Krajowy system e-Faktur (KSeF), a e-commerce

KSeF, co to dokładnie jest?

Chcąc odpowiedzieć na pytanie „KSeF, co to?” zaczniemy od rozwinięcia skrótu.

KSeF to skrót pojęcia Krajowy System e-Faktur, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów i działa od 1 stycznia 2022 r. System ten służy do wystawiania oraz odbierania tzw. elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Obecnie korzystanie z tego systemu jest w większości przypadków dobrowolne.

Natomiast jeżeli zastanawiasz się „KSeF, od kiedy ma obowiązywać?”, to już spieszymy z odpowiedzią! Datą tą jest 1 lipca 2024, a wraz z nią wszystkie faktury VAT w obrocie B2B powinny być wystawione z wykorzystaniem systemu KSeF przez czynnych podatników VAT. Z kolei od 1 stycznia 2025 roku do grona zobligowanych do korzystania z KSeF dołączą również podatnicy zwolnieni z VAT przedmiotowo oraz podmiotowo.

Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje na temat systemu KSeF oraz jego wpływu na branże e-commerce.

Podstawowe założenia Krajowego systemu e faktur KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawione za pośrednictwem systemu KSeF będą jedyną dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży na rzecz innych firm przez podatników VAT, którzy mają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Dokumenty wystawione z pominięciem KSeF nie będą uznawane za faktury – nabywcy nie będą mieli prawa do odliczenia VAT z tego typu dokumentów. Wystawianie, udostępnianie, otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych, ich podgląd oraz sprawdzanie statusu może odbywać za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji rządowej, którą znajdziecie pod tym adresem.

Co więcej, podatnicy, którzy wykorzystują obecnie własne narzędzia do wystawiania faktur, będą najczęściej zmuszeni do integracji swojego elektronicznego obiegu faktur z Krajowym Systemem e Faktur KSeF. W praktyce będzie to polegało na przesyłaniu danych o wystawionych fakturach do systemu KSeF w określonym formacie XML. Dopiero faktura zatwierdzona w Krajowym Systemie e Faktur będzie traktowana jako faktura VAT w rozumieniu przepisów podatkowych.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e Faktur będzie się wiązało także z kilkoma korzyściami:

• Przedsiębiorcy zostaną zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji. Odpowiedzialność za to przejmie KSeF, w którym dokumenty będą przechowywane przez 10 lat.
• Skrócenie terminów zwrotu VAT.
• Zautomatyzowany obieg dokumentów – zarówno sprzedażowych i kosztowych (wersje papierowe faktur staną się w zasadzie zbędne).
• Potencjalnie niższe koszty księgowości.
• Brak obowiązku wystawiania duplikatów faktur.
• Uproszczenie procesu rozliczania faktur korygujących (brak obowiązku uzyskiwania potwierdzeń).

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Krajowy System e Faktur (KSeF) pozwala m.in. na wystawiać faktury ustrukturyzowane oraz daje możliwość przechowywania faktur ustrukturyzowanych, ale czym dokładnie są faktury ustrukturyzowane? Wyjaśnijmy ten termin!

Faktura ustrukturyzowana (tzw. e-Faktura) to faktura elektroniczna w ustrukturyzowanym formacie XML, z informacjami zapisanymi zgodnie z przyjętym standardem określającym informacje, które powinny się na takie fakturze znaleźć, np. dane sprzedawcy, dane nabywcy czy przedmiot i kwota sprzedaży.

Ponadto, w świetle prawa, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), która posiada nadany indywidualny numer identyfikacyjny.

Warto jednak zaznaczyć, że mimo iż KSeF będzie wiązał się z centralizacją rejestracji faktur, to wyłączone z tego systemu będą:

• faktury konsumenckie,
• faktury wystawiane w ramach VAT OSS oraz VAT IOSS,
• bilety uznawane za faktury.

Potrzebujesz wsparcia z VAT lub księgowością w e-commerce?

Odezwij się do nas, a nasi specjaliści chętnie podzielą się z Tobą swoją wiedzą! Niezależnie czy chodzi o procesy księgowe w e-commerce, czy rejestracje, rozliczenia i deklaracje VAT, VAT OSS oraz VAT UE.

Umów się na konsultację

Podsumowując, w KSeF faktury ustrukturyzowane będą posiadały format XML, a sam system KSeF pozwoli nie tylko je wystawiać, ale też archiwizować. Co więcej, w KSeF faktury, które nie będą objęte centralizacją rejestracji to faktury konsumenckie, faktury VAT OSS oraz IOSS, a także bilety uznawane za faktury.

Przystąpienie do KSeF

Tak jak zaznaczyliśmy wyżej, wdrożenie KSeF będzie obowiązkowe dopiero od lipca 2024 roku. Natomiast obecnie, przedsiębiorcy mają możliwość dobrowolnej rejestracji w Krajowym Systemie e Faktur, a mogą tego dokonać poprzez stronę Krajowego Systemu e Faktur (KSeF) pod tym adresem. Trzeba jednak zaznaczyć, że do rejestracji konieczny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub specjalny token wygenerowany przez Krajowy System e Faktur (KSeF).

Natomiast do KSeF logowanie dostępne jest na stronie ksef.mf.gov.pl.

KSeF, jak działa? Korzystanie z KSeF do lipca 2024 roku

Mimo że korzystanie z Krajowego Systemu e Faktur będzie obowiązkowe dopiero od lipca 2024 roku, to podmiot uprawniony do użytkowania Systemu już teraz ma możliwość nie tylko wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ale też wystawiania faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Ponadto, w dowolnym momencie może on wrócić do innych systemów księgowych i zaniechać korzystania z KSeF do lipca 2024 roku lub stycznia 2025 roku, jeżeli należy do podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT.

System KSeF a sprzedaż e-commerce

Wielu sprzedawców zastanawia się z pewnością, czy KSeF wpłynie na dodatkowe obowiązki po ich stronie. Będzie to zależało od tego, czy dana firma prowadzi sprzedaż B2B, czy B2C.

Zgodnie z obecnymi założeniami – system KSeF będzie dobrowolny dla faktur wystawianych dla konsumentów. Zatem, jeżeli prowadzisz sprzedaż wyłącznie dla osób prywatnych – nie musisz zmieniać zasad dokumentowania sprzedaży. Warto w tym miejscu wspomnieć, iż wystawianie faktur dla osób prywatnych jest w większości przypadków dobrowolne.

Jednakże, jeżeli sprzedajesz (nawet w niewielkim zakresie) towary na rzecz podmiotów gospodarczych – faktury dokumentujące tę sprzedaż będą obowiązkowo musiały być wystawione za pośrednictwem Krajowego Systemu e Faktur (KSeF). Taki obowiązek istnieje, nawet jeżeli kontrahent sprzeciwi się wystawianiu faktur w tej formie.

Uwaga!– Wystawca faktury będzie miał także obowiązek korzystania z KSeF w przypadku sprzedaży na rzecz kontrahentów zagranicznych!

KSeF w praktyce

Nabywca towarów lub usług będzie miał możliwość pobrania faktur wystawionych na jego rzecz z systemu KSeF. W rezultacie nie będzie konieczności wysyłki faktur do klientów biznesowych. Każdy podatnik VAT będzie miał także możliwość nadania upoważnienia do dostępu do konta KSeF. Dzięki temu możliwe będzie nadania dostępu do faktur np. pracownikom biura rachunkowego.

W przypadku, gdy sprzedajesz usługi lub towary na rzecz kontrahentów zagranicznych, konieczne będzie udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, np. w formie wizualizacji (np. w pliku PDF) – oczywiście wystawionych za pośrednictwem Krajowego Systemu e Faktur. Tego typu dokument powinien być opatrzony specjalnym kodem QR, który pozwala na weryfikację faktury w systemie KSeF  (kontrahent nie będzie musiał tworzyć kontrahent w systemie KSeF do podglądu faktury).

W ramach uzgodnień biznesowych kontrahent może zażądać przesłania faktury w PDF. Oczywiście jest możliwe dostarczanie faktur VAT w formie wizualizacji także do kontrahentów krajowych. Tego typu faktura powinna być jednak wystawiona za pośrednictwem KSeF.

Większość systemów ERP i aplikacji do fakturowania dąży do integracji z systemem KSeF. W konsekwencji bardzo prawdopodobne, że oprogramowanie, z którego korzystasz, będzie umożliwiało automatyczne tworzenie faktur w systemie KSeF, jak również pobieranie faktur kosztowych. Jeżeli korzystasz z oprogramowania, które nie posiada rozwiązań dedykowanych dla KSeF, powinieneś skonsultować się ze specjalistyczną firmą informatyczną w celu ustalenia optymalnego obiegu dokumentów sprzedażowych.

Sprzedawcy e-commerce mogli spotkać się z sytuacją, w której faktury VAT wystawiane są w imieniu sprzedawców przez platformy sprzedażowe. Tego typu faktury, również będą musiały być wystawione z wykorzystaniem KSeF. Dotychczas nie uzyskaliśmy informacje na temat działań ze strony portali sprzedażowych w tym zakresie.

Krajowy System e Faktur (KSeF), a Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)

Warto zaznaczyć, że innym systemem teleinformatycznym służącym do wymiany faktur ustrukturyzowanych, za który również odpowiedzialne jest Ministerstwo Finansów, jest Platforma Elektronicznego Fakturowania. Nie należy jej jednak mylić z Krajowym Systemem e Faktur.

PEF jest rozwiązaniem działającym równolegle, który ma na celu ułatwienie obrotu faktur ustrukturyzowanych oraz ich wymianę z instytucjami budżetowymi.

Krajowy system e faktur (KSeF), a e-commerce - podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, którego celem jest centralizacja procesów związanych z fakturami. System ten już dzisiaj jest dostępny dla chętnych przedsiębiorców, jednak obowiązkowy KSeF pojawi się dopiero w lipcu 2024* dla czynnych podatników VAT lub od stycznia 2025 roku dla podatników korzystających ze zwolnienia.

KSeF będzie oferował możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez podatników VAT, a oprócz tego, korzystający z tego Systemu obecnie mają również możliwość wystawić fakturę elektroniczną czy papierową. Ponadto, wdrożenie KSeF oznacza także zwiększenie szybkości wymiany danych – jeżeli faktura została wystawiona w KSeF, odbiorca e Faktury praktycznie od razu znajdzie ten dokument sprzedaży u siebie w systemie Systemie.

Co więcej, dobrowolny wybór KSeF nie tylko umożliwia wystawianie i odbieranie faktur, ale też wiąże się obecnie z wieloma korzyściami, do których należą szybszy zwrot podatku VAT, brak obowiązku wystawiania duplikatów faktur, brak obowiązku uzyskiwania potwierdzeń, kiedy potrzebna jest faktura korygująca czy też łatwiejszy obieg dokumentów.

Krajowy System e Faktur (KSeF) już teraz umożliwia korzystanie z bezpłatnych narzędzi KSeF, do których zalicza się m.in. wystawianie faktur ustrukturyzowanych, wystawienie faktur elektronicznych czy faktur papierowych. Ponadto, docelowo każda wystawiona faktura za pośrednictwem KSeF będzie posiadała indywidualny numer identyfikacyjny, a także będzie musiała być dostosowana do formatu KSeF, zawierając niezbędne dane. Z kolei faktury w formie papierowej czy faktury elektroniczne, kiedy w życie wejdzie obowiązkowy KSeF, staną się zbędne.

Warto również zaznaczyć, że faktury w KSeF są archiwizowane przez 10 lat, co zwalnia przedsiębiorców z obowiązku ich archiwizowania.

Jeżeli działasz w branży e-commerce i potrzebujesz pomocy z księgowością lub kwestiami związanymi z podatkiem VAT, umów się na konsultację i powiedz, gdzie leży problem, a nasi specjaliści od księgowości oraz VAT Compliance zajmą się resztą. Niezależnie czy chodzi o rejestracje, rozliczenia czy deklaracje VAT, VAT OSS oraz VAT UE. Zapraszamy również do kontaktu z naszymi doradcami podatkowymi.

Więcej informacji na temat systemu KSeF znajdziesz pod tym adresem na stronie Ministerstwa Finansów.

Natomiast jeżeli szukasz więcej wiedzy, sprawdź także: Czym jest wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT)?; Biała lista podatników VAT – czym jest i kto się na niej znajduje?; Rejestracja VAT OSS Niemcy – krok po kroku