Nadmierne zapasy – przewaga konkurencyjna czy zabójca marży?

Kiedy zapas jest nadmierny?

Zdecydowanie trudniej jest zdefiniować, jaki poziom zapasów jest za wysoki niż w przeciwną stronę. Brak zapasu jest zero jedynkowy. Jeśli nie mam towaru, a klient chciałby go zamówić, to mam niedobór. W jaki sposób jednak ustalić, kiedy towaru mam za dużo?

Niektórzy sprzedawcy za zbyt wysoki uważają nawet poziom towaru na tygodniową sprzedaż. W innych biznesach dopiero zapas na pokrycie miesięcznych, a nawet półrocznych potrzeb uznawany będzie za nadmierny.

Każda firma musi znaleźć swoją własną odpowiedź, trzymając się ogólnie przyjętej zasady: “poziom zapasu jest dobry, gdy koszt jego posiadania jest mniejszy niż koszt jego braku”. Należy przy tym pamiętać, że tylko ta część stanów magazynowych, która wykracza poza naszą granicę powinna być nazywana nadmierną. Cała reszta to nasz normalny zapas, który służy do obsługi bieżących zamówień klientów.

Jaka jest geneza tego problemu?

Powodów wystąpienia sytuacji nadmiernych zapasów jest wiele. Dość często możemy się spotkać z bardzo pobieżną odpowiedzią na to pytanie, wskazującą jako przyczynę złe planowanie oraz niewłaściwą komunikację.

Mimo iż stwierdzenie to jest prawdziwe, to przedstawione w tak ogólny sposób nie pomaga zrozumieć przyczyn problemów, a tym samym nie pomaga w ich eliminacji.

Najczęstsze przyczyny wyglądają następująco:

1. Minimalna wielkość zamówienia (MOQ – Minimal Order Quantity), która gwarantuje Ci bardzo atrakcyjne ceny zakupu jest zdecydowanie wyższa niż Twoje realne potrzeby. Najmniejsze możliwe do złożenia zamówienie spowoduje, że przez wiele miesięcy brak zapasów będzie ostatnią rzeczą, o której pomyślisz.
2. Leczenie braków towarów nadmiernymi zamówieniami. Gdy dochodzi do braków,, starasz się uniknąć ich powtórzenia za wszelką cenę, wiedząc, że to najgorsza możliwa rzecz dla Twojego biznesu. Aby uniknąć powtórki, często wbrew rozsądkowi i wskutek złego doświadczenia zamawiasz więcej niż potrzeba.
3. Przeszacowany popyt klientów. Sytuacja najczęściej spotykana przy rozwoju nowych produktów, bądź w momencie zderzenia z krótkotrwałymi trendami. Widząc jak dynamicznie rozwija się sprzedaż, zakładasz, że takie tempo się utrzyma dalej. Tak jednak się nie dzieje. Zaplanowana promocja nie przyniosła oczekiwanych skutków, trend rynkowy minął, a Tobie zostały nadmierne zapasy.
4. Niewystarczająca kontrola nad zapasami. Podejmując decyzje o złożeniu kolejnego zamówienia, bazujesz na dostępnej Ci wiedzy. Jeśli jednak rejestry magazynowe nie są prowadzone dokładnie i na bieżąco, łatwo o błąd, jak np. zamówienie drugi raz tej samej pozycji, ponieważ nie odnotowano jeszcze w zestawieniu poprzedniej.
5. Zakłócenia łańcucha dostaw. Opierając się na założeniu, że w okresie świątecznym jest największa sprzedaż, zamawiasz dostawę na początek miesiąca. Okazuje się jednak, że na rynku z niewiadomych przyczyn zabrakło kierowców i czas transportu wydłużył się do tego stopnia, że Twoje super potrzebne zapasy przyjechały 28.12, czyli dokładnie wtedy, kiedy już właściwie nikt ich nie potrzebuje.
6. Brak ustalonych zasad zarządzania zapasami. Skoro nie ma ustalonego poziomu, na którym należy utrzymywać zapasy, to nic nie stoi na przeszkodzie, żeby zamówić nieco więcej towaru, nie zważając na zagrożenie nadwyżkami. W szczególności, że dodatkowe ilości mogą pomóc Ci wypełnić przesyłkę i zmniejszyć koszt jednostkowy za transport. Szkoda przecież, żeby pół auta jechało puste.

Konsekwencje nadwyżek magazynowych

Wydawać by się mogło, że lepiej mieć większe zapasy niż mniejsze. W końcu klient niezadowolony z braku dostępności towaru to klient, którego łatwo utracić na stałe. Po co więc ryzykować brakami?

W tym sposobie myślenia jest dużo prawdy. Czy wiesz jednak, ile faktycznie kosztują Cię nadmierne zapasy? Mimo iż za brakiem dostępności towarów stoją realnie duże koszty utraconego przychodu, to faktem jest, że koszt nadmiernego zapasu może być od nich dużo wyższy.

Poniżej kilka najbardziej szkodliwych konsekwencji nadmiernych stanów magazynowych. 

1. Koszty magazynowania – szczególnie odczuwalne, gdy wynajmujesz powierzchnię od firmy zewnętrznej i musisz zapłacić za każdą zajętą lokalizację paletową czy półkową. Nie da się dyskutować z rachunkiem, który trzeba opłacić. Nawet jeśli jedyne zastosowanie składowanych tam towarów to łapanie kurzu, zajmują miejsce i generują koszty.
2. Koszty uszkodzeń i niezgodności – niezależnie od tego, jak bardzo dbamy o jakość operacji na magazynie i bezpieczeństwo w przemieszczaniu się po nim, uszkodzenia się zdarzają. Im więcej przechowujesz towaru, tym więcej będzie uszkodzeń i kosztów z nimi związanych.
3. Koszty terminujących się produktów – ta kategoria dotyczy przede wszystkim dóbr szybko zbywalnych. Po upływie wyznaczonej daty przydatności nie możemy już ich dużej sprzedawać a ich utylizacja stanowi poważne obciążenie finansowe z uwagi na koszt samej operacji, jak i ich wyprodukowania lub zakupu. W przypadku innych kategorii nadal mamy do czynienia z tym wyzwaniem, jednak mówimy wtedy np. o wyjściu z mody lub wprowadzeniu na rynek nowszych i lepszych modeli, przez co spada sprzedaż tych, które mamy i również czeka je utylizacja lub sprzedaż z ujemną marżą.
4. Koszt zamrożonego pieniądza – jeśli nabycie zapasów zostało pokryte z pożyczonych od banku środków, można uznać, że Twój koszt to wszystkie odsetki i prowizje, które musisz zapłacić bankowi. Dzięki lepszemu zarządzaniu stanami magazynowymi, może udałoby się uniknąć brania kredytu i idących za tym kosztów.. Nie inaczej jest, gdy kapitał pochodzi z Twojej kieszeni. Pamiętaj, że zarabiasz wtedy, gdy obracasz tymi środkami. Zamiast zbyt dużej ilości jednego towaru, który związał Twoją gotówkę, lepiej by było zainwestować w inny asortyment, który akurat teraz jest bardzo popularny, a Twoje zapasy są niewystarczające na pokrycie zapotrzebowania.
5. Koszt administracji – niezależnie czy zapas rotuje czy nie, musisz poświęcić czas na monitorowanie jego poziomu. Czas ten jest poniesionym przez Ciebie kosztem, który lepiej spożytkować np. na podbijanie nowych rynków.
6. Koszt transportu – o nim zazwyczaj możemy mówić dopiero, gdy nasze nadwyżki zostały już zagospodarowane, np. poprzez utylizację lub rozdanie w gratisie dla pracowników. Jest to koszt zbędny i nadmiernie obciążający Twój wynik finansowy, a przy tym całkowicie możliwy do uniknięcia.

Zarządzanie zapasami jako remedium na tsunami zapasów

Myśląc o rozwiązaniu problemu z nadmiernymi zapasami, warto użyć metaforycznego przykładu, który pozwoli lepiej zrozumieć złożoność problemu.

Wyobraźmy sobie, że w łazience mamy zamknięte odpływy w umywalce i odkręcony kran, z którego ciągłym strumieniem płynie woda. Powoli, aczkolwiek systematycznie umywalka zapełnia się, aż w pewnym momencie woda zaczyna wylewać się na zewnątrz, spływając na podłogę i nieuchronnie zalewając nas. Podobnie jest z nadmiernymi zapasami. Przyrastają powoli, jednak w pewnym momencie zaczynają doskwierać, a w końcu zalewają nas.

Widząc tę sytuację, powinniśmy podjąć dwa główne działania. Pierwszym jest zakręcenie kurka, czyli odcięcie możliwość dopływu nowych nadwyżek wody. Dopiero drugim jest zabranie się za sprzątanie podłogi i wytarcie kałuży.

Zdefiniowanie jasnego sposobu radzenia sobie w obu przypadkach to właśnie zarządzanie zapasami. Polega to na zdefiniowaniu zasad, jak dbać o zapas magazynowy, aby nie cierpieć z powodu braków czy nadwyżek, oraz jak sobie poradzić, gdy te już wystąpią. W tym celu możemy skorzystać z metodologii, takich jak MRP (Material Requirements Planning) czy DDMRP (Demand Driven Material Requirements Planning) lub po prostu wypracować własną ścieżkę, opartą o poniższe wskazówki.

Zakręć kran – zapobieganie powstawania nadmiernych zapasów

Unikanie powstawania problemu to najlepszy sposób w kwestii nadwyżek. Zdecydowanie łatwiej i taniej jest zapobiec sytuacji niż potem walczyć z ich negatywnymi skutkami. Ponieważ główną przyczyną jest podejmowanie nietrafionych decyzji zakupowych, to postawienie na podniesienie ich jakości powinno przybliżyć Cię do satysfakcjonujących wyników.

1. Zainwestuj w oprogramowanie, które będzie zawierało informacje o Twoich zapasach – zarówno tych, które masz już na magazynie, jak i tych, które są w drodze do Ciebie. Pierwszym krokiem do podjęcia dobrych decyzji musi być wiedza, w jakim miejscu znajdujesz się dziś i ile właściwie masz towaru do dyspozycji.
2. Określ jasne zasady zarządzania zapasami. Niezależnie, czy będą Twojego autorstwa, czy skorzystasz z istniejących, takich jak DDMRP bądź MRP, musisz jasno określić, jaki poziom zapasów jest dla Ciebie pożądany, a kiedy należy zacząć mówić o nadmiernym. Określenie zasad, kiedy i w jakich ilościach składać kolejne zamówienia, również będzie niezbędnym krokiem. Będą one stanowić Twoje główne wytyczne do podejmowania decyzji.
3. Monitoruj aktualną sprzedaż. Systematycznie śledź poziom nowych zamówień, które do Ciebie spływają, aby zrozumieć zmiany w zachowaniach i trendach wśród klientów.
4. Określ KPI (Key Performance Indicators), czyli kluczowe wskaźniki efektywności, które pozwolą Ci w prosty sposób monitorować sytuację z zapasami.
5. Priorytetyzuj swoją pracę. Wykorzystanie klasyfikacji ABC, opartej na zasadzie Paretto, pozwala wskazać pozycje magazynowe, które są dla Ciebie najważniejsze i na nich skupić najwięcej uwagi, podczas gdy te o małym udziale w zapasach i sprzedaży można kontrolować nieco rzadziej.
6. Analizuj trendy. Przed wdrożeniem nowego produktu do swojej oferty, zrób analizę rynku. Sprawdź, jakie trendy aktualnie panują na rynku. Porównaj swoje założenia z podobnymi produktami z Twojej oferty. Przygotuj się zanim złożysz zamówienie, które zablokuje Ci magazyn i środki na najbliższe 2 lata.

Sprzątnij podłogę – działania porządkowe z nadmiernym zapasem

Nawet gdy wszystkie działania prewencyjne masz opanowane do perfekcji, nie da się uniknąć sytuacji, w której prędzej czy później zmierzysz się z nadwyżkami. Są przypadki, których w żaden sposób nie da się przewidzieć ani im zapobiec i wtedy warto wiedzieć, co możesz zrobić.

Do tej kategorii zaliczają się przede wszystkim nagłe zdarzenia w otoczeniu zewnętrznym. Może to być wprowadzenie ciekawszego lub tańszego produktu przez Twoją konkurencję, nagła zmiana trendu na rynku, albo po prostu ludzki błąd przy robieniu kalkulacji i składaniu zamówienia do dostawcy. Niezależnie od przyczyny, należy wiedzieć, co możesz zrobić w takiej sytuacji.

1. Wyciągnij wnioski. Ok, ta pozycja nie zmniejszy zapasu problematycznego produktu, ale mimo wszystko stanowi Twój obowiązkowy punkt działania. Musisz zrozumieć, co jest przyczyną tej sytuacji, aby zapobiec powtórzeniu się jej w przyszłości. Pamiętaj, że popełniać błędy nie jest problemem, ten zaczyna się, gdy je powielasz.
2. Odsprzedaj nadwyżkowe towary swojemu dostawcy lub innej firmie. Miej na uwadze, że w czasie, gdy Ty mierzysz się z nadwyżką danego towaru, inni mogą go potrzebować. Możliwe, że swoim zamówieniem wyczyściłeś magazyn dostawcy i jest na rynku kilku chętnych, którzy wręcz dopłacą, żeby mieć dostępność.
3. Zrób konkurs. Wykorzystaj część nadwyżki, aby wypromować swoje przedsiębiorstwo. Jesteś w stanie zaangażować obecnych i nowych klientów, dzięki ciekawej formie konkursowej, w której nagrodą będzie produkt, którego masz w nadmiarze.
4. Zrób promocję. Mocne cięcie ceny już na samym początku jest skuteczną metodą zwiększenia zainteresowania zakupem. Klienci lubią obniżki rzędu 50%, 60%, 70%. Twoim celem jest odzyskanie jak największej sumy zamrożonych środków i ograniczenie kosztów, więc nie bój się więc tego działania.
5. Priorytetyzuj, zrób analizę nadwyżek. Dla każdej z nich określ, jakie realne koszty dla Ciebie stanowi. Zacznij rozwiązywać problemy od pozycji najbardziej kosztochłonnych. To na nich powinna skupić się Twoja uwaga.

Co możemy zrobić, aby uzyskać kontrolę?

W branży e-commerce najskuteczniejszym i zarazem najprostszym rozwiązaniem jest skorzystanie z metodologii DDMRP. Jej fundamentalnym założeniem jest wyznaczenie dokładnych buforów magazynowych, wynikających z Twojej sprzedaży oraz warunków współpracy z dostawcami. Bufory te służą nie tylko w celu zabezpieczenia Cię przed brakami, ale również wyznaczają maksymalny poziom zapasów dla każdego produktu.

Drugim fundamentalnym założeniem tej metodologii jest ustalanie, kiedy złożyć kolejne zamówienie do dostawcy lub zlecenie na produkcję. Nie robimy tego na podstawie naszych prognoz czy założeń, a według realnego zapotrzebowania klientów, dzięki czemu minimalizujemy ryzyko posiadania nadmiernych zapasów. Za każdym razem, gdy stan magazynowy danego produktu osiąga określony poziom, otrzymujemy alerty, które sugerują złożenie zamówienia.

Gdy te dwa fundamenty połączymy z codziennym przeglądem sytuacji na magazynie, otrzymamy gotowy przepis na odzyskanie kontroli nad zapasami. Zamiast skupiać się na ciągłym gaszeniu pożarów, DDMRP pozwoli Ci poświęcić czas na rozwój biznesu.

Czy to rozwiązanie sprawdzi się u mnie?

Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta. Sprawdzi się! Każdy biznes, w którym wymagane są zapasy, czy to na potrzeby produkcji wyrobów końcowego, czy towarów handlowych, działa sprawniej, gdy określimy sobie zasady zarządzania zapasem. Już ten pierwszy krok czyni cuda. Gdy jednak dodamy do tego wykorzystanie prostych aplikacji, które dużą część pracy wykonują za nas i minimalizują ryzyko ludzkich błędów, to otrzymujemy rozwiązanie idealne.