Biała lista podatników VAT – czym jest i kto się na niej znajduje?

Biała lista podatników VAT – co to jest?

Biała lista podatników VAT to inaczej wykaz podatników VAT, wprowadzony w 2019 roku i kontrolowany przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W wykazie podatników VAT,  znajduje się spis podmiotów zarejestrowanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Jaki jest cel wykazu podatników VAT?

Biała Lista podatników VAT pozwala dokonać weryfikacji kontrahenta lub innego podmiotu przed nawiązaniem z nim transakcji poprzez:

• sprawdzenie, czy figuruje on na białej liście jako podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony,
• sprawdzenie, dlaczego dokonano odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru jako podatnika VAT,
• sprawdzenie firmowego rachunku bankowego kontrahenta.

Podatnik VAT czynny i jego numer rachunku na białej liście

Tak, jak wspomnieliśmy wcześniej, z białej listy podatników VAT można skorzystać w celu weryfikacji kontrahenta pod kątem jego numeru rachunku bankowego. Trzeba jednak podkreślić, że numer rachunku bankowego, który znajduje się w wykazie, to tzw. rachunek rozliczeniowy, który dotyczy podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT lub przywróconego do rejestru jako podatnika VAT.

Z kolei biała lista podatników VAT nie będzie zawierała numeru rachunku bankowego przedsiębiorstwa, jeśli:

• dokonano wykreślenia z rejestru danego podmiotu,
• dokonano odmowy rejestracji,
• firma nie dokonała zarejestrowania jako podatnika VAT.

Warto zaznaczyć, że rachunki bankowe, które figurują na białej liście, są pobrane z Krajowej Administracji Skarbowej po potwierdzeniu w Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej (STIR), i są tożsame z tymi, które przedsiębiorcy deklarowali w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub podczas aktualizacji wniosku wysyłanego do urzędu skarbowego.

Natomiast jeżeli przedsiębiorcy korzystają w swoich firmach z innych rachunków, na przykład z rachunku bankowego ROR — tych biała lista podatników VAT nie uwzględni.

Rachunek bankowy spoza Białej listy, a sankcje

Przedsiębiorcy, którzy dokonują płatności na rachunek bankowy, który nie figuruje na białej liście, muszą liczyć się z sankcjami.

W szczególności, od 1 stycznia 2020 roku, przedsiębiorcy, którzy wyślą kontrahentowi przelew, na kwotę większą niż 15 000 PLN, na rachunek bankowy inny niż ten, który podaje wykaz podmiotów zarejestrowanych, wówczas niemożliwe jest zaliczenie kwoty z ww. przelewu do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, jeżeli kontrahent nie dokonał zapłaty należności w postaci należnego podatku VAT, wynikających z przelewu, nadawca przelewu będzie ponosił ryzyko odpowiedzialności solidarnej.

Jeżeli przedsiębiorca dokonał przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego, wówczas może w przeciągu 7 dni zgłosić ten fakt do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta. Zgłoszenia dokonuje się za pomocą formularza ZAW-NR.

Jeżeli jednak chcesz mieć pewność, że sankcje związane z przelewem na niewłaściwy numer rachunku bankowego w ogóle nie nastąpią, możesz skorzystać z mechanizmu podzielonej płatności, o którym przeczytasz więcej w naszym artykule pod tym adresem.

Jakie jeszcze dane kontrahenta znajdują się na białej liście?

Biała lista podatników VAT to nie tylko rachunki rozliczeniowe, ale też szereg innych danych dotyczących przedsiębiorstw, wśród których znajdują się:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy,
• numer, który posłużył do identyfikacji podmiotu na potrzeby podatku, jeżeli został nadany,
• numer identyfikacyjny REGON, jeśli został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, jeśli został nadany,
• adres siedziby w przypadku podmiotów, które nie są osoba fizycznymi,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, a także ich numery identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imię i nazwisko lub firmę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji lub wykreślenia i przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo kredytowej, której firma jest członkiem i otwartych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą — ujętych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjny i potwierdzonych przez STIR.

Warto zaznaczyć, że wymienione wyżej dane są aktualizowane każdego dnia roboczego.

Potrzebujesz pomocy z VAT lub księgowością w e-commerce?

Zgłoś się do nas, a nasi specjaliści zajmą się Twoją sprawą. Niezależnie czy mowa o księgowości w e-commerce, czy o rejestracjach, rozliczeniach i deklaracjach VAT, VAT OSS oraz VAT UE!

Umów się na konsultację

Biała lista podatników VAT - wyszukiwarka

Sprawdzenia podmiotu, który został wpisany na białą listę podatników VAT, najszybciej można dokonać, korzystając ze specjalnej wyszukiwarki, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów i dostępnej pod tym adresem.

W celu wyszukania podatnika VAT musimy podać jedną z czterech danych:

• numer rachunku bankowego,
• numer NIP,
• numer REGON,
• nazwę podmiotu.

Korzystając z wyszukiwarki udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, istnieje możliwość wyboru daty, z którą wyszukiwane dane były lub są zgodne.

Należy także wspomnieć o fakcie, że istnieją również inne, dostarczane przez prywatne przedsiębiorstw, wyszukiwarki, które umożliwiają znalezienie i sprawdzenie statusu podatnika VAT.

Biała lista podatników VAT - podsumowanie

Biała lista podatników VAT to inaczej zbiór podmiotów, z których każdy jest czynnym podatnikiem VAT podmiotem, wobec którego dokonano wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Biała lista pozwala na sprawdzenie potencjalnych kontrahentów przed zawarciem transakcji, a dane, które zawiera, to m.in. informacje, jaki status posiadają sprawdzani podatnicy VAT; numer konta bankowego firmy; imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu, a także ich numery identyfikacji podatkowej; data, kiedy dokonano rejestracji działalności gospodarczej czy też daty wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT.

Warto podkreślić, że przedsiębiorcy, którzy dokonali przelewu na kwotę większą niż 15 000 PLN do odbiorcy, który jest czynnym podatnikiem VAT, ale został wskazany inny rachunek bankowy niż ten figurujący na białej liście, muszą liczyć się z ryzykiem odpowiedzialności solidarnej, jeżeli odbiorca nie rozliczy należności podatkowych VAT wynikających z tej transakcji oraz brakiem możliwości zaliczenia danej faktury do kosztów uzyskania przychodu.

Podsumowując, biała lista podatników VAT to narzędzie, które pozwala przedsiębiorcom prowadzić swoją działalność z należytą starannością, a także umożliwia weryfikację potencjalnych kontrahentów.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że jako podatnik VAT prawidłowo wywiązujesz się ze swoich obowiązków, umów się na konsultację, a nasi specjaliści VAT Compliance pomogą Tobie i Twojej firmie, zarówno w sprawach związanych z VAT, VAT OSS czy VAT UE, jak również z księgowością w e-commerce

Natomiast jeśli szukasz więcej wiedzy w temacie podatków i księgowości, sprawdź inne nasze artykuły: Czym jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)?; Krajowy System e-Faktur (KSeF), a e-commerce; Rejestracja VAT OSS Niemcy – krok po kroku.