Czym jest CESOP – Centralny Elektroniczny System Informacji o Płatnościach – i jak wpływa na branżę e-commerce?

Co to jest CESOP?

CESOP, czyli Centralny Elektroniczny System Informacji o Płatnościach (Central Electronic System of Payment information), to system informacji dotyczącej uczestników międzynarodowych transakcji płatniczych, który ma na celu zwalczanie oszustw związanych z podatkiem VAT i przeciwdziałania luce w systemie podatku VAT, szczególnie w branży cross-border e-commerce.

CESOP na poziomie Unii Europejskiej jest zarządzany przez Komisję Europejską. Natomiast w Polsce obowiązki CESOP obowiązują od 1 stycznia 2024 roku.

CESOP nowy obowiązek udostępniania prowadzonej ewidencji odbiorców płatności i płatności transgranicznych dla dostawców usług płatniczych

Dostawcy usług płatniczych, zgodnie z ustawą z 14 kwietnia 2023 roku, mają od 1 stycznia bieżącego roku obowiązek prowadzenia ewidencji odbiorców płatności transgranicznych i udostępniania jej.

CESOP – ewidencjonowane dane

W ramach prowadzenia ewidencji odbiorców płatności, dostawca usług płatniczych jest zobowiązany do zbierania następujących danych:

• imię i nazwisko lub nazwa odbiorcy;
• BIC lub inny kod identyfikacyjny, umożliwiający jednoznaczne rozpoznanie dostawcy usług płatniczych;
• numer identyfikacyjny na potrzeby podatku, którym odbiorca identyfikuje się w celach podatkowych (jeżeli jest on dostępny);
• IBAN lub inny identyfikator, który identyfikuje odbiorcę płatności i jego lokalizację;
• numer identyfikacyjny pozwalający na identyfikację odbiorcy, który odbiera środki, nie posiadając rachunku płatniczego
• adres odbiorcy, jeżeli jest on dostępny.

Ponadto, na potrzeby ewidencji, dostawcy zbierają także dane dotyczące transakcji płatniczych, do których należą:

• data i godzina płatności lub zwrotu płatności;
• kwota i waluta płatności lub zwrotu;
• państwo UE pochodzenia płatności, którą odbiorca (lub ktoś w jego imieniu) otrzymał lub państwo UE przeznaczenia zwrotu płatności, a także informacje nt. miejsca pochodzenia, przeznaczenia lub zwrotu płatności;
• informacje inne, niż ww. które pozwalają jednoznacznie zidentyfikować płatność;
• informacje o fizycznej obecności płatnika, gdy płatność ma miejsce w punkcie handlowo-usługowym akceptanta.

Dodajmy, że przepisy stanowią, iż dostawcy usług płatniczych mają obowiązek przechowywać ewidencję przez 3 lata od zakończenia roku podatkowego, w którym nastąpiła ewidencjonowana płatność.

Zasady raportowania CESOP

Dostawcy usług płatniczych, poza prowadzeniem ewidencji, mają także obowiązek udostępniania zebranych danych odpowiedniemu organowi w danym kraju członkowskim. Natomiast samo raportowanie CESOP odbywa się zgodnie z określonymi zasadami.

Do kogo raportować CESOP?

W przypadku, kiedy dla dostawcy usług płatniczych Polska jest krajem, w którym posiada on swoją siedzibę lub główne miejsce prowadzenia działalności, czy też Polska jest państwem członkowskim goszczącym, organem takim będzie Szef Krajowej Administracji Skarbowej. Następnie, dane z poziomu krajowego, będą przekazywane dalej do europejskiej centrali.

Jaki jest okres raportowania CESOP?

Dostawcy usług płatniczych mają obowiązek składać raporty CESOP za każdy kwartał roku kalendarzowego, na co mają czas do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale. Z kolei przekazanie danych z poziomu krajowego do centrali może odbyć się najpóźniej 10. dnia drugiego miesiąca następującego po kwartale sprawozdawczym.

W jaki sposób raportować CESOP?

Raportowanie CESOP odbywa się elektronicznie, za pośrednictwem interfejsów usług Jednolitego Pliku Kontrolnego, w formie ustrukturyzowanego pliku XML.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Żaden problem! Zgłoś się do nas, a nasi specjaliści zajmą się Twoją sprawą. Niezależnie czy chodzi o rozliczenia, rejestracje, czy deklaracje VAT i VAT OSS, czy może o księgowość w e-commerce.

Umów się na konsultację

Kogo dokładnie dotyczą obowiązki CESOP?

Tak jak wspomnieliśmy wyżej, nowe obowiązki dotyczące Centralnego Elektronicznego Systemu Informacji o Płatnościach będą spoczywały na dostawcach usług płatniczych. Jednak warto sprecyzować, o kogo dokładnie chodzi, a mowa tutaj o:

• dostawcach usług płatniczych odbiorcy płatności, w sytuacji, gdy znajduje się on na terenie Unii Europejskiej, w kraju członkowskim;
• dostawcy usług płatniczych odbiorcy płatnika, w sytuacji, kiedy następuje płatność pozaunijna, czyli żaden z dostawców usług płatniczych odbiorcy nie znajduje się w państwie członkowskim.

Natomiast sam obowiązek CESOP powstaje, kiedy:

• płatności są płatnościami transgranicznymi – środki pieniężne są przekazywane od płatnika z kraju członkowskiego do odbiorcy z UE, EOG lub poza tymi terenami;
• dostawca usług płatniczych, w ciągu jednego kwartału roku kalendarzowego, realizuje więcej niż 25 płatności w danym państwie członkowskim, na rzecz tego samego odbiorcy.

Zgodnie z powyższymi wytycznymi, obowiązkami CESOP będą objęte: banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, instytucje kredytowe, instytucje pieniądza elektronicznego i oddziały instytucji pieniądza elektronicznego, instytucje płatnicze, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe lub Krajowe Spółdzielcze Kasy Oszczędnościowo-Kredytowe, oddziały podmiotów świadczących w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim, zgodnie z prawem tego państwa, pocztowe usługi płatnicze, uprawnione zgodnie z prawem tego państwa do świadczenia usług płatniczych, a także Poczta Polska Spółka Akcyjna w zakresie, w jakim odrębne przepisy upoważniają ją do świadczenia usług płatniczych.

Obowiązki CESOP, a kary

Niewywiązanie się z obowiązków CESOP np. poprzez niedostarczenie raportów w terminie lub wcale, jest traktowane jako wykroczenie skarbowe i może skutkować grzywną. Natomiast jej wysokość może wynieść od 10% do 2000% minimalnego wynagrodzenia.

CESOP, a branża e-commerce

W przypadku branży e-commerce rejestr CESOP stanowi istotne narzędzie kontroli prawidłowości rozliczeń VAT. Dzięki raportom CESOP, organy podatkowe będą mogły w prosty sposób zweryfikować, czy sprzedawcy wywiązują się z płacenia VAT w poszczególnych krajach UE (np. w ramach procedury VAT OSS lub składając lokalne deklaracje podatkowe). Obecnie, cały czas częstym zjawiskiem są firmy, które pomimo przekroczenia progu 10.000 EUR sprzedaży detalicznej do innych krajów unijnych, opodatkowują VAT transakcje w Polsce. Po wprowadzeniu CESOP muszą się one liczyć z dużo wyższym ryzykiem kontroli ze strony organów podatkowych z innych krajów.

Czym jest CESOP? - podsumowanie

Wprowadzenie Centralnego Elektronicznego Systemu Informacji o Płatnościach (CESOP) stanowi znaczący krok w kierunku zwiększenia transparentności finansowej i walki z oszustwami podatkowymi, szczególnie w sektorze e-commerce. CESOP stanowi narzędzie do łatania luk w europejskim systemie podatku VAT i jest nadzorowany przez Komisję Europejską, jednak główne obowiązki wynikające z niego dotyczące dostawców usług płatniczych.

W Polsce, od 1 stycznia 2024 roku, mają oni obowiązek ewidencjonować dotyczące odbiorców płatności i transakcji płatniczych i udostępniać te dane szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, który następnie przekazuje je do europejskiej centrali. Okres, za który dostawcy muszą składać raporty CESOP to kwartał roku kalendarzowego, a czas na udostępnienie informacji mają do ostatniego dnia miesiąca następującego po kwartale. Natomiast spóźnienie lub niewywiązanie się z tego obowiązku jest traktowane jako wykroczenie skarbowe i może grozić grzywną od 1/10 do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia.

CESOP niewątpliwie pomoże walczyć z oszustwami podatkowymi w branży e-commerce, w szczególności w zakresie VAT. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w jego zakresie, nasz zespół specjalistów VAT Compliance może Ci z tym pomóc! Niezależnie czy chodzi o rejestracje, rozliczenia lub deklaracje VAT oraz VAT OSS w krajach UE, lub UK. Jeżeli potrzebujesz pomocy, umów się na konsultację i powiedz, gdzie leży problem.