Zwolnienia z VAT dla małych firm w całej UE – zmiany od 2025 roku i ich wpływ na system VAT-OSS

Zwolnienia z VAT w UE – podstawowe zasady

Nowe przepisy przewidują, że małe przedsiębiorstwa mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju, gdzie mają siedzibę (np. w Polsce), ale także w innych państwach członkowskich UE. Aby skorzystać z tego zwolnienia, przedsiębiorca musi spełnić dwa warunki:

• Limit obrotu w UE: Łączny obrót firmy na terenie całej Unii Europejskiej nie może przekroczyć w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym 100 000 euro rocznie.
• Limit obrotu w kraju zwolnienia: W każdym kraju, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, jego obrót musi być niższy od limitu obowiązującego w danym państwie członkowskim (przykładowo, we Francji limit wynosi 10 000 euro).

Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów oznacza utratę prawa do zwolnienia z VAT w danym kraju.

Jednocześnie, oprócz warunku kwotowego, każde z państw członkowskich może wprowadzić swoje szczególne rozwiązania związane ze stosowaniem zwolnienia podmiotowego z VAT. Przykładowo, mogą one obejmować:

• Wprowadzenie progów sektorowych w odniesieniu do konkretnych dostaw towarów lub świadczenia usług,
• Dodatkowe wyłączenia ze zwolnienia podmiotowego, dotyczące specyficznych transakcji.

W związku z tym przedsiębiorca, planujący skorzystanie ze zwolnienia z VAT w danym państwie członkowskim, powinien dokładnie zapoznać się z lokalnymi przepisami dotyczącymi stosowania zwolnienia, aby upewnić się, że spełnia wszystkie wymagania.

Więcej informacji o procedurze SME można dowiedzieć się w naszym artykule – Czym jest procedura SME?

VAT-OSS a nowe zwolnienia z VAT

VAT-OSS (One Stop Shop) to procedura, która umożliwia firmom rozliczanie VAT z transakcji transgranicznych w jednym państwie członkowskim, zamiast rejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym prowadzą sprzedaż na rzecz konsumentów.

Nowe zwolnienia z VAT wprowadzą dodatkowe możliwości dla małych firm, które mogą uniknąć obowiązku korzystania z VAT-OSS, o ile spełnią wymagane limity obrotu.

Zwolnienia z VAT a VAT-OSS – relacje i wykluczenia

Jeżeli firma kwalifikuje się do zwolnienia z VAT na podstawie nowych przepisów, nie musi stosować procedury VAT-OSS do rozliczenia transakcji w krajach, w których korzysta ze zwolnienia.

Jednakże, jeśli firma przekroczy limit 100 000 euro rocznie w UE lub lokalny limit w danym kraju, traci prawo do zwolnienia z VAT. W takiej sytuacji przedsiębiorca może rozważyć powrót do procedury VAT-OSS, aby uprościć rozliczanie VAT w wielu krajach UE.

Należy zaznaczyć, że procedury SME (zwolnienia dla małych przedsiębiorstw) i VAT-OSS wykluczają się wzajemnie. Firma nie może jednocześnie korzystać ze zwolnienia z VAT w danym kraju i stosować procedury VAT-OSS dla tego samego państwa. Przedsiębiorca musi więc wybrać, które rozwiązanie jest dla niego bardziej korzystne, w zależności od wysokości obrotu i zakresu działalności.

Procedura uzyskania zwolnienia z VAT – uprzednie powiadomienie

W celu skorzystania ze zwolnienia VAT w innym kraju, w pierwszej kolejności należy złożyć odpowiednie zawiadomienie o takiej chęci do naczelnika właściwego urzędu skarbowego w Polsce, a następnie uzyskać numer EX. Jeśli jednak chcesz dowiedzieć się więcej, sprawdź nasz artykuł, w którym opisujemy jak przystąpić do procedury SME.

Obowiązki ewidencyjne i kwartalne raporty

Choć nowe przepisy wprowadzają ułatwienia dla małych firm, wiążą się również z pewnymi obowiązkami ewidencyjnymi. Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim będą musieli regularnie składać kwartalne raporty dotyczące obrotów osiąganych na terenie Unii Europejskiej.

Obowiązki ewidencyjne obejmują:

1. Kwartalne raporty: Przedsiębiorca musi składać raporty do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w których uwzględni dane o swoich obrotach w każdym państwie członkowskim, gdzie korzysta ze zwolnienia. Raporty te muszą być składane co kwartał i obejmować pełne dane o sprzedaży oraz transakcjach, które podlegają zwolnieniu z VAT.
2. Rejestracja w państwie siedziby: Każdy przedsiębiorca, który korzysta ze zwolnienia z VAT w innym kraju UE, musi być zarejestrowany jako podatnik VAT w swoim państwie siedziby.

W praktyce oznacza to, że mimo iż firma nie musi rejestrować się do VAT w każdym państwie członkowskim, w którym działa, musi regularnie informować polskie władze podatkowe o swoich transgranicznych obrotach. Nieprzestrzeganie tych obowiązków może prowadzić do utraty prawa do zwolnienia z VAT.

Prawo do odliczenia VAT w procedurze SME

Zwolnienie z VAT niesie ze sobą korzyści w postaci zmniejszenia obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowymi, ale również pewne ograniczenia, szczególnie w zakresie prawa do odliczenia VAT. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT w innym państwie członkowskim nie będą mieli prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w związku z dokonywanymi zakupami związanymi z tą sprzedażą.

Zwolnienia z VAT dla małych firm w całej UE, a VAT OSS - Podsumowanie

Nowe przepisy dotyczące zwolnień z VAT dla małych przedsiębiorstw w UE, które wejdą w życie w styczniu 2025 roku, oferują przedsiębiorcom atrakcyjne możliwości uproszczenia rozliczeń podatkowych i redukcji kosztów administracyjnych. Zamiast rejestrować się do VAT w każdym państwie członkowskim, w którym prowadzą działalność, przedsiębiorcy będą mogli skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Jednakże, skorzystanie z tej opcji nie jest tak proste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Każde państwo członkowskie może wprowadzać dodatkowe wymagania, wyłączenia sektorowe lub szczególne zasady, co wymaga dokładnej weryfikacji lokalnych przepisów.

Kluczowe jest, aby przedsiębiorcy nie popadli w pułapkę uproszczeń. Samo spełnienie kryterium kwotowego nie wystarczy – należy też spełniać inne lokalne wymogi, które mogą się różnić w zależności od państwa. Do tego dochodzą obowiązki ewidencyjne, takie jak kwartalne raportowanie obrotów, co może zwiększać obciążenia administracyjne, szczególnie dla mniejszych firm. Dlatego przedsiębiorcy muszą starannie analizować, czy korzyści ze zwolnienia z VAT przewyższają potencjalne koszty i ograniczenia, a także czy lepiej nie skorzystać z innych procedur, takich jak VAT-OSS, które oferują inne formy rozliczeń w UE.