Czym jest EDI, elektroniczna wymiana danych, (electronic data interchange) i jakie ma zastosowanie w e-commerce?

  • Ostatnia aktualizacja: 21.02.2024
  • Publikacja: 22.01.2024
  • Przeczytaj w: 5 min

W dobie cyfryzacji automatyzacja jest jednym z czynników znacznie zwiększających wydajność przedsiębiorstwa, a można ją zastosować w bardzo wielu obszarach. Przykładem takiego jest wymiana informacji i przesyłanie dokumentów w całym łańcuchu dostaw.

Automatyzacja tego aspektu jest zabiegiem powszechnym i wdrażanym od wielu lat oraz posiada własny termin — EDI, elektroniczna wymiana danych — który to rozwinęliśmy w poniższym artykule!

Czym jest elektroniczna wymiana danych (EDI) i jakie ma zastosowanie w e-commerce?

Z tego artykułu dowiesz się:

  • Czym jest EDI, elektroniczna wymiana danych?
  • Jak działa EDI?
  • Jakie wykorzystać elektroniczną wymianę danych w branży e-commerce?
  • Jakie wyzwania są związane z wprowadzeniem systemu EDI?
  • Czym są standardy EDI?

Co to jest EDI, elektroniczna wymiana danych?

Elektroniczna wymiana danych, EDI, lub z angielskiego electronic data interchange, to określenie odnoszące się do automatycznego przepływu dokumentów elektronicznych w łańcuchu dostaw wewnątrz firmy lub pomiędzy partnerami biznesowymi.

Elektroniczna wymiana danych, EDI, wiąże się m.in. z przekazywaniem dokumentów, przepływem informacji, wystawianiem i wysyłką faktur czy też komunikatami skierowanymi do klientów.

System EDI w e-commerce

Elektroniczna wymiana danych w branży e-commerce, ale nie tylko, służy przede wszystkim wymianie informacji pomiędzy różnymi systemami informatycznymi partnerów biznesowych. To z kolei sprowadza się do zwiększenia efektywności poprzez automatyzację i optymalizację komunikacji, której efektem są:

  • oszczędność czasu i energii — pracownicy nie muszą poświęcać swojej uwagi na przygotowanie i wysyłkę dokumentów. Dzieje się to automatycznie. Ponadto, następuje szybsza realizacja zamówień, a w efekcie wysyłka i dostawa towarów do klienta.
  • oszczędność pieniędzy — system elektronicznej wymiany danych nie wymaga papierowych dokumentów, co pozwala zaoszczędzić środki na druku i usługach kurierskich lub pocztowych.
  • zmniejszenie liczby potencjalnych błędów — automatyzacja nie zostawia miejsca na błędy ludzkie. Jeżeli znajdzie się błąd lub lukę w systemie i je naprawi, nie powinny pojawić się ponownie.
  • łatwiejsza analiza danych — procesy elektroniczna wymiana danych można łatwo śledzić, co przyczynia się do łatwiejszej ich analizy.

Dodajmy, że wdrożenie EDI daje także przewagę konkurencyjną nad przedsiębiorstwami, które nie posiadają jeszcze tej automatyzacji.

schemat elektronicznej wymiany danych EDI

Wyzwania związane z EDI

Chociaż elektroniczna wymiana danych pomiędzy partnerami biznesowymi zapewnia wiele korzyści, to nie można zapominać o progu wejścia, który jest równoznaczny z wdrożeniem EDI, a to oznacza zakup i utworzenie odpowiedniej infrastruktury, a także zatrudnienie pracownika lub zlecenie firmie zewnętrznej ich konfigurację, a także doraźnie aktualizowanie i naprawy w razie błędów.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Odezwij się do nas, a my zajmiemy się resztą! Niezależnie, czy mowa o VAT lub VAT OSS – rejestracjach, rozliczeniach lub deklaracjach – czy o księgowości w e-commerce!

Umów się na konsultację

Standardy elektronicznej wymiany danych

Elektroniczną wymianę danych, aby była ona skuteczna, należy przeprowadzać w określonym wcześniej standardzie, który pozwala na generowanie i odczyt danych podczas wymiany dokumentów. Jeżeli więc kilka firm związanych z łańcuchem dostaw korzysta z różnych standardów, wymiana dokumentów może okazać się problematyczne, ponieważ przesyłane informacje nie zostaną prawidłowo przetworzone.

Z racji takiej potrzeby, na przestrzeni lat powstało wiele formatów, które zyskały popularność w zależności od branży lub regionu.

Trzeba jednak zaznaczyć, że standardy EDI można podzielić na zastrzeżone i publiczne, z których te pierwsze to standardy opracowane na potrzeby danej firmy lub konkretnej branży i nie są one powszechnie dostępne. Z kolei te drugie, to standardy, które są powszechnie dostępne, a opracowane zostały dla jednej lub wielu branż.

  • UN/EDIFACT (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) – format wprowadzony do użytku przez ONZ.
  • TRADACOMS – standard EMI wykorzystywany w Wielkiej Brytanii
  • ASC X12 – standard zgodny z ANSI (American National Standards Institute), stosowany głównie w Ameryce Północnej, wykorzystywany w wielu branżach.
  • UCS – amerykański standard elektronicznej wymiany danych, skierowany do branży spożywczej.
  • INDIE – amerykański standard skierowany do branży transportowej.
  • HL7 (Health Level-7) – standard EDI, umożliwiający wymiany dokumentów w branży medycznej.

Jak działa EDI?

Należy podkreślić, że elektroniczna wymiana danych nie określa sposobu przesyłania dokumentów. Ten dotyczy technologii, którą wybiorą strony bezpośredniej komunikacji i która umożliwi wymianę dokumentów, np. HTTP, FTP czy też AS2.

EDI, a API

EDI nie należy także mylić z API (ang. Application Programming Interface). Porównując w dużym uproszczeniu, EDI odnosi się do wymiany dokumentów i jest stosowany w logistyce, handlu czy produkcji. Natomiast API służy do umożliwienia dwóm aplikacjom komunikacji i rozwiązania spod tego znaku są powszechne w branży IT, umożliwiając integrację np. programów i platform.

Co więcej, komunikaty EDI dotyczy określonych wcześniej formatów, jak np. faktury czy inne dokumenty wymieniane w ramach łańcucha dostaw. Z kolei API umożliwia przesyłanie dużo większego zakresu danych i formatów. Jest dużo bardziej elastyczne.

Czym jest EDI, elektroniczna wymiana danych? - podsumowanie

Elektroniczna wymiana danych, tzw. EDI, to zautomatyzowany proces przekazywania dokumentów i informacji pomiędzy uczestnikami w całym łańcuchu dostaw w czasie rzeczywistym.

Komunikaty EDI, czyli dokumenty wymieniane w ramach elektronicznej wymiany danych, to m.in. potwierdzenia zamówień, faktury, komunikaty o odbiorze lub komunikaty dotyczące wysyłania zamówień. Wszystko zależy od branży.

Warto również podkreślić, że w informacje wysyłane w EDI muszą być w uniwersalnym formacie, który strony komunikacji będą w stanie odczytać. W związku z tym powstały tzw. systemy EDI, przystosowane do różnych branż — handlu detalicznego, medycyny czy transportu.

Celem EDI jest bezpieczna wymiana danych oraz automatyzacja, optymalizacja i przyspieszenie procesów związanych z przepływem informacji w łańcuchu dostaw. Efektem tego jest m.in. szybsza realizacja zamówienia i poprawa funkcjonalności łańcucha dostaw.

Trzeba jednak pamiętać, że w prowadzeniu biznesu przesyłanie danych to nie jedyny kluczowy element. Przykładem innego jest podatek VAT, który wiążę się ze sprzedażą towarów i usług. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, sprawdź nasze artykuły lub umów się na konsultację i zleć naszym specjalistom rejestracje, rozliczenia lub zajęcie się Twoimi deklaracjami VAT oraz VAT OSS. Chętnie pomożemy także z księgowością w e-commerce!

Tomasz Połeć Tomasz jest współzałożycielem Taxology i doradcą podatkowym o numerze 12104 z 15-letnim doświadczeniem w polskich i międzynarodowych firmach doradczych. Doświadczenie i wiedzę zdobytą podczas licznych przeglądów podatkowych i audytów wykorzystuje w pracy doradcy podatkowego dla firm z branży e-commerce. Specjalizuje się w doradztwie w zakresie rozliczeń VAT i CIT w e-commerce i logistyce.