Czym jest DDMRP i jak pozwala firmom lepiej przygotowywać się na dynamiczne warunki rynkowe?

MRP, czyli jak wyglądało planowanie zapasów i zarządzanie procesami produkcyjnymi w drugiej połowie XX wieku

Fundamentem do tytułowego podejścia DDMRP jest MRP (Material Requirements Planning), które swoje początki ma jeszcze w latach 50. ubiegłego stulecia, kiedy komputeryzacja zaczynała odgrywać istotną rolę w przemyśle. Pierwsze wdrożenie w większej skali pojawiło się jednak dopiero w roku 1964. System ten był oparty na formułach matematycznych uwzględniających szereg danych, a jego celem było ustalenie zapotrzebowań materiałowych i produktowych. Głównymi założeniami MRP było:

• zabezpieczenie łańcucha dostaw (części i materiałów wymaganych do produkcji),
• utrzymanie ich stałej dostępności i jak najniższych kosztów ich posiadania / zarządzania,
• planowanie produkcji, dostaw i zakupów.

Schemat MRP wygląda w ten sposób:

Procesy w ramach MRP musiały uwzględniać czynniki, takie jak wymagane ilości danych produktów i materiałów, ich okres przydatności, czy przestrzeń magazynową. Podejście to było ówcześnie rewolucyjne i na przestrzeni kolejnych dekad pozwoliło znacznie usprawnić planowanie w firmach na całym świecie. Z czasem jednak i postępem globalizacji, pewne mankamenty zaczęły być coraz bardziej widoczne. Kluczowym problemem była istota MRP jako systemu opartego na przewidywaniach i opierającego się na stabilności rynku. Klienci znacznie rzadziej zmieniali zamówienia i było znacznie mniej wahań rynkowych. Te właśnie niedociągnięcia adresuje DDMRP.

Świat VUCA jako impuls do stworzenia DDMRP

Nie sposób jednak mówić o DDMRP bez wyjaśnienia skrótu VUCA, który określa charakterystykę obecnego, światowego rynku.

V (Volatile) – zmienny, a więc wymagający zdolności do adaptacji do tych zmian, niezależnie jak dużego kalibru są to zmiany. Niezależne od nas wydarzenia na drugim końcu świata mogą mieć kolosalny wpływ na nasz biznes i od naszego przygotowania zależy, jak podatni na nie jesteśmy.

U (Uncertain) – niepewny, czyli obfitujący w ciągłe niespodzianki i utrudniający planowanie. Nie sposób przewidzieć dużej części wydarzeń, które wpłyną na nasze procesy, ale musimy zrobić jak najwięcej, by zabezpieczyć się przed ich konsekwencjami.

C (Complex) – złożony, ponieważ coraz większa liczba czynników wpływa na sytuację Twojego przedsiębiorstwa, przy czym na olbrzymią ich część nie mamy żadnego wpływu.

A (Ambiguous) – niejednoznaczny, co odnosi się do rosnącej trudności w interpretacji sygnałów rynkowych, a nawet w weryfikacji, czy dane sygnały są prawdziwe, czy raczej powinniśmy wrzucić je do kategorii fake news.

Świat VUCA wymaga od firm i organizacji nowego podejścia w zakresie zarządzania ryzykiem, analizy sytuacji, interpretacji informacji, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Niemal każdego roku wydarzenia światowe, konflikty, czy katastrofy naturalne odbijają swoje piętno na biznesie, niezależnie od sektora. DDMRP ma za zadanie lepiej przygotować firmy na to, czego przewidzieć się nie da i doskonale wpisuje się realia VUCA.

Dlaczego nowe podejście jest “Demand Driven”?

W idealnym świecie firma powinna w każdym momencie posiadać zapas materiałów i produktów w tzw. zakresie optymalnym, który gwarantuje brak kosztów związanych ze zbyt wysokim lub niskim poziomem części lub produktów. Obrazuje to poniższa grafika:

Obie metodologie (MRP i DDMRP) opierają się na wzorach matematycznych i za cel mają określenie wymaganych poziomów zapasu i współczynników bezpieczeństwa, które pozwalają wyznaczyć adekwatne bufory magazynowe. W DDMRP są one jednak nieco zmodyfikowane i obejmują one szerszy zakres danych, aby uwzględnić nowoczesne realia rynkowe i być w stanie efektywnie odpowiadać na potrzeby klientów.

Ze względu na warunki VUCA, klasyczne podejście MRP niesie za sobą duże ryzyko, że pewnych produktów lub materiałów nam braknie lub będziemy ich mieli zbyt dużo, podczas gdy zapotrzebowanie na produkt spadnie lub wzrośnie. Dzieje się tak dlatego, że system ten opiera się na prognozach, nie uwzględniając dużej liczby potencjalnych czynników, które mogą obrócić te prognozy do góry nogami. I nie dotyczy to jedynie czynników zewnętrznych, ale i cyklu życia produktu oraz zwiększonej konkurencyjności i rosnących wymagań konsumentów.

W efekcie zamiast optymalnego poziomu otrzymujemy dwubiegunowy rozkład zapasów. Części towarów jest zbyt mało, a innych zdecydowanie zbyt dużo. Zarówno pierwszy, jak i drugi czerwony scenariusz generuje wysokie straty od utraty sprzedaży i pozycji rynkowej po dodatkowe koszty ze względu na shelf life komponentów, zajęcie przestrzeni magazynowej i blokowaniem części budżetu. Potencjalnych konsekwencji jest oczywiście znacznie więcej.

Dlatego właśnie DDMRP zamiast na prognozach, opiera się przede wszystkim na realnym zapotrzebowaniu na dane produkty, co przejawia się w fundamentalnej zmianie podejścia.

Pull zamiast push, czyli DDMRP w akcji

W tradycyjnym modelu MRP działania były oparte na tzw. systemie push, czyli planowaniu wszelkich procesów i wymaganych zasobów z wyprzedzeniem. Na podstawie przewidywań rynkowych ustalane było zapotrzebowanie, według którego zamawiane były wymagane komponenty i planowana była produkcja. Jeśli jednak początkowe prognozy okazywały się nietrafione, firmie groziła nadprodukcja, problemy ze sprzedażą, magazynowaniem, czy w drugą stronę – braki towaru i zastoje.

Główna różnica w metodologii DDMRP polega na ustaleniu buforów bezpieczeństwa w kluczowych obszarach firmy i uzupełniania materiałów dopiero po otrzymaniu zamówienia, czyli pull. Zamiast planować produkcję i zamówienia części z dużym wyprzedzeniem na podstawie prognoz, utrzymujemy określone zasoby w ramach ustalonego buforu, a nowe procesy produkcji lub dostawy uruchamiamy zgodnie z aktualnymi potrzebami. Kluczowe jest oczywiście ustalenie odpowiednich poziomów buforów dla zapasów, które nie będą generowały ryzyka i pozwolą nam skupić się na tym co najważniejsze, czyli na kliencie, a nie gaszeniu pożarów w magazynie.

Dzięki tej zmianie i ukierunkowaniu na realne zapotrzebowanie konsumentów, uzyskujemy szereg przewag:

• brak nadprodukcji
• mniejsze koszty magazynowania i strat (breakage)
• uniknięcie przeterminowanie materiałów i produktów (obsolete)
• uniknięcie kosztów zużywania materiałów i produktów
• brak zamrażania środków firmy
• brak kosztów obsługi nadwyżek

Jak wprowadzić DDMRP w firmie?

Podejście DDMRP w swojej podstawowej wersji pozwala na skorzystanie z prostych i intuicyjnych zasad wyliczania buforów i zarządzania zapasem dla każdego biznesu, więc może być wprowadzone właściwie w każdej firmie. Oczywiście, żeby algorytm działał lepiej, wymagane są informacje specyficzne dla przedsiębiorstwa, takie jak czas realizacji dostaw na kupowane produkty czy minimalna wielkość składanego do dostawcy zamówienia. Tych parametrów nie jest jednak zbyt wiele, więc implementacja jest intuicyjna w przygotowaniu.

Co prawda, metodologia DDMRP daje mechanizmy do tzw. strojenia czyli ręcznych korekt parametrów planistycznych w formułach, które pozwalają na modyfikacje wielkości buforów, żeby dostosować je do warunków rynkowych firmy. Doświadczenie pokazuje jednak, że już domyślne wartości pozwalają na znaczne zwiększenie dostępności oferowanych produktów i ograniczenie nadmiernej wartości zapasów. Pozwala to więc na wdrożenie metodologii praktycznie z marszu.

Przewagi, jakie daje DDMRP w świecie VUCA pozwalają w wielkim stopniu ograniczać koszty, usprawniać procesy i zabezpieczać biznes przed nieprzewidywalnymi realiami. Jako Taxology, pomagamy firmom sprawnie, krok po kroku wprowadzić i korzystać z metodologii DDMRP. Jeśli czujesz, że rozwiązanie to może pomóc Twojej firmie, napisz do nas i porozmawiajmy o wspólnym wdrożeniu.