Transfery magazynowe Amazon’a, czyli wszystko co musisz wiedzieć o FC processing i FC transfer

Amazon FBA

Fulfillment by Amazon, czyli FBA pozwala sprzedawcom handlującym na najpopularniejszym marketplace na świecie, oferować wysyłkę swoich produktów w bardzo konkurencyjnych cenach. Produkty z FBA są również dostarczane do klientów zdecydowanie szybciej niż w innych modelach sprzedaży. Klienci, którzy mają wykupioną usługę Prime mają zagwarantowaną ekspresową, priorytetową dostawę.

Dzięki usłudze FBA Amazon zapewnia nam:

• sieć dystrybucji,
• infrastrukturę,
• światowej klasy usługi kurierskie,
• system obsługi zwrotów,
• system obsługi klienta.

Amazon posiada ponad 100 centrów dystrybucyjnych w Europie, które są gotowe do przechowywania, pakowania i wysyłania produktów z FBA. Centra dystrubucyjne Amazon (fulfillment center) znacząco poprawiły w ostatnich latach zarządzanie stanami magazynowymi. Amazon dość swobodnie przesyła produkty między swoimi różnymi centrami dystrubucyjnymi, tak aby zapewnić jak najszybszą dostawę do klienta końcowego. Aby lepiej zarządzać stanami magazynowymi, wszystkie te produkty mają nadawane różne statusy, takie jak FC processing i FC transfer.

Co to jest FC w Amazon?

Amazon FC to skrót od fulfillment center, czyli po prostu centrum dystrybucyjne. W uproszczeniu centra dystrybucyjne są nazywane najczęściej po prostu magazynami. Amazon ma takie centra w wielu krajach w Europie, nie tylko tych, w których jest lokalna wersja makreplace’u Amazona. W tych centrach produkty są magazynowane, a po zamówieniu pakowane i wysyłane do klienta końcowego. Amazon stara się tymi stanami magazynowymi zarządzać tak, aby przesyłka do klienta była wysyłana zawsze z najbliższego magazynu.

Co to jest FC transfer?

Amazon FC Transfer oznacza, że produkty są przesyłane z jednego centrum dystrybucyjnego do innego, zlokalizowanego bliżej klienta końcowego. Sprzedawcy Amazon mogą sprawdzić w panelu sprzedawcy (Amazon seller central), które produkty mają obecnie status FC transfer. Taki status nie blokuje produktów i cały czas są one dostępne do kupienia dla naszych klientów. Klienci widzą wydłużone terminy dostawy, jeśli żadne sztuki produktu nie są dostępne w najbliższym magazynie. Takie transfery produktów mogą zwykle zająć od 1 do 5 dni.

Jak to wygląda w praktyce? Przykładowo wysłałeś do magazynu Amazon w Niemczech 100 sztuk produktu, a Amazon od razu przesyła 10 sztuk do swoich magazynów zlokalizowanych we Francji i kolejne 1o sztuk do Włoch. W takiej sytuacji następuje przesunięcie magazynowe, które należy odpowiednio rozliczyć. Wysyłka towaru z jednego kraju do innego kraju UE to wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT), która powinna być każdorazowo deklarowana do celów prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Analogicznie wygląda druga strona tej transakcji, czyli wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT). Jeśli chodzi o stawkę VAT to nietransakcyjne przemieszczenie wewnątrzwspólnotowe towaru korzysta z zerowej stawki VAT, ale wymaga to od niego rejestracji dla celów VAT w kraju, w którym znajduje się magazyn.

Ruchy twarów między magazynami Amazon a rozliczenie VAT

Jeśli sprzedajemy swoje produkty w modelu Amazon FBA i nasze produkty są transferowane do różnych magazynów Amazona to powinniśmy pamiętać o kilku istotnych sprawach z punktu widzenia polskiego urzędu skarbowego. Kluczowym elementem jest VAT Transaction Report, w którym znajdziemy wszystkie nasze transakcje sprzedaży, ale także FC Transfery, a także inboundy (zbiorcze dostawy towarów) oraz returny i refundy. Ten raport VAT jest niezwykle istotny z punktu widzenia prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Raport można pobrać na początku każdego miesiąca z zakładki raporty.

Czytanie tego raportu nie jest prostą sprawą, zwłaszcza jeśli naszej sprzedaży wysyłkowej dotyczą setki transakcji. Z pomocą przychodzi tutaj aplikacja Taxology, która jest w stanie pobrać raport automatycznie z Twojego konta Amazon, sprawdzić ich poprawność i odpowiednio przeliczyć dla celów VAT. Należy mieć również świadomość, że raport VAT TR może zawierać błędy, więc nasza aplikacja daje możliwość poprawienia stawki VAT, miejsca i formy opodatkowania. Dzięki temu możemy mieć pewność poprawności deklaracji VAT EU.

Sprzedajesz na marketplace i potrzebujesz wsparcia z VAT lub księgowością w e-commerce?

Świetnie trafiłeś! Nasi specjaliści służą pomocą! Zgłoś się do nas, wskaż, co stanowi kłopot, a nasz zespół go rozwiąże! Niezależnie czy chodzi o księgowość w e-commerce, czy pomoc z kwestiami VAT – rejestracjami, deklaracjami i rozliczeniami VAT, VAT OSS oraz VAT UE!

Umów się na bezpłatną konsultację

Co to jest FC processing i jak długo trwa?

Status FC Processing oznacza, że produkty są jakby odłożone na bok i sprawdzane przez Amazon fulfillment center. Weryfikowana jest wtedy waga i wymiary produktu. Taki status może dotyczyć sprawdzania uszkodzonych produktów lub rozwiązywania jakichkolwiek innych problemów z produktem. Produkty ze statusem FC processing są wyłączone ze sprzedaży i niejako pomniejszają stany magazynowe dostępne dla Twoich klientów. FC processing może trwać od 5-7 dni, ale ten czas może zależeć również od wielkości stanów magazynowych i rodzajów płatności.

Różnice między FC processing a FC transfer

Główną różnicą między sprawdzaniem produktów (FC processing), a ich przesyłaniem (FC transfer) jest dostępność dla klienta. Procesowane produkty są gruntownie sprawdzane w centrum dystrybucyjnym i dlatego nie mogą być sprzedawane. Produkty, które są w trakcie transferu między magazynami Amazon zlokalizowanymi w różnych krajach mogą nadal być sprzedawane, jedynie czas ich dostawy może być wydłużony.

Zapasy zarezerwowane, czyli Amazon Reserved Inventory

Jeśli wysyłasz produkty do magazynów Amazon nie będą one dostępne do sprzedaży od razu. W pierwszej kolejności trafiają one do Zapasów zarezerwowanych, czyli Amazon Reserved Inventory. Dopiero po sortowaniu, sprawdzeniu są one dostępne do sprzedaży. Produkty oznaczone jako zarezerwowane mogą być też powiązane z zamówieniem od klienta. Kiedy klient składa zamówienie na jakichś z naszych produktów to trafia on najpierw do zapasów zarezerwowanych i dopiero po wysłaniu jest on całkowicie zdejmowany ze stanów magazynowych. Jeśli produkty są transferowane do innych magazynów to klienci mogą je cały czas zamawiać. Amazon nie podaje ile dokładnie trwają takie transfery, ale zwykle zajmuje to od 3 do 5 dni.

Produkty na statusie zarezerwowanym mogą być więc związane z zamówieniem klienta, transferem między magazynami Amazon lub procesowaniem lub sprawdzaniem w fulfillment center. W raportach możemy na bieżąco sprawdzać ile w danym momencie produktów jest w zapasach zarezerwowanych.

Co oznacza „zarezerwowany” w nomenklaturze Amazon?

Stany magazynowe, które mają status zarezerwowany są najczęściej przygotowywane do wysyłki do konkretnego magazynu Amazon. Kiedy produkty znajdą się w magazynie docelowym sprzedawca dostaje wiadomość, że są one dostępne do sprzedaży („In stock immediately”).

Istnieją 3 powody dla których produkty zostają oznaczone statusem „zarezerwowane”:

• Oczekujące zamówienia – kiedy klient składa zamówienie Amazon „rezerwuje” Twoje produkty tak aby żaden inny klient nie zamówił ich w tym samym czasie. Amazon trzyma produkty na tym statusie do momentu aż płatność nie zostanie potwierdzona i produkt zostaje przekazany do wysyłki.
• FC Transfers – Amazon rozdziela stany magazynowe pomiędzy różne centra dystrybucyjne rozsiane po całej Unii Europejskiej, więc bez względu na to gdzie znajduje się odbiorca końcowy jest pewność, że jakieś sztuki produktu znajdują się niedaleko niego. Produkty transferowane, mimo iż, mają status „zarezerwowane” to nadal mogą być zamawiane przez klientów.
• FC Processing – produkty z takim statusem są odkładane na bok, tak by Amazon mógł sprawdzić takie rzeczy jak wymiary (długość, szerokość, wysokość opakowania), wagę produktu w opakowaniu lub zweryfikować autentyczność produktu. Te produkty będą „zarezerwowane” tak długo aż Amazon zakończy proces sprawdzania (co zwykle zajmuje kilka dni roboczych, jeśli nie wydarzy się nic co wymaga dokładniejszego sprawdzenia)

Zarządzanie poziomem Zapasów zarezerwowanych

Amazon zwykle potrzebuje 1-2 dni roboczych od momentu zakupu do wysyłki w modelu FBA. Czasem produkty mogą być też najpierw wysyłane do innych magazynów aby skompletować zamówienie. W czasach pandemii COVID Amazon mierzy się z mniejszą ilością pracowników w magazynach, więc często możemy się spodziewać wydłużonych terminów dostawy. Zamówienia klientów często muszą być jednak realizowane zgodnie z deklarowanymi terminami dostawy, jednak czasem klienci dostają wiadomość, że stany magazynowe są w tym momencie uzupełniane i zamówienie będzie gotowe do realizacji w ciągu 24 godzin.

W trakcie pandemii magazyny Amazona zostały dosłownie zasypane zamówieniami. Wielu sprzedawców nie może w takiej sytuacji oferować szybkiej przesyłki. Amazon używa więc często Reserved inventory jako mechanizmu regulującego ilość zamówień. Czasem również niektórzy sprzedawcy muszą przenieść swoje produkty do innych centrów dystrybucyjnych, poza Amazonem aby zapewnić stałą dostępność swoich produktów.

Najnowsze zmiany i funkcjonalności Amazon FBA

Usługa Amazon FBA nieustannie się zmienia i dostosowuje aby zaspokoić wymagania zarówno sprzedawców jak i klientów. Warto być na bieżąco z wszystkimi możliwościami jakie oferuje ta platforma tak by zaspokajać potrzeby swoich klientów i rozwijać sprzedaż. Jedną z ważnych zmian dodanych w 2020 roku było dodanie opcji commingling (zapasy mieszane). Co to oznacza? Commingling oznacza, że jeśli produkty mają kod producenta to Amazon przechowuje je razem bez względu na sprzedawcę i wysyła do klienta losowo jeden z nich. Dzięki temu Amazon może uniknąć sytuacji, że klient musi czekać, aż sprzedawca uzupełni swoje stany magazynowe i wysyła mu taki sam produkt od innego sprzedawcy. To rozwiązanie ma jednak swoje wady. Może się zdarzyć, że zamiast wysokiej jakości Twoich produktów wysłane zostaną jakieś podróbki. Jeśli zaczniemy korzystać z tej usługi to należy monitorować swoje stany magazynowe i zamówienia. Zdarzają się sytuacje, że sprzedawcy mają blokowane konta na Amazon ze względu na negatywne recenzje spowodowane uszkodzonymi lub podrobionymi produktami.

Inną funkcją zaprezentowaną w 2020 roku jest Inventory Performance Index (IPI), który mierzy wiele różnych czynników które określają jak Twoje produkty sobie radzą i pomaga uniknąć braków magazynowych, poprawić współczynnik sprzedaży i wiele innych. Powinieneś dążyć do wyniku powyżej 500 w IPI, który jest liczony na podstawie następujących czynników:

• stany magazynowe,
• nadmiarowe zapasy,
• stranded inventory (zapasy nie nadające się do sprzedaży)
• współczynnik sprzedaży.

Jeśli chcielibyście dowiedzieć się więcej szczegółów na temat poszczególnych tematów, takich jak obsługa zwrotów, centra dystrybucji Amazon, commingling itp. dajcie nam znać w komentarzach.