Jakie są przyczyny braku dostępności produktów w sklepie internetowym?

Łukasz Stefański
Łukasz Stefański Zaktualizowano: 14 czerwca 2022

Zbliża się sezon letni i przychodzi czas na zakup nowego sprzętu sportowego. . Zabierasz się za złożenie na Amazonie zamówienia na kilka nowych ciuchów i akcesoriów. Nie jest tego dużo, jednak zależy Ci na złożeniu zamówienia w jednym sklepie, żeby być kompleksowo obsłużonym i otrzymać jedną przesyłkę. W końcu nie masz czasu jeździć do paczkomatów za każdym razem, gdy pojawi się zamówiony towar.

Pobierz nasz BEZPŁATNY e-book

Przewodnik o VAT i VAT-OSS w Europie, czyli wszystko co musisz wiedzieć o podatku VAT w UE

Zbliża się sezon letni i przychodzi czas na zakup nowego sprzętu sportowego. Zabierasz się za złożenie na Amazonie zamówienia na kilka nowych ciuchów i akcesoriów.  Nie jest tego dużo, jednak zależy Ci na złożeniu zamówienia w jednym sklepie, żeby być kompleksowo obsłużonym i otrzymać jedną przesyłkę. W końcu nie masz czasu jeździć do paczkomatów za każdym razem, gdy pojawi się zamówiony towar. 

Niestety, przy próbie dodania do koszyka ostatniej pozycji, okazało się, że w chwili obecnej jest niedostępna i nie ma nawet podanej przewidywanej daty uzupełnienia zapasów. W efekcie nie masz wyjścia, musisz znaleźć inny sklep, który będzie miał dostępne wszystko czego potrzebujesz.

Brzmi znajomo, co? Niestety, sytuacja ta nie stanowi odosobnionego przypadku. 

Niezależnie czy spojrzymy z perspektywy sprzedawców czy producentów dóbr, braki produktowe są bardzo powszechnym zjawiskiem. Niejedną firmę doprowadziły do upadku, a jeszcze więcej do poniesienia ogromnych kosztów utraconej sprzedaży. Dzieje się tak, odkąd istnieje handel, a mimo wszystko wciąż wracamy do problemu braku dostępności towarów. Co więc należy zrobić, aby go rozwiązać i czy oby na pewno da się go rozwiązać raz na zawsze? 

W tym artykule dowiesz się, jak Ty jako prężnie działający przedsiębiorca w branży e-Commerce, możesz poradzić sobie z ciągłymi brakami towaru i utratą sprzedaży.

Zanim jednak przejdziemy do szczegółów powiedzmy czym właściwie jest brak dostępności?

O braku dostępności mówimy wyłącznie w sytuacji, w której oferowany przez nas produkt jest niedostępny, a klient faktycznie jest gotowy do jego zakupu. W przypadku, gdy na magazynie nie mamy zapasów towaru, który stracił zainteresowanie klientów, mówimy o pozytywnej sytuacji i nie należy rozpatrywać tego jako braku dostępności. 

Patrząc na ten problem z perspektywy sprzedawcy lub producenta, można się pokusić o stwierdzenie, że jest to niewielka sprawa. Przecież jak klient chce kupić dany towar, to albo wróci innym razem, kiedy będzie dostępny, albo wybierze jakiś produkt substytucyjny, który akurat mamy na stanie. 

Tak jednak się nie dzieje. Braki dostępności zostały zidentyfikowane jako jedna z głównych przyczyn niezadowolenie klienta. Konsekwencją jest irytacja, która często prowadzi do dokonania zakupów w innym miejscu. Jeżeli problem z dostępnością powtarza się u tego samego sprzedawcy, klienci nie tylko rezygnują z konkretnego zakupu, ale często na stałe rezygnują z dalszych transakcji tracąc zaufanie do sprzedającego. W tej kwestii dostrzegalny jest wzorzec 3 szans.

Przy pierwszym braku, istnieje spora szansa, że klient zastąpi poszukiwany towar innym dostępnym w sklepie. Mając do czynienia z drugim brakiem, mocno prawdopodobne jest całkowite porzucenie koszyka. Jeśli natomiast w tym samym sklepie klient spotka się z brakiem po raz trzeci, to w zdecydowanej większości nie wróci już do tego sklepu. 

Gdy ten wzorzec zderzymy z dzisiejszymi realiami, dającymi możliwość dokonania zakupu tych samych produktów w różnych sklepach online, bez potrzeby irytowania się na puste półki, musimy zdać sobie sprawę, że konsekwencjami mogą być gigantyczne straty finansowe.

Konsekwencje nie kończą się jednak na samej utraconej sprzedaży. Oprócz niej cierpi zaufanie do naszego sklepu oraz finanse, które musimy spożytkować na gaszenie pożarów dodatkowymi zasobami, aby jak najszybciej odbudować zapasy. Skoro jednak cena braku dostępności jest tak wysoka, to czemu aż co trzecie zakupy potrafią kończyć się tym niemiłym akcentem?

W celu odpowiedzenia na to pytanie, musimy zgłębić najpierw genezę problemu, czyli przyczyny braku dostępności.

Powody powstawania braków dostępności.

Pierwszym powodem, o którym warto powiedzieć, są wahania sprzedaży. Mogą być one spowodowane kampanią marketingową, obniżoną ceną sprzedaży, zbliżającymi się świętami albo nawet chwilowymi trendami wśród kupujących. Faktem jednak jest, że potrafią zaskoczyć niemal każdą firmę. Problem jednak nie wynika z samego wystąpienia tych zdarzeń a z zakłóceń w komunikacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy, które utrudniają zrozumienie, jak mogą one wpłynąć na sprzedaż. Często zespoły odpowiedzialne za sprzedaż planują skuteczne działania promocyjne ze zbyt krótkim wyprzedzeniem, co utrudnia lub nawet uniemożliwia zespołowi operacyjnemu zabezpieczenie odpowiednich ilości na magazynie. 

Równie częstą przyczyną w prężnie rozwijającej się branży e-commerce jest częstotliwość planowania zapasów. Gdy firma w szybkim tempie zwiększa swój asortyment, kanały sprzedaży lub po prostu obroty, często pracownicy mierzą się z tym, że jest wiele zadań do wykonania „na już”. Zadania te nieraz są robione kosztem innych standardowych obowiązków, jak np. domawianiem zapasów na magazyn, co ostatecznie skutkuje rzadszą weryfikacją sytuacji na magazynie. Zamiast codziennie weryfikować, czy nie pojawiły się jakieś niespodziewane ruchy w rozejściu towaru, zaglądamy tam raz na dwa tygodnie albo jeszcze rzadziej. W konsekwencji umykają nam sytuacje, w których moglibyśmy zdążyć zareagować i odbudować poziom zapasów unikając braków. 

Gdy firma się rozrasta, często towarzyszy temu dodawanie nowych produktów do oferty. Często to właśnie poszerzenie portfolio oferowanych towarów daje dodatkową sprzedaż. Nic więc dziwnego, że wszystkie osoby zorientowane na sprzedaż bardzo chętnie sięgają po nowe produkty. Nieodłącznym elementem szerszej oferty jest jednak potrzeba zapanowania nad nią i odpowiedniego nadzoru. Oczywistym wydaje się, że łatwiej jest zapanować nad dostępnością 100 produktów zamiast 3000 pozycji na magazynie. Gdy produktów jest zbyt dużo, to ciężko wygospodarować odpowiednią ilość czasu do przeanalizowania sytuacji każdego z nich, a to prędzej czy później skutkuje pustymi półkami. 

Ostatnim z powodów, który stanowi duży udział w przyczynach powstawania braków to błędy ludzkie. Nie ma mowy tu o złych intencjach. Przyczyna jest bardziej prozaiczna. Popełniać błędy jest rzeczą ludzką i statystycznie każdemu z nas prędzej czy później jakiś się zdarzy. Jeśli więc wszystkie działania mające na celu zabezpieczenie dostępności towarów są wykonywane ręcznie, to pozostaje tylko kwestią czasu, kiedy zamówimy czegoś za mało, bo źle spojrzeliśmy na aktualny stan magazynu albo sprzedaż z ostatnich dni. Wykonując setki, albo i tysiące kalkulacji zapotrzebowania na towar miesięcznie, o błąd ludzki nie jest trudno.

Jak zarządzanie zapasami może pomóc zaadresować problem braków?

Rozwiązanie większości problemów z dostępnością zapasów zaczyna się od uświadomienia sobie, że problem ten już dziś dotyczy nas samych, albo za chwilę zacznie. Gdy ten krok mamy już za sobą, możemy przejść do określenia zasad obowiązujących w firmie i odpowiadających na takie pytania, jak np.:

  • Jakie zapasy chcę utrzymywać dla każdego z produktów?
  • Jak często chcę weryfikować stany magazynowe?
  • Kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki procesu?
  • Jak określić, ile właściwie mam zamówić i kiedy złożyć zamówienie?

Odpowiedź na te pytania to nic innego, jak właśnie zarządzanie zapasami, czyli określenie zbioru zasad, jak dbać o stany magazynowe, aby nie cierpieć z powodu ich braków lub nadwyżek. W tym celu możemy skorzystać z istniejących i rozpowszechnionych metodologii, takich jak MRP czy DDMRP, lub wypracować własną. Najważniejsze jednak jest, aby mieć zdefiniowane odpowiedzi na postawione wcześniej pytania. Wtedy będziemy wiedzieć, co, jak i kiedy robić, aby nie musieć mierzyć się z przykrymi konsekwencjami.

Przeszłość i przyszłość zarządzania zapasami

W połowie ubiegłego stulecia powstała, a następnie zyskiwała coraz większą popularność metodologia MRP (Material Requirements Planning), opierająca się w swojej filozofii na pracy z prognozami. Przedsiębiorcy musieli przygotować swoje estymacje dotyczące przyszłości i na podstawie tego, czego się spodziewają, kupowali i produkowali zapasy. Rozwiązanie to zyskało ogromną popularności w drugiej połowie XX wieku i można by rzec, że w pewnym momencie nie było systemu do zarządzania przedsiębiorstwem, w którym to za zapasy nie odpowiadały narzędzia zbudowane na bazie właśnie rozwiązania MRP. 

Jednak to, co kilkadziesiąt lat temu sprawdzało się wyśmienicie, nie do końca odpowiada bieżącym potrzebom. Założeniem, które stało za wysoką efektywnością MRP była stabilność rynku zarówno po stronie klientów, jak i dostawców i własnej produkcji. Raz przygotowane plany można było spokojnie realizować bez potrzeby dokonywania w nich zmian. Wtedy rozwiązanie to sprawdzało się znakomicie i zdecydowanie ułatwiało przeliczenie potrzeb wobec zapasów.

Gdy jednak rozwiązanie to spotkało się z obecnym światem, zaczęły wychodzić na wierzch jego mankamenty. Otaczający nas świat biznesowy co chwila spotyka się z zakłóceniami, które mają znaczący wpływ na wszystkie ogniwa łańcucha dostaw. Nieustannie słyszymy o kolejnych napięciach geopolitycznych, kwarantannach podyktowanych rozprzestrzeniającym się COVID-19, czy też o braku kolejnych surowców, które niestety są niezbędne do wyprodukowania sprzedawanych przez nas produktów. Ostatnie co możemy powiedzieć o tym świecie, to że jest on stabilny. 

W takich warunkach, bazując na prognozach, bardzo często dochodziliśmy do sytuacji, w których to nasze zapasy nie odpowiadały realnym potrzebom klienta. Nie dość, że zaskakują nas nowe, nieprzewidziane zdarzenia, to jeszcze samo prognozowanie stało się na tyle złożonym procesem, że bez specjalistycznej wiedzy i narzędzi ciężko trafić nawet z dokładnością 50% w to, czego klienci będę u nas szukać.

Czy jesteśmy skazani na braki dostępności?

Otóż nie. Mimo iż świat biznesowy rzuca nam wiele kłód pod nogi, to z pomocą przychodzi nam metodologia DDMRP (Demand Driven Material Requirements Planning), opisana szerzej na początku XXI wieku przez Carol Ptak i Chada Smitha. Stanowi ona swoiste remedium na stawiane przed nami wyzwania. Pomimo tego, że jednym z jej fundamentów było funkcjonujące na rynku MRP, to dzięki wyłuskaniu tego, co najlepsze z tej metodologii oraz kilku innych teorii zarządzania, powstało zupełnie nowe podejście mające na celu odpowiedzieć na dużą zmienność rynku.

Fundamentem DDMRP stało się bazowanie na dokładnie wyliczonych buforach zapasów, które miały zabezpieczyć przedsiębiorstwo na wypadek wszelkich wahań popytu lub podaży. Uświadamiając sobie fakt, że skoki zapotrzebowania nas spotkają, możemy się do nich odpowiednio przygotować. W tym celu powstały właśnie bufory, które mają działać jak amortyzatory, dbając o jakość naszej podróży i zabezpieczając nas przed nierównościami na naszej drodze.

Drugim istotnym elementem tej metodologii jest kwestia zasad, kiedy złożyć kolejne zamówienie na odbudowanie zapasów. Nie robimy tego na podstawie prognoz, jak w MRP, a na bazie realnych zamówień złożonych przez klientów oraz informacji o aktualnie posiadanych zapasach na magazynie i w drodze. 

Takie rozwiązanie nie tylko dba, abyśmy systematycznie składali zamówienia na odbudowanie zapasów, ale również wyznacza nam granicę, która uniemożliwia nam zamówienia więcej niż faktycznie potrzebujemy. Podejściem tym rozwiązujemy dwa największe problemy zapasów, czyli sytuacji, gdy jest ich za dużo, lub co gorsza, gdy ich brakuje.

Czy to rozwiązanie jest dla mnie?

Rozwiązanie oparte o DDMRP sprawdza się idealnie w branży e-commerce, pozwalając w prosty i przejrzysty sposób dbać o odpowiednie zapasy produktów. Zamiast samodzielnie zastanawiać się, jakie zapasy trzymać i kiedy składać kolejne zamówienia, możemy skorzystać z gotowych aplikacji, które bazując na danych z takich platform, jak Amazon czy eBay, są w stanie za nas wyznaczyć niezbędne bufory i każdego dnia informować nas o tym, co należy uzupełnić, aby dostępności naszych produktów nic nie zagrażało. 

Jeśli jesteś ciekaw, jak to rozwiązanie sprawdzi się w Twojej firmie, odezwij się do nas. Jako Taxology, wspieramy naszych klientów w sprawnym wdrożeniu metodologi DDMRP. Napisz do nas i porozmawiajmy w wspólnym wdrożeniu. 

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments

Zobacz również

15 czerwca 2022

Ile wynosi prowizja Amazon i jakie pozostałe koszty ponoszą sprzedawcy?

Wchodząc na Amazon, zyskujesz dostęp do międzynarodowego rynku, a co za tym idzie okazję do dużego zarobku. Platforma często wychodzi naprzeciw swoim klientom i oferuję m.in. różne modele współpracy. Jednym z nich jest FBA, dzięki któremu nie musisz zajmować się logistyką oraz obsługą klienta. 

Brzmi to bardzo zachęcająco, jednak Amazon pobiera odpowiednie do poziomu usługi opłaty, o których dziś porozmawiamy. Zwrócimy też Twoją uwagę na koszty, które poniesiesz, sprzedając na tej popularnej platformie, mimo że nie są bezpośrednio z nią związane.

1 czerwca 2022

Jak sprawdzić numer EORI po NIP?

Planując zakup lub sprzedaż towarów do krajów poza Unią Europejską musisz pamiętać o niezbędnych formalnościach. Jedną z nich jest uzyskanie numeru EORI, który jest niezbędny do wszystkich transakcji i czynności celnych na terenie EU. W tym artykule opowiemy Ci, czym jest EORI i dlaczego powstał, kto jest zobowiązany go posiadać oraz jak go weryfikować.

23 maja 2022

Nadmierne zapasy – przewaga konkurencyjna czy zabójca marży?

Jeśli prowadzisz e-commerce, z pewnością doskonale wiesz, że utrzymanie poziomu zapasów na odpowiednim, bezpiecznym poziomie bywa wymagającym zajęciem.

Zarówno sytuacje, w których mierzysz się z brakiem towaru, jak i te, gdy zapasy są tak duże, że starczyłyby na najbliższe dwa lata, nie są przez Ciebie pożądane. W ostatnich latach coraz częstszym problemem jest jednak ta druga sytuacja, a momentem, w którym czara goryczy się przelewa, jest otrzymanie niespodziewanie wysokiej faktury za magazynowanie produktów.

Amazon, Amazon Service Provider Network, Amazon SPN, and Amazon SPN logo are trademarks of Amazon.com, Inc. or its affiliates.

facebook-icon twitter-icon linkedin-icon comments-icon facebook