Jak sprawdzić numer VAT UE?

Sprawdzenie VAT UE w wyszukiwarce VIES

Najbardziej wiarygodnym sposobem na weryfikację statusu kontrahenta jest skorzystanie z unijnej strony, gdzie dostępna jest wyszukiwarka VIES, w której sprawdzisz status numeru VAT.

Czym jest narzędzie VIES i jak zweryfikować numer VAT UE?

Narzędzie VIES to system wymiany informacji Komisji Europejskiej, która umożliwia zweryfikowanie numeru VAT UE na podstawie informacji pozyskiwanych z krajowych baz danych VAT gromadzących krajowe numery VAT. Wystarczy wejść na stronę VIES, wybrać kraj i wpisać numer identyfikacyjny kontrahenta (numer NIP), który chcesz sprawdzić. Baza VIES natychmiast zweryfikuje, czy numer aktywny (vat czynny) bądź nieaktywny.

Jak sprawdzić numer VAT UE w wyszukiwarce VIES?

Aby zweryfikować zagranicznego kontrahenta w VIES należy:

1. Otworzyć narzędzie vies

2. Wybrać państwo członkowskie i wpisać numer VAT konkretnego kontrahenta (numer NIP-UE).

3. Kliknąć przycisk „Weryfikuj” i sprawdzić status vat, po której nastąpi weryfikacja statusu VAT.

Jeżeli numer VAT UE jest aktywny, zobaczysz poniższą odpowiedź z systemu: TAK, numer VAT aktywny. Wygenerowane potwierdzenie można pobrać i zapisać np. w formie pdf. 

Co oznacza, że numer VAT UE w wyszukiwarce VIES jest nieaktywny?

W przypadku, gdy podczas weryfikacji numeru VAT UE wyszukiwarka VIES wyświetla nieważny status, oznacza to, że szukany numer identyfikacyjny VAT nie jest zarejestrowany w danym kraju i nie widnieje w lokalnej bazie danych. Może to być spowodowane jedną z poniższych sytuacji:

·        Szukany numer VAT UE nie istnieje

·        Szukany numer VAT UE nie został aktywowany na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych

·        Szukany numer VAT UE jest w trakcie procesu rejestracji, która nie została jeszcze ukończona.

Czy można zweryfikować numer VAT UE w inny sposób niż w VIES?

Jeżeli wyszukiwarka VIES nie znajduje numeru VAT UE kontrahenta, mimo jego zapewnień o posiadaniu aktywnego numeru VAT, istnieje możliwość weryfikacji tego numeru w urzędzie skarbowym kraju kontrahenta. Należy w tym celu skontaktować się z odpowiednimi organami administracji i uzyskać potwierdzenie, czy dany numer VAT UE jest ważny (aktywny) i czy dana nazwa firmy i adres jest powiązany z tym numerem.

Po co sprawdzać numer VAT UE kontrahenta?

Weryfikacja numeru VAT UE w wyszukiwarce VIES służy do ustalenia, czy kontrahent widnieje jako podmiot zarejestrowany do VAT-UE, a tym samym, czy możliwe jest zastosowanie stawki VAT 0% w przypadku realizowania transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Brak spełnienia tego wymogu skutkuje obowiązkiem zastosowania krajowej stawki VAT podczas transakcji sprzedaży.

Ważne! Warto zachować potwierdzenie numeru VAT z bazy VIES, które można zapisać w formie dokumentu pdf, na wypadek kontroli podatkowej.

Weryfikacja numeru VAT UE własnej firmy

W wyszukiwarce VIES można sprawdzić także swoją firmę, aby upewnić się, czy nadal istnieje w rejestrze VIES (czy numer VAT jest aktywny). Wystarczy wpisać numer VAT nadany Twojej firmie podczas rejestracji do VAT UE. Jest to szczególnie zalecane w przypadku, gdy przedsiębiorca nie dokonywał przez dłuższy czas transakcji wewnątrzwspólnotowych i mógł utracić z tego powodu dotychczasowy numer VAT UE. W takim przypadku niezbędna będzie ponowna rejestracja do VAT UE, aby dokonywać transakcji wewnątrz Unii Europejskiej.

Kto ma obowiązek posiadania numeru VAT UE?

Unijny numer VAT musi uzyskać każdy podatnik vat czynny oraz podatnicy zwolnieni, aby dokonywać transakcji wewnątrzwspólnotowych. Więcej informacji uzyskasz w naszym artykule – kto musi uzyskać europejski VAT.

Jak sprawdzić wewnątrzwspólnotowy numer VAT? - Podsumowanie

Aby przeprowadzać transakcje europejskie niezbędne jest posiadanie numeru VAT UE. To samo tyczy się kontrahentów, z którymi dokonujemy transakcji sprzedaży. Od tego bowiem zależy między innymi możliwość stosowania stawki VAT 0%. Weryfikacja numeru VAT UE zabezpiecza zatem przed ryzykiem błędnego zastosowania tej stawki i narażenie się na kary podczas kontroli podatkowej. Najłatwiejszym sposobem na weryfikację statusu kontrahenta jest narzędzie VIES, czyli europejska baza podatników, które informuje jaki jest status podatnika. Zalecamy, aby przed transakcją europejską przeprowadzić taką weryfikację kontrahentów.

Jeżeli potrzebujesz numeru VAT UE lub chcesz dowiedzieć się jak uzyskać numer vat przeczytaj artykuł – Rejestracja VAT UE