Programy do wystawiania faktur VAT w e-commerce

Ostatnia aktualizacja: 25.09.2024
Publikacja: 03.10.2023
Przeczytaj w: 6 min

Fakturowanie — wystawianie faktur VAT, korekt, rachunków czy paragonów fiskalnych, generowanie jednolitych plików kontrolnych, ale też dbanie o faktury cykliczne czy faktury zaliczkowe — to jeden z najbardziej podstawowych elementów prowadzenia księgowości, a więc i biznesu. W niektórych przypadkach silnie powiązana z nim jest także obsługa drukarek fiskalnych oraz wystawianie i odbieranie dokumentów korygujących.

Dla wielu początkujących przedsiębiorców, myśl o zajmowaniu się powyższymi zagadnieniami samemu, ręcznie może spędzać sen z powiek. Jednak w takiej sytuacji rozwiązaniem, a co najmniej dużym ułatwieniem, mogą okazać się programy do fakturowania, których na samym polskim rynku jest niemało. Ponadto, dzięki dużej konkurencji, firmy odpowiedzialne za te aplikacje dbają o ich jakość oraz szukają co raz to nowszych rozwiązań i przydatnych funkcji, które ułatwią wystawienie faktury, złożenie online deklaracji VAT czy też dają możliwości obsługi magazynu.

Dzięki temu przedsiębiorcy często za niewielką opłatą, mogą pozyskać narzędzie, które nie tylko pomoże im przy wystawianiu faktur, ale też uprości procesy związane z obiegiem dokumentów, co w efekcie zaoszczędzi czas i środki, i pozwoli skupić się na rozwoju przedsiębiorstwa. A jakie dokładnie programy do fakturowania mogą pomóc w opisany wyżej sposób? Szczególnie w branży e-commerce? Sprawdźcie poniżej!

wFirma

WFirma to jeden z najbardziej popularnych programów księgowości online w Polsce. Umożliwia wystawianie faktur, korekt, paragonów czy też rachunków w 8 językach i we wszystkich walutach. Możliwa jest też integracja tego oprogramowania z wieloma czołowymi platformami sklepowymi jak Woocommerce, Shoper, Prestashop, Redcard i inne oraz z narzędziami do obsługi sprzedaży e-commerce jak BaseLinker.

WFirma to nie tylko możliwość wystawiania dokumentów sprzedaży, ale również kompleksowy program do księgowości online zarówno dla mikro i małych firm prowadzących Księgę Przychodów i Rozchodów czy ryczałt, lub też pełną księgowość. Dzięki wbudowanej integracji z ZUS można tworzyć i wysyłać deklaracje zgłoszeniowe i rozliczeniowe, a także generować i wysyłać deklaracje do Urzędu Skarbowego.

Jeśli chcesz prowadzić księgowość samodzielnie wFirma jest wszystkim, czego potrzebujesz.

Najważniejsze funkcjonalności:

OCR – odczytywanie faktur z pliku;
Obsługa różnic kursowych;
Tworzenie JPK_V7 i wysyłka do urzędu;
Integracja z PUE ZUS;
Ewidencja i rozliczanie środków trwałych;
Rozliczanie pojazdów;
Integracje z bankowością online;
Integracja z KSeF;
Integracja z własnym podpisem kwalifikowanym.

Program możesz rozszerzyć o takie funkcjonalności, jak:

Program magazynowy z obsługą dokumentów magazynowych oraz zarządzaniem wieloma magazynami;
Kadry i płace- prowadzenie kadr i naliczanie płac;
Program dla biur rachunkowych.

Cena: od 49 zł netto miesięcznie dla KPiR i od 99 zł netto miesięcznie dla pełnej księgowości

Fakturownia

Kolejny warty uwagi program do fakturowania, ale również do prowadzenia księgowości online to Fakturownia. Aktualnie w systemie można wystawiać następujące dokumenty: faktury VAT, faktury proforma, faktury zaliczkowe i końcowe, faktury walutowe, faktury z odwrotnym obciążeniem, faktury MP, faktury RR, faktury marża, faktury korygujące, noty korygujące, rachunki, paragony, KP, KW, zamówienia, WNT, WDT, noty księgowe, dowody wewnętrzne, import usług czy własny dokument nieksięgowy.

Fakturownia posiada również wiele integracji z popularnymi platformami e-commerce.

Ponadto, jeżeli prowadzisz wiele firm, Fakturownia ułatwi Ci zapanowanie nad fakturami w każdej z nich. Za pomocą jednego loginu możesz uzyskać dostęp do wszystkich i łatwo przełączać się między nimi. Każda z firm otrzymuje oddzielne konto w systemie i oddzielne raportowanie.

Co więcej, Fakturownia oferuje integrację z różnorodnymi internetowymi systemami płatności automatycznych, umożliwiając szybkie i wygodne opłacanie faktur. Aktualnie dostępne opcje autopłatności obejmują: PayU, PayPal, BitPay, przelew bankowy, Przelewy24, Tpay, Braintree, imoje.

Fakturownia oferuje też funkcję szybkiego przelewu, umożliwiającą natychmiastowe opłacenie faktur przy pomocy BLIK-a lub bezpośredniego logowania się do konta bankowego.

Co może także zainteresować wielu, możliwa jest integracja Fakturownii z drukarką fiskalną celem tworzenia paragonów bezpośrednio z systemu.

Fakurownię można rozszerzyć o dodatkowy moduł magazynowy z pełną obsługą dokumentów magazynowych oraz zarządzania wieloma magazynami.

Z kolei dla sprzedawców Allegro zaletą programu jest możliwość importu zamówień bezpośrednio z Allegro celem utworzenia dokumentów sprzedaży.

Ponadto, Fakturownia oferuje możliwość eksportu dokumentów do ustrukturyzowanego formatu KSeF XML, a docelowo jest planowana pełna integracja z KSeF.

Cena: do 3 faktur sprzedaży w miesiącu oraz dokumenty kosztowe bez limitu: 0 zł

Faktury bez limitu od 8,99 zł netto miesięcznie.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Odezwij się do nas i wskaż, w czym potrzebujesz wsparcia, a nasi specjaliści VAT Compliance zajmą się tym! Niezależnie, czy chodzi o rejestracje, deklaracje, rozliczenia VAT, VAT OSS czy VAT UE.

Umów się na konsultację

iFirma

Kolejny wartym zainteresowania programem do wystawiania faktur jest iFirma, która oferuje darmowe fakturowanie do 3 faktur miesięcznie. Program posiada dedykowany pakiet dla firm e-commerce z takimi funkcjonalnościami jak:

Import faktur elektronicznych z automatycznym księgowaniem;
Ewidencja wyposażenia i środków trwałych z możliwością likwidacji oraz ulepszenia;
Obsługa amortyzacji – obliczanie i automatyczne księgowanie odpisów amortyzacyjnych;
Obsługa remanentów;
Ewidencja pojazdów: samochody firmowe oraz niefirmowe, kilometrówka;
Ewidencja IP Box;
Pełna obsługa transakcji WDT i WNT oraz generowanie deklaracji VAT-UE;
Automatyczne obliczanie zobowiązań wobec ZUS;
Generowanie deklaracji VAT-7/7K, PIT-5, PIT-5L, PIT-28, PIT-4, PIT-11, ZUS DRA z załącznikami RCA, RZA, RSA i wiele innych;
Rozbudowany moduł kadry-płace wraz ze wszystkimi deklaracjami ZUS i PIT;
Tworzenie umów oraz ich wydruków dla pracowników;
Kalendarz wraz z agendą zaplanowanych zadań firmy;
Darmowy moduł do zarządzania relacjami z klientem;
Grafiki przedstawiające stosunek zysków do strat, strukturę wydatków, najlepszych odbiorców/dostawców oraz wiele innych zależności;
Obsługa e-deklaracji (bez konieczności posiadania podpisu elektronicznego);
Darmowe rozliczenie deklaracji rocznej PIT-36, PIT-36L na podstawie danych z systemu;
Integracje z Allegro, e-sklepami, iCal, Google Calendar i urządzeniami fiskalnymi;
Interaktywny wniosek CEIDG-1 oraz formularz VAT-R.

Cena: od 49 zł netto miesięcznie.

Comarch ERP XT

Kolejnym programem również dostępnym w chmurze do wystawiania faktur jest produkt znanego producenta systemów ERP- Comarch.

Program XT został stworzony dla firm, które nie potrzebują zaawansowanego systemu ERP, a wśród wielu jego możliwości znajdziesz m.in.:

Ewidencję ryczałtową;
Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów;
Integrację z KSeF;
Magazyn;
Księgę Handlową;
OCR – Usługa automatycznego odczytu danych z faktur kosztowych w formie plików graficznych;
Raporty BI;
Comarch e-Sale- rozwiązanie przyspieszające sprzedaż na platformach typu marketplace, które umożliwia szybsze wystawianie produktów czy szybsze zarządzanie aukcjami w takich serwisach jak Allegro, Amazon czy eBay;
Comarch e-Sklep- rozwiązanie do prowadzenia własnego sklepu internetowego, od razu zintegorowane m.in. z Google Analytics 4;
Apfino – oprogramowanie do zarządzania finansami firmy, posiadające rozwiązania dla płatności online, faktoringu czy windykacji;
POS – Punkt Obsługi Sprzedaży detalicznej, służąca do obsługi klienta w sklepie stacjonarnym przez sprzedawcę pracującego na stanowisku kasowym;
Comarch PPK – aplikacja przeznaczona do obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych;
Comarch Shipping- narzędzie do automatyzacji i obsługi wysyłek w firmie.

Cena: od 17 zł netto miesięcznie.

SaldeoSmart

Programem do fakturowania, który chcielibyśmy także przedstawić jest SaldeoSmart. To rozwiązanie jest często wybierane przez biura rachunkowe, ale jest ma także pakiet dedykowany dla firm.

Jedną z zalet jest zaawansowana technologia sztucznej inteligencji (AI), która umożliwia połączenie transakcji z odpowiednimi dokumentami za pomocą jednego kliknięcia. Pozwala to na szybkie i sprawne dokonywanie rozrachunków i rozliczeń, w efekcie oszczędzając cenny czas i minimalizując ryzyko błędów.

Funkcjonalności:

Automatyczna integracja z bankiem;
Program do wystawiania faktur (VAT, zaliczek, korekt, proform, walutowych);
Szybkie e-płatności za faktury;
Generowanie JPK_FA;
Wysyłanie faktur do KSeF;
Moduł kasowy;
Rozliczanie zaliczek;
Dodawanie faktur zakupowych do systemu;
Kategoryzacja i wymiarowanie faktur zakupowych;
Generowanie elektronicznych przelewów walutowych oraz w PLN;
Pobieranie faktur zakupowych z KSeF;
OCR faktur (VAT, proform, walutowych, zagranicznych);
Odczytywanie kodów kreskowych;
Kontrola płatności podatków i ZUS;
Tablica kanban;
Kadry;
Elektroniczne teczki pracownicze;
Aplikacja mobilna;
SaldeoAGENT (do pracy terminalowej).

Dla mniejszych firm, które wystawiają do 5 faktur miesięcznie jest opcja darmowa.

Firmao

Firmao, które jest polskim przedsiębiorstwem działającym na rynku od ponad 13 lat. W swojej ofercie ma system CRM, oferujący możliwość wystawiania faktur, a także służący do zbierania danych, statystyk, zarządzania relacjami z klientami czy integrację z systemami kurierów. Wszystko zależy od pakietu, który wybierzemy.

Co jednak istotne, w kontekście e-commerce, program do faktur Firmao zdecydowanie się wyróżnia. Oferuje on ponad 1000 integracji, w tym z Zapier’em czy VOIP, obsługuje wszystkie waluty (w tym PLN, EUR, UAH czy USD), oferuje funkcjonalność WMS, funkcjonalność ERP czy możliwość zakupu różnych planów dla osób z jednego zespołu.

Warto również zaznaczyć, że Firmao ma swojej ofercie także aplikację mobilną.

Warianty: Standard (49 PLN / miesiąc), Professional (69 PLN / miesiąc) oraz Enterprise (129 PLN / miesiąc).

Programy do fakturowania warte do rozważenia w e-commerce - podsumowanie

Program do fakturowania to absolutna podstawa prowadzenia biznesu, szczególnie w branży e-commerce, jednak z racji wielu tego typu aplikacji wybór jednego może okazać się ciężki.

W takiej sytuacji warto wyszczególnić swoje potrzeby, a następnie sprawdzić, która z dostępnych opcji spełnia te priorytetowy lub ich największą ilość, a trzeba przyznać, że dzisiejsze aplikacje dostępne na rynku to coś więcej niż tylko program do faktur. Oferują one możliwość wystawiania dokumentów magazynowych, prowadzenia uproszczonej księgowości, zarządzania bazą kontrahentów, aukcji prowadzonych na platformach marketplace czy umożliwiają inwentaryzację stanów magazynowych.

Ponadto, w zależności od potrzeb i możliwości finansowych, programy do fakturowania często są dostępne w różnych wariantach, które można wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, poszerzać o dodatkowe usługi.

Należy jednak pamiętać, że program do faktur to nadal narzędzie, które wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków i księgowości do właściwego korzystania. Dlatego też, jeżeli potrzebujesz wsparcia księgowego w e-commerce lub też usług z zakresu VAT Compliance, takich jak rejestracje VAT, rozliczenia VAT czy deklaracje VAT, umów się na konsultację, a nasi specjaliści chętnie pomogą rozwiązać Twój problem.

Tomasz Połeć Tomasz jest współzałożycielem Taxology i doradcą podatkowym o numerze 12104 z 15-letnim doświadczeniem w polskich i międzynarodowych firmach doradczych. Doświadczenie i wiedzę zdobytą podczas licznych przeglądów podatkowych i audytów wykorzystuje w pracy doradcy podatkowego dla firm z branży e-commerce. Specjalizuje się w doradztwie w zakresie rozliczeń VAT i CIT w e-commerce i logistyce.