Sprzedaż za granicę a kasa fiskalna – co musisz wiedzieć?

Kto musi mieć kasę fiskalną? Ogólne zasady

W świetle obowiązujących przepisów, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych mają obowiązek posiadania kasy fiskalnej.

Z obowiązku posiadania kasy fiskalnej mogą być zwolnieni przedsiębiorcy, których roczny obrót nie przekroczył 20 000 zł (zwolnienie podmiotowe). Zwolnienie może dotyczyć również sprzedaży usług dla firm, jeśli są one potwierdzone fakturą i obejmują m.in usługi finansowe, ubezpieczeniowe czy edukacyjne (zwolnienie przedmiotowe). Jednak w branżach takich jak gastronomia, fryzjerstwo, transport czy doradztwo podatkowe, kasa fiskalna jest obowiązkowa już od pierwszej sprzedaży.

Sprzedaż wysyłkowa za granicę a kasa fiskalna – co trzeba wiedzieć?

Mówiąc o sprzedaży wysyłkowej mamy najczęściej na myśli sprzedaż przez internet. Sprzedaż wysyłkowa za granicę a kasa fiskalna – to temat budzący wiele pytań wśród przedsiębiorców z branży e-commerce. W rezultacie powstają wątpliwości, czy sprzedaż do innych krajów musi podlegać rejestracji na kasie fiskalnej – w szczególności, jeżeli jest ona już stosowana przy sprzedaży lokalnej (w Polsce).

Co jednak szczególnie istotne – przedsiębiorcy prowadzący w Polsce sprzedaż przez internet mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeżeli spełniają następujące warunki:

• Płatności są realizowane jedynie w formie bezgotówkowej m.in. jako przelew, płatność kartą lub BLIK;
• Dostawy towarów dokonywane są za pośrednictwem poczty lub firm kurierskich;
• Faktury i inne dowody zapłaty zawierają dane nabywcy;
• Sprzedawane towary nie są wykluczone ze zwolnienia.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jak wygląda sprzedaż internetowa a kasa fiskalna oraz kiedy występują wyjątki od obowiązku jej posiadania, zachęcamy do zapoznania się z naszym artykułem.

Z kolei w przypadku sprzedaży przez internet za granicę na terenie krajów UE warto wyróżnić kilka przypadków w kontekście rejestrowania tejże sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej:

1. Sprzedaż internetowa towaru z wysyłką z Polski
2. Sprzedaż internetowa towaru z wysyłką z magazynu zagranicznego

Sprzedaż internetowa towaru za granicę a kasa fiskalna - wysyłka z Polski

Sklep internetowy działający w Polsce może być zwolniony z obowiązku posiadania kasy fiskalnej, pod warunkiem spełnienia opisanych powyżej warunków dot. m.in. sposobu płatności, dostaw czy właściwego dokumentowania. W takim przypadku, do momentu przekroczenia limitu VAT OSS (czyli 10 000 euro łącznej wartości sprzedaży netto za granicę rocznie), sprzedaż do konsumentów na terenie krajów UE jest objęta rozliczeniem VAT w Polsce. W związku z tym nie rodzi to dodatkowego obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej jeżeli e-commerce korzysta ze zwolnienia.

Jeżeli jednak zwolnienie nie obowiązuje danego sklepu internetowego i korzysta on z kasy fiskalnej, to w przypadku jak powyżej, tj. do limitu 10 tys. euro, należy prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej nawet w przypadku sprzedaży dla konsumentów z krajów UE.

Po przekroczeniu limitu 10 000 euro w danym roku, sprzedaż do konsumentów w innych państwach członkowskich przestaje podlegać opodatkowaniu VAT w Polsce. Od tego momentu obowiązuje jedna z dwóch ścieżek rozliczenia:

1. Rozliczanie VAT w systemie OSS (One Stop Shop) – za pomocą jednej zbiorczej deklaracji składanej w polskim urzędzie skarbowym, ale według stawek VAT obowiązujących w krajach nabywców;
2. Rejestracja do VAT za granicą – obligująca do złożenia deklaracji podatkowej oraz płacenia podatku w kraju konsumenta.

W obu przypadkach sprzedaż nie podlega już opodatkowaniu VAT w Polsce, więc nie trzeba jej rejestrować na polskiej kasie fiskalnej – kasa służy tylko do ewidencji sprzedaży, która jest opodatkowana w Polsce.

Wysyłka towarów z magazynu zagranicznego na terenie UE – czy potrzebna kasa fiskalna?

Jeśli polski sklep internetowy prowadzi sprzedaż towarów z magazynu zlokalizowanego w innym kraju Unii Europejskiej – np. korzystając z modelu Fulfillment by Amazon (FBA) – wówczas sprzedaż ta nie podlega przepisom o kasach fiskalnych obowiązującym w Polsce.

W takiej sytuacji:

• Towar nie znajduje się fizycznie w Polsce w momencie sprzedaży;
• Transakcja nie jest opodatkowana VAT w Polsce – opodatkowanie następuje w kraju, z którego następuje wysyłka;
• Obowiązki ewidencyjne (w tym ewentualne stosowanie lokalnej kasy fiskalnej) reguluje prawo kraju magazynowania i sprzedaży.

Przedsiębiorca ma zatem obowiązek zarejestrować się do VAT w kraju, gdzie znajduje się magazyn (jeśli jeszcze tego nie zrobił), i to tam rozlicza VAT oraz spełnia wymogi fiskalne, w tym te dotyczące ewidencji sprzedaży. Może to obejmować rejestrację na kasie fiskalnej – ale wyłącznie według lokalnych przepisów, a polska kasa fiskalna w takim przypadku nie ma zastosowania.

Sprzedaż przez internet do krajów trzecich a kasa fiskalna

W sytuacji, gdy sklep internetowy zarejestrowany w Polsce prowadzi sprzedaż towarów do klientów indywidualnych spoza Unii Europejskiej (czyli do tzw. krajów trzecich, np. USA, Kanada, Norwegia), to sprzedaż ta traktowana jest jako eksport towarów. Transakcja ta nie jest opodatkowana w Polsce na zasadach krajowych VAT (zastosowanie ma stawka opodatkowania eksportu towarów – VAT 0%) i nie podlega zastosowaniu kas rejestrujących.

Eksport towarów poza Unię Europejską (do tzw. państw trzecich), co do zasady nie wymaga ewidencji na kasie fiskalnej, o ile transakcja jest odpowiednio udokumentowana. Tutaj istotne są, przede wszystkim, faktura i dokumenty potwierdzające wywóz towaru m.in. IE-599, potwierdzenie odprawy celnej, list przewozowy czy dokument z systemu SENT.

Kiedy trzeba mieć kasę fiskalną przy sprzedaży zagranicznej przez internet?

Sprzedaż zagraniczna przez internet nie zawsze zwalnia przedsiębiorcę z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w Polsce. Kluczowe znaczenie mają tutaj dwa aspekty: miejsce opodatkowania transakcji oraz spełnienie warunków zwolnienia z ewidencji na kasie.

W sytuacji, gdy polski sklep internetowy sprzedaje towary do osób fizycznych w innych krajach Unii Europejskiej i nie przekroczył limitu 10 000 euro rocznie (ok. 42 000 zł) dla wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO), sprzedaż ta jest nadal opodatkowana w Polsce. Oznacza to, że pod względem podatkowym jest traktowana jak sprzedaż krajowa.

Ponadto, jeżeli sklep nie spełnia warunków zwolnienia z kasy fiskalnej ma obowiązek rejestrować taką sprzedaż na kasie fiskalnej w Polsce, nawet jeśli odbiorcą jest zagraniczny konsument.

Obowiązek ten dotyczy zarówno sprzedaży przez własny sklep internetowy, jak i przez platformy typu marketplace, dopóki towary są wysyłane z terytorium Polski, a transakcje rozliczane są według polskiego VAT.

Dopiero po przekroczeniu limitu WSTO i przejściu na rozliczenie w systemie OSS lub rozliczanie lokalne w państwach odbiorców, sprzedaż zagraniczna przestaje być opodatkowana w Polsce – a tym samym znika również obowiązek rejestracji na polskiej kasie fiskalnej.

Kto jest zwolniony z kasy fiskalnej przy sprzedaży za granicę?

Przedsiębiorcy, którzy spełniają warunki zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej zgodnie z przepisami polskimi, zachowują to zwolnienie również w przypadku sprzedaży towarów lub usług za granicę. Innymi słowy – fakt, że nabywcą jest klient spoza Polski, nie powoduje automatycznie konieczności instalacji kasy fiskalnej.

Zwolnienie ze stosowania kasy fiskalnej ma zastosowanie zarówno w przypadku sprzedaży wysyłkowej do krajów Unii Europejskiej, jak i w przypadku eksportu towarów do krajów trzecich – poza teren UE.

Podsumowując, o ile przedsiębiorca spełnia wszystkie warunki formalne, fakt sprzedaży za granicę nie wpływa na utratę prawa do zwolnienia. Nawet przy rosnącej liczbie zagranicznych klientów, dopóki sprzedaż podlega opodatkowaniu w Polsce i spełnione są warunki zwolnienia, kasa fiskalna nie jest wymagana.

Sprzedaż zagraniczna a obowiązek posiadania kasy fiskalnej - Podsumowanie

Sprzedaż za granicę a kasa fiskalna to zagadnienie, które wymaga indywidualnego podejścia w zależności od rodzaju transakcji, miejsca opodatkowania oraz formy prowadzenia sprzedaży. Kluczowe znaczenie ma to, czy dana transakcja podlega opodatkowaniu w Polsce, a także czy przedsiębiorca spełnia warunki umożliwiające skorzystanie ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. W razie wątpliwości zachęcamy do skorzystania z naszych usług doradcy podatkowego dla e-commerce.