Rejestracja VAT w Polsce

Kogo dotyczy rejestracja VAT

W Polsce obowiązek rejestracji do VAT dotyczy osób fizycznych, osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej oraz wykonujących samodzielnie działalność gospodarczą. Do tej ostatniej grupy zaliczają się usługodawcy, producenci, handlowcy, rolnicy i osoby pozyskujące zasoby naturalne.

Kiedy trzeba zarejestrować się do VAT?

Obowiązek rejestracji do VAT pojawia się w momencie, gdy:

• przedsiębiorcy prowadzą sprzedaż towarów i usług, które są wymienione w ustawie o VAT,
• wartość ich sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 000 PLN.

W tym miejscu warto zaznaczyć, że do wspomnianej wartości sprzedaży nie wliczają się kwoty podatku od towarów i usług, a także nie uwzględnia się dostawy towarów i usług opisanych w art. 113 ust. 2 ustawy o VAT.

Ponadto, wspomniana wartość sprzedaży na poziomie 200 000 PLN obowiązuje w przypadku rejestracji do VAT pierwszego dnia danego roku kalendarzowego. Natomiast wraz z upływem czasu, wartość ta spada proporcjonalnie do ilości dni pozostałych w roku. To znaczy, że w przypadku rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej 15 lub 45 dnia roku, wartość ta będzie wynosić 191 780,92 PLN (350/365 x 200 000 PLN) lub 175 342,46 PLN (320/365 x 200 000 PLN).

Kto nie skorzysta ze zwolnienia podmiotowego?

Co istotne, zwolnienie podmiotowe dotyczące 200 000 PLN nie zawsze obowiązuje. Przedsiębiorcy objęci VAT-em, którzy nie podlegają pod nie to dostawcy:

• towarów wymienionych w załączniku nr 12 polskiej ustawy o VAT,
• towarów objętych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych, samochodów osobowych, które są zaliczane do środków trwałych podlegających amortyzacji,
• nowych środków transportu,
• części do pojazdów samochodowych i motocykli,
• terenów budowlanych,
• budynków, budowli lub ich części, określonych szczegółowo w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b,
• towarów, na które opiewa umowa zawarta na odległość, bez fizycznej obecności stron, m. in., preparatów kosmetycznych i toaletowych, komputerów czy wyrobów elektronicznych i optycznych.

Ponadto, ze zwolnienia podmiotowego wyłączeni są świadczący usługi:

• prawnicze,
• w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin, chowem i hodowlą zwierząt oraz sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego,
• jubilerskie,
• ściągania długów, w tym factoringu.

Ostatnią z grup, której nie obejmuje zwolnienie podmiotowe, to przedsiębiorstwa nieposiadające siedziby działalności gospodarczej w Polsce.

Zwolnienie przedmiotowe

Oprócz zwolnienia podmiotowego, w Polsce jest możliwe także zwolnienie przedmiotowe. Dotyczy ono przedsiębiorców, wykonujących zawody i świadczących usługi opisane w art. 43 ust. 1 ustawy o VAT, do których zaliczają się, m. in., usługi medyczne czy opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Opcjonalna rejestracja do celów podatku VAT

Warto zaznaczyć, że są także sytuacje, kiedy można, ale nie trzeba, dokonać rejestracji VAT, uzyskując tym samym status podatnika VAT zwolnionego. Może to zrobić przedsiębiorca, który nie przekroczy kwoty wynikającej ze zwolnienia podmiotowego, wykonuje czynności zwolnione z przedmiotowo z VAT i/lub nie ma w Polsce siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, ale świadczy w tym kraju usługi na rzecz osób, które nie są podatnikami, np. usługi transportowe lub telekomunikacyjne.

Powrót do zwolnień z VAT

Jeżeli czynny podatnik VAT korzystał kiedyś ze zwolnienia, ma on możliwość ponownego uzyskania statusu podatnika zwolnionego. To jest jednak możliwe w przypadku kiedy jego sprzedaż nie przekracza 200 000 PLN oraz jego profil prowadzonej przez niego działalności gospodarczej podlega pod zwolnienia z VAT, a także minął rok kalendarzowy, liczony od końca roku w którym przedsiębiorca był zarejestrowany jako podatnik zwolniony.

Obowiązek rejestracji VAT w Polsce dla podmiotów zagranicznych

W przypadku podmiotów zagranicznych, sytuacje kiedy pojawia się obowiązek rejestracji do VAT w Polsce, to:

• eksport towarów z terytorium Polski,
• import towarów do Polski, z odprawą na jej terytorium,
• kupno i sprzedaż towarów i usług na terytorium kraju,
• świadczenie usług, których miejscem opodatkowania jest Polska,
• magazynowanie towarów w Polsce i/lub prowadzenie magazyn typu Call-Off Stock,
• prowadzenie Wewnątrzwspólnotowej Sprzedaży Towarów na Odległość (WSTO), a produkty w momencie wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium Polski.

Dokumenty wymagane przy rejestracji podmiotów zagranicznych

Podmioty zagraniczne, które chcą dokonać rejestracji na potrzeby rozliczania podatku VAT z wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów muszą dostarczyć także odpowiedni zestaw dokumentów, a są to:

• Kopia dokumentu tożsamości np. paszportu,
• Wyciąg z rejestru handlowego w kraju siedziby spółki,
• Umowa spółki,
• Potwierdzenie rejestracji VAT w kraju siedziby,
• Potwierdzenie posiadania własnego konta bankowego podanego we wniosku.

Wymienione dokumenty muszą być przetłumaczone na język polski. Natomiast konto bankowe nie musi być otwarte w Polsce, jednak w takiej sytuacji, przedsiębiorca nie może ubiegać się o zwrot podatku VAT, o czym należy wcześniej poinformować w oświadczeniu.

Potrzebujesz pomocy z VAT za granicą?

Służymy pomocą! Nasi specjaliści VAT Compliance pomogą Tobie i Twojej firmie z rozliczeniami, deklaracjami oraz rejestracjami VAT w krajach UE oraz Wielkiej Brytanii, a także z VAT OSS.

Umów się na konsultację

Limit sprzedaży wewnątrzwspólnotowej

W przypadku obowiązkowej rejestracji VAT w Polsce dla podmiotów zagranicznych, trzeba także wspomnieć o limicie sprzedaży wysyłkowej, od 1 lipca 2021 roku zwanym także limitem wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość (WSTO).

Dotyczy on łącznej wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów przedsiębiorstwa na terenie Unii Europejskiej i wynosi 10 000 EUR. Po jego przekroczeniu, licząc od transakcji, która przekroczyła ten próg, należy dokonywać rozliczania podatku VAT w kraju nabywcy lub w ramach VAT OSS. W przypadku, kiedy wybór pada na pierwszą z wymienionych opcji, należy dokonać rejestracji VAT.

Podobna zasada ma zastosowanie dla polskich przedsiębiorców, którzy sprzedają swoje towary i usługi do odbiorców z innych krajów UE. Jeżeli dotyczy to Ciebie i potrzebujesz pomocy z VAT, umów się z nami na konsultację i sprawdź jak nasi specjaliści VAT Compliance mogą pomóc Twojej firmie.

Proces rejestracji VAT w Polsce

Chcąc uzyskać status podatnika VAT, przedsiębiorca musi dokonać zgłoszenia rejestracyjnego poprzez złożenie formularza VAT-R. Dokonuje się tego w urzędzie skarbowym, pod który podlega dane przedsiębiorstwo, co jest zależne od formy prowadzenia działalności gospodarczej, siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności oraz uzyskiwanych przychodów.

W którym urzędzie skarbowym zarejestrować się do VAT?

Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć do Naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania.

Prowadząc firmę jako osoba prawna lub jednostka niemająca osobowości prawnej, należy złożyć formularz VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu.

Z kolei, w przypadku braku siedziby w Polsce, ale posiadając stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w tym kraju, należy złożyć zgłoszenie rejestracyjne w urzędzie właściwym dla miejsca prowadzenia działalności.

Natomiast nie posiadając ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, zgłoszenie rejestracyjne składa się w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście.

Jeszcze innym kryterium, które może wyznaczać, pod który urząd skarbowy będzie podlegało dane przedsiębiorstwo, są jego przychody. W przypadku przychodów netto powyżej 3 000 000 Euro, firma będzie podlegała pod wyspecjalizowany urząd skarbowy o zasięgu wojewódzkim. Natomiast w przypadku, kiedy przychody przekroczą 50 000 000 Euro, będzie to I Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie.

Proces rejestracji VAT w Polsce

Chcąc uzyskać status podatnika VAT zwolnionego lub podatnika VAT czynnego, należy złożyć formularz VAT-R, a można to zrobić:

• online, przez serwis Biznes.gov.pl lub Podatki.gov.pl,
• osobiście w urzędzie skarbowym,
• korespondencyjnie, wysyłając wymagane dokumenty.

W przypadku metody elektronicznej, formularz VAT-R jest załącznikiem do wniosku o wpis lub jego zmianę w CEIDG.

Po zgłoszeniu rejestracyjnym do właściwego Naczelnika urzędu skarbowego następuje weryfikacji danych podanych w formularzu VAT-R. Jeżeli wszystko jest w porządku, składający wniosek zostanie zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub podatnik VAT zwolniony.

Warto zaznaczyć, że rejestracji VAT należy dokonać przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu, przed utraceniem prawa do zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego oraz przed rozpoczęciem miesiąca, w którym dobrowolnie podatnik VAT zrezygnuje ze zwolnienia podmiotowego.

Dokument potwierdzenia rejestracji VAT

W zgłoszeniu rejestracyjnym można zawnioskować także o potwierdzenie rejestracji VAT. Trzeba jednak zaznaczyć, że, o ile sama rejestracja jest bezpłatna, o tyle, wydanie ww. potwierdzenia kosztuje 170 PLN.

Opłatę należy uiścić na konto urzędu miasta lub urzędu gminy właściwego dla siedziby urzędu skarbowego, do którego podatnik VAT dokonuje zgłoszenia rejestracyjnego.

Rejestracja do VAT w Polsce, a pełnomocnictwo

W Polsce można zlecić rejestrację VAT pełnomocnikowi. Trzeba jednak zaznaczyć, że wyznaczając pełnomocnika, można nadać:

• pełnomocnictwo szczególne, poprzez złożenie formularza PPS-1, które jest płatne 17 PLN,
• pełnomocnictwo ogólne, poprzez złożenie formularza PPO-1, co jest bezpłatne.

Podatnik VAT, a obowiązki

Czynni podatnicy VAT, po dopełnieniu obowiązku rejestracji, lub jej dobrowolnym dokonaniu, muszą także pamiętać o konieczności prowadzenia ewidencji VAT w formie elektronicznej. Ewidencja sprzedaży pozwala obliczyć podatek VAT należny, a założenie ewidencji zakupów umożliwia obliczenie podatku VAT naliczonego.

Ponadto, dane zebrane w ewidencji pozwalają na prawidłowe przygotowanie deklaracji podatkowej, która jest składana w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_VAT.

Comiesięczne lub kwartalne składanie deklaracji jest kolejnym obowiązkiem podatnika VAT czynnego. Podobnie jak zgłaszanie zmian urzędowi skarbowemu w przeciągu 7 dni od ich nastąpienia, poprzez aktualizację formularza VAT-R.

Brak rejestracji do celów VAT

Niekiedy mają miejsce sytuacje, gdy przedsiębiorca, mimo obowiązku, nie zarejestrował się jako podatnik VAT czynny, ale wypełnia pozostałe spełnia swój obowiązek podatkowy – składa deklaracje i płaci podatek VAT. Wówczas, powinien on jak najszybciej dokonać rejestracji do celów VAT. W opisanym wyżej przypadku, urząd skarbowy zazwyczaj zezwala na rejestrację z datą wsteczną.

Drugim wariantem jest brak rejestracji do celów VAT oraz unikanie obowiązku składania deklaracji oraz płacenia podatku od towarów i usług. Takie zachowanie uznaje się za nieujawnienie podstawy opodatkowania, co zalicza się do przestępstw skarbowych i może skutkować grzywnami lub ograniczeniem wolności.

Rejestracja VAT - Podsumowanie

Rejestracja na potrzeby podatku VAT to proces, który dotyczy każdego przedsiębiorcy, świadczącego usługi opodatkowane podatkiem od towarów i usług. W celu rejestracji, należy przesłać formularz VAT-R, a adresatem w tej sytuacji jest naczelnik urzędu skarbowego, właściwego dla danego przedsiębiorstwa. Można to zrobić osobiście w placówce urzędu skarbowego lub wysyłając wniosek online lub pocztą.

Warto zaznaczyć, że uzyskując po rejestracji przedsiębiorca może uzyskać status podatnika czynnego lub podatnika VAT zwolnionego. Podatnik zwolniony, jak sama nazwa sugeruje, korzysta ze zwolnienia – podmiotowego lub przedmiotowego. Natomiast podatnik VAT czynny musi wypełniać wszystkie obowiązki związane z podatkiem, zawarte w treści przepisów, m. in. ustawy o VAT, do których należą składanie deklaracji czy płacenie ww. podatku.

Nieznajomość i nieprzestrzeganie przepisów może skutkować grzywnami lub karami ograniczenia wolności, w związku z czym warto zapoznać się z przepisami dotyczącymi VAT na terytorium kraju działania danego przedsiębiorstwa, w tym przypadku Polski.

Jeżeli prowadzisz firmę i myślisz o ekspansji na rynki zagraniczne, najprawdopodobniej będziesz potrzebował zarejestrować się do VAT w tych państwach, VAT UE lub VAT OSS. W każdej z tych sytuacji możemy Ci pomóc. Jedynie co musisz zrobić, to umówić się na konsultację i sprawdzić, jak nasz zespół specjalistów VAT Compliance może pomóc Tobie i Twojej firmie.