zasady rachunkowości są określone przez przepisy ustawy o rachunkowości oraz standardach rachunkowości. Ponadto, wśród nich można wyróżnić zasady uniwersalne, (nadrzędne) podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz zasady szczegółowe (podrzędne).

Jeżeli natomiast chcesz dowiedzieć się czym są księgi rachunkowe, sprawdź nasz artykuł: Księgi rachunkowe — co to jest i kto musi je prowadzić w handlu internetowym? , w którym poznasz składniki księgi rachunkowej czy to, kto musi prowadzić księgi rachunkowe.

Standardy rachunkowości

Ze względu na fakt, że przepisy regulujące kwestie przedsiębiorczości i rachunkowości nieustannie się zmieniają, opracowano standardy rachunkowości. Wśród nich można wyróżnić zarówno Krajowe Standardy Rachunkowości, jak i Międzynarodowe Standardy Rachunkowości, a ich celem jest ustalenie zasad, które mają pomóc prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe. Należy jednak zaznaczyć, że stosowanie ww. standardów nie jest obowiązkowe.

Natomiast same Krajowe Standardy Rachunkowości to zbiór interpretacji dotyczących rachunkowości w Polsce.

Uniwersalne zasady rachunkowości

Uniwersalne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, w przeciwieństwie do pozostałych dwóch grup, są stosowane międzynarodowo, a wśród nich można wyróżnić takie reguły jak:

Uniwersalne zasady rachunkowości – zasada podmiotowości

Zasada podmiotowości to reguła, zgodnie z którą ewidencja gospodarcza powinna być prowadzona w jednostce gospodarczej funkcjonującej pod konkretną nazwą, która jest wyodrębniona majątkowo, prawnie i organizacyjnie.

Uniwersalne zasady rachunkowości – zasada periodyzacji

Zasada dotyczy podziału ewidencji gospodarczej na okresy sprawozdawcze oraz określenie roku obrotowego.

Uniwersalne zasady rachunkowości – zasada dwustronnego zapisu

Według tej zasady, każda operacja gospodarcza powinna być zapisywana zarówno po stronie aktywów, jak i pasywów, a kwota Wn i Ma powinna być równa.

Potrzebujesz wsparcia z księgowością?

Odezwij się do nas i wskaż, co stanowi problem!

Sprawdź naszą ofertę księgowości dla e-commerce

Podstawowe zasady rachunkowości

Zasady nadrzędne, znane także jako podstawowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, to fundament polityki rachunkowości polskich przedsiębiorstw. Wśród nich można wyróżnić takie zasady jak:

Zasada ciągłości

Zasada ta mówi, że przyjęta przez jednostkę polityka rachunkowości będzie stosowana w sposób ciągły w prowadzonych księgach rachunkowych. Ciągłość ta ma konkretnie dotyczyć „…jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych”.

Dzięki tej zasadzie możliwe jest porównanie wyników danego przedsiębiorstwa na przestrzeni lat.

Zasada kontynuacji działania

Zasada kontynuacji działania zakłada, że przedsiębiorstwo będzie kontynuowało swoją działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie w dającej się przewidzieć przyszłości, a także zakłada się, że firma nie znajdzie się w stanie likwidacji lub upadłości.

Zasada istotności

Zasada istotności dotyczy ewidencjonowania każdego zdarzenia gospodarczego, które mogą rzutować na sytuację finansową firmy. W przypadku zdarzeń mniej istotnych mogą być stosowane uproszczenia, jeżeli nie zaburza to obrazu majątkowego przedsiębiorstwa.

Zasada memoriału

Zasada memoriału (czy też zasada memoriałowa) dotyczy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych w okresie sprawozdawczym, w którym faktycznie powstały, niezależnie od terminu zapłaty należności.

Zasada współmierności przychodów i kosztów

Zgodnie z tą zasadą, w księgach rachunkowych obok przychodów, ten sam okres sprawozdawczy powinien zawierać także koszty ich uzyskania.

Zasada ostrożności (ostrożnej wyceny)

Zasada ostrożności dotyczy wyceny składników aktywów i pasywów i mówi, że wycena ta powinna zawierać koszty poniesione na ich wytworzenie lub nabycie. W tym celu w wyniku finansowym należy uwzględnić:

• „zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonywane w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych;
• wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne;
• wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;
• rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń”.

Zasada zakazu kompensaty

Zasada zakazu kompensaty stanowi, że „nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych”. Oznacza to, że wartość składników opisanych w księgach rachunkowych ustala się oddzielnie.

Zasada wiarygodności

Informacje, które pojawiają się w księgach rachunkowych, zgodnie z zasadą wiarygodności, należy ujmować rzetelnie, w sposób pozwalający na właściwą ocenę finansową.

Zasada przewagi treści nad formą

Zasada ta mówi, aby stosować uproszczenia, gdy nie ma to wpływu na zgodność pomiaru zdarzeń gospodarczych.

Szczegółowe zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych bazują także na podrzędnych zasadach rachunkowości. Te mają na celu uściślenie nadrzędnych zasad oraz zasad uniwersalnych, a należą do nich:

Zasada dokumentacji

Zgodnie z którą każde zdarzenie gospodarcze należy odpowiednio udokumentować.

Zasada kompletności

Według tej zasady dokumentacja powinna zawsze być kompletna.

Zasada przejrzystości

Ponadto, dokumentacja jak i prowadzona ewidencja gospodarcza powinny być przejrzyste.

Zasada terminowości i aktualności

Zasada ta mówi, aby w działaniach księgowych wykorzystywać najbardziej aktualne informacje.

Zasada porównywalności sprawozdań

Zgodnie z tą zasadą, księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i polskiej walucie, co pozwala na porównywanie sprawozdań finansowych.

Miejsce prowadzenia i przechowywania ksiąg rachunkowych

Ustawa o rachunkowości stanowi także, że w przypadku kiedy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą podmiotu zobowiązanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, kierownik jednostki ma obowiązek:

1. powiadomić o tym fakcie urząd skarbowy podając przy tym właściwy adres prowadzenia ksiąg rachunkowych;
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Zapisy w księgach rachunkowych

W ustawie o rachunkowości można także znaleźć przepisy regulujące dokonywanie wpisów i poprawę błędów w księgach rachunkowych.

Podstawy zapisów do księgi rachunkowej

Każdy zapis w księdze rachunkowej musi bazować na odpowiednich dowodach księgowych, stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”: które można podzielić na:

1. zewnętrzne obce — otrzymane od kontrahentów, np. faktury czy rachunki;
2. zewnętrzne własne — wystawiane kontrahentom, np. faktury sprzedażowe;
3. wewnętrzne — związane z działaniami wewnątrz przedsiębiorstwa, np. dokumenty magazynowe.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Korekty błędów w księgach rachunkowych

W przypadku stwierdzenia lub pojawienia się błędów podczas prowadzenia księgi rachunkowej należy dokonać ich poprawy na jeden z dwóch sposobów:

1. skreślając treść i wpisując nową, zachowując przy tym czytelność zapisu, podpisując poprawkę i oznaczając to datą. Należy jednak pamiętać, aby korygowany w ten sposób błąd poprawić we wszystkich księgach w trakcie trwania okresu sprawozdawczego, ponieważ po jego zakończeniu taka korekta nie będzie możliwa;
2. wprowadzając do ksiąg rachunkowych dowody zawierające korekty błędnych zapisów przy wykorzystaniu zapisów dodatnich lub ujemnych. Skorzystanie z tej opcji jest możliwe po zamknięciu okresu sprawozdawczego.

Jak powinny być prowadzone księgi rachunkowe w branży e-commerce? - podsumowanie

Podsumowując, prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami rachunkowości jest kluczowym elementem funkcjonowania każdej firmy. Zasady te, bazujące na przepisach ustawy o rachunkowości oraz standardach rachunkowości, zapewniają rzetelność i przejrzystość ewidencji finansowej. Przestrzeganie zarówno nadrzędnych, jak i szczegółowych zasad rachunkowości pozwala na dokładne i wiarygodne odzwierciedlenie sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, co jest niezbędne do podejmowania świadomych decyzji biznesowych. Dzięki temu firmy mogą skutecznie zarządzać swoimi zasobami, unikać błędów i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa.

Jeżeli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych lub innych aspektach księgowości, umów się na konsultację i sprawdź, co nasi specjaliści mogą dla Ciebie zrobić!