Rejestracja VAT w Hiszpanii

Kto musi zarejestrować się do VAT w Hiszpanii?

Podobnie jak w każdym z krajów Unii Europejskiej, rejestracja do VAT w Hiszpanii jest wymagana, kiedy przedsiębiorcy:

• prowadzą import towarów do Hiszpanii spoza krajów Unii Europejskiej i sprzedają je lub magazynują na terenie Hiszpanii,
• dokonują kupna i prowadzą sprzedaż towarów hiszpańskim konsumentom,
• dokonują sprzedaży usług na terenie Hiszpanii (np. wynajem nieruchomości, usługi budowlane, usługi transportowe),
• sprzedają towary i usługi z innych krajów Unii Europejskiej konsumentom z Hiszpanii,
• magazynują towary w Hiszpanii.

Ponadto zagraniczni przedsiębiorcy, którzy przekroczą tzw. limit roczny VAT OSS wynoszący 10 000 EUR, mają obowiązek rejestracji VAT w Hiszpanii, opodatkowywania transakcji hiszpańskimi stawkami VAT oraz rozliczania swojej sprzedaży lokalnie w tym kraju.

Drugą z możliwości, która pozwala uniknąć rejestracji VAT, jest rozliczanie swojego podatku z transakcji B2C w ramach procedury VAT OSS.

Jak wygląda procedura rejestracji VAT w Hiszpanii?

Rejestracja VAT w Hiszpanii to proces wieloetapowy, który wymaga dokładności i odpowiedniego przygotowania. Całość podlega regulacjom hiszpańskiego urzędu skarbowego – Agencia Tributaria, gdzie należy składać wszystkie wnioski i dokumenty związane z rejestracją.

Etap 1: Przygotowanie dokumentów i złożenie wniosku

Na początku konieczne jest zgromadzenie wymaganych dokumentów. Potrzebne będą m.in. dane firmy, dokumenty tożsamości właścicieli lub przedstawicieli, opis działalności gospodarczej oraz dowody planowanej aktywności na rynku hiszpańskim. Z kompletem dokumentów należy udać się do Agencia Tributaria, gdzie składa się wniosek o rejestrację VAT. To właśnie tutaj rozpoczyna się cała procedura.

Etap 2: Uzyskanie numeru NIF

Po złożeniu wniosku firma zostaje zarejestrowana w hiszpańskim systemie podatkowym i otrzymuje numer NIF (Número de Identificación Fiscal). Ten numer pozwala na legalne prowadzenie działalności gospodarczej na terenie Hiszpanii oraz składanie lokalnych deklaracji VAT. Uwaga! Numer NIF nie uprawnia do prowadzenia transakcji wewnątrzunijnych. To stosunkowo szybka i standardowa procedura – po nadaniu NIF można już działać lokalnie, ale do handlu z firmami z innych krajów UE niezbędny będzie kolejny krok.

Etap 3: Nadanie numeru VAT ES

Aby móc realizować transakcje wewnątrzunijne, firma musi uzyskać hiszpański numer VAT UE (VAT ES). Hiszpański urząd skarbowy wymaga w tym celu udokumentowania rzeczywistej działalności w Hiszpanii – np. poprzez faktury od lokalnych kontrahentów, umowy z magazynami czy korespondencję biznesową. Procedura ta jest bardziej czasochłonna i może trwać od 2 do 3 miesięcy, choć oficjalnie hiszpański urząd skarbowy ma nawet 6 miesięcy na wydanie potwierdzenia rejestracji.

Każdy z tych etapów wymaga staranności i rzetelnego przygotowania. Brak odpowiednich dokumentów lub wątpliwości urzędu mogą wydłużyć czas oczekiwania na numer VAT.

W jakim urzędzie skarbowym w Hiszpanii dokonać rejestracji VAT?

Rejestracji do VAT w Hiszpanii dokonuje się w Agencia Estatal de Administración Tributaria, czyli Administracji Państwowej Agencji Administracji Podatkowej. Rejestracja odbywa się online.

Lista dokumentów potrzebnych do rejestracji VAT w Hiszpanii

Chcąc uzyskać numer VAT i przeprowadzić proces rejestracji VAT w Hiszpanii, należy złożyć w Agencia Tributaria następujące dokumenty:

• wniosek rejestracyjny modelo 036 – hiszpański formularz rejestracyjny VAT, dość szczegółowy i wymagający znajomości lokalnych przepisów,
• kopię dowodu osobistego lub paszportu – potwierdzoną u notariusza, a następnie sąd okręgowy oraz z uzyskanym apostille,
• odpis z KRS – jeżeli firma posiada KRS (tłumaczenie przysięgłe),
• wpis z rejestru firm CEIDG – w przypadku jednoosobowej działalności lub spółki cywilnej (tłumaczenie przysięgłe),
• VAT-5 UE – kopia lub skan,
• umowa spółki w języku polskim – kopia lub skan,
• umowa spółki – tłumaczenie zwykłe na język hiszpański (kopia lub skan).

Ile trwa rejestracja do VAT w Hiszpanii?

Rejestracja do VAT w Hiszpanii jest procesem znacznie dłuższym niż w przypadku innych krajów członkowskich UE i może trwać od 3 do 6 miesięcy.

Jakie transakcje podlegają opodatkowaniu w Hiszpanii?

Najczęstsze przypadki, w których hiszpańskie przepisy zobowiązują przedsiębiorców do naliczania i odprowadzania podatku VAT, to:

• import oraz eksport towarów do i z terytorium Hiszpanii,
• wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT),
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WDT),
• przechowywanie towarów, czyli magazynowanie towarów na terenie Hiszpanii,
• przesunięcia magazynowe towarów z Hiszpanii do magazynów w innych krajach UE,
• sprzedaż lokalna, czyli zakup, a następnie sprzedaż towarów konsumentom hiszpańskim.

Jakie są obowiązki podatnika po rejestracji VAT w Hiszpanii?

Po zakończeniu procesu rejestracji VAT w Hiszpanii, przedsiębiorca zyskuje nie tylko prawo do prowadzenia działalności, ale również szereg obowiązków podatkowych. Kluczowym z nich jest regularne składanie deklaracji VAT do hiszpańskiego urzędu skarbowego – Agencia Tributaria. Deklaracje VAT należy składać co miesiąc lub kwartalnie – w zależności od wielkości firmy i rodzaju działalności. W deklaracjach tych wykazywana jest zarówno kwota VAT należnego (od sprzedaży), jak i naliczonego (od zakupów). Co ważne, terminy składania deklaracji są ściśle określone, a ich niedotrzymanie może skutkować karami finansowymi. Dodatkowo przedsiębiorca zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji VAT oraz przechowywania dokumentacji związanej z rozliczeniami podatkowymi przez określony czas.

Rejestracja VAT Hiszpania z Taxology – dlaczego warto?

VAT w Hiszpanii to temat wymagający, szczególnie dla firm zagranicznych, które muszą zmierzyć się z jedną z bardziej złożonych procedur rejestracji VAT za granicą. Hiszpańskie przepisy nakładają obowiązek przedstawienia szczegółowej dokumentacji oraz udowodnienia faktycznej działalności na terenie kraju, co często wydłuża cały proces. Dlatego warto powierzyć rejestrację profesjonalistom, którzy mają doświadczenie i doskonale opanowany cały proces – od uzyskania NIF, aż po nadanie hiszpańskiego numeru VAT.

Decydując się na współpracę z Taxology, zyskujesz pewność, że cała procedura zostanie przeprowadzona bezbłędnie. Nasz zespół zadba o poprawność i kompletność dokumentów, eliminując ryzyko odrzucenia wniosku przez Agencia Tributaria z powodu braków formalnych. Dzięki temu oszczędzisz czas i unikniesz stresu związanego z ponownym składaniem wniosku o NIP hiszpański i VAT.

Na podstawie pełnomocnictwa kontaktujemy się z hiszpańskim urzędem skarbowym w Twoim imieniu, także w sytuacjach wymagających dodatkowego wyjaśnienia lub weryfikacji. Po zakończeniu rejestracji i uzyskaniu hiszpańskiego numeru VAT, od razu Cię o tym poinformujemy.

Jeśli chcesz mieć pewność, że rejestracja VAT w Hiszpanii przebiegnie szybko i skutecznie, skorzystaj z usług Taxology. Oferujemy również pełne wsparcie VAT Compliance oraz doradztwo w zakresie VAT OSS. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy pomóc Twojej firmie!

VAT Hiszpania – aktualne stawki VAT 2025

W 2025 roku obowiązują 4 stawki podatku VAT w Hiszpanii: podstawowa stawka VAT 21%, obniżona stawka VAT 10%, super obniżona stawka VAT 4% oraz stawka zerowa VAT 0%.

Poniżej prezentujemy tabelę zawierającą przykładowe produkty objęte stawkami VAT w Hiszpanii w 2025 roku.

Interesują Cię też stawki VAT w innych krajach? Sprawdź VAT w Europie.

Jak uzyskać hiszpański numer NIF do celów podatkowych?

Aby rozpocząć działalność gospodarczą w Hiszpanii i legalnie rozliczać lokalny VAT, konieczne jest uzyskanie hiszpańskiego numeru NIF (Número de Identificación Fiscal). Proces ten rozpoczyna się od skompletowania niezbędnych dokumentów, w tym danych rejestrowych firmy, tożsamości właścicieli lub przedstawicieli oraz informacji o planowanej działalności na rynku hiszpańskim. Wszystkie dokumenty należy przedłożyć w Agencia Tributaria, czyli hiszpańskim urzędzie skarbowym, który odpowiada za nadawanie NIF.

Po złożeniu wniosku urząd dokonuje rejestracji w systemie podatkowym i wydaje numer NIF, składający się z przedrostka ES oraz 9 znaków – mogą to być cyfry, ale zdarza się, że pierwsza i ostatnia pozycja to litery. Posiadanie NIF umożliwia przedsiębiorcy prowadzenie działalności na terenie Hiszpanii i składanie lokalnych deklaracji VAT. Ważne! NIF nie uprawnia jednak do dokonywania transakcji wewnątrzunijnych – do tego potrzebny jest odrębny numer VAT ES.

Co musi zawierać hiszpańska faktura VAT?

Hiszpańska faktura VAT powinna być sporządzona w chwili dostawy towaru dla odbiorców niebędących podatnikami, natomiast dla firm będących płatnikami VAT możliwe jest wystawienie faktury do 16. dnia miesiąca następującego po dokonaniu dostawy. Wystawianie faktur VAT w Hiszpanii podlega ścisłym regulacjom i każda faktura musi zawierać określone elementy.

Na hiszpańskiej fakturze VAT muszą znaleźć się następujące informacje:

• data wystawienia oraz data dostawy (jeśli są różne),
• unikalny numer faktury,
• hiszpański numer VAT (NIF-IVA) sprzedawcy,
• pełne dane adresowe sprzedawcy i nabywcy,
• szczegółowy opis sprzedanych towarów lub wykonanych usług,
• ilość dostarczonych towarów oraz ceny jednostkowe,
• informacje o ewentualnych rabatach,
• wartość netto transakcji objętej VAT,
• zastosowane stawki VAT oraz kwoty podatku w rozbiciu na poszczególne stawki,
• całkowita kwota brutto do zapłaty.

W przypadku rozliczeń w walucie innej niż euro, faktura musi zawierać wyraźne przeliczniki walutowe. Dodatkowo przy transakcjach nieprzekraczających 400 euro, dopuszcza się możliwość wystawienia uproszczonej faktury, zawierającej mniej szczegółowe dane. Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania wystawionych faktur przez co najmniej cztery lata, na wypadek kontroli podatkowej.

Rozliczenie podatku i deklaracje VAT w Hiszpanii

Po ukończeniu rejestracji VAT w Hiszpanii, podatnicy VAT muszą także dbać o prawidłowe składanie deklaracji VAT, terminowe wpłaty do urzędu oraz właściwie raportowanie statystyczne INTRASTAT po przekroczeniu progów INTRASTAT. Do celów podatku VAT w Hiszpanii składa się miesięczne, kwartalne oraz roczne deklaracje VAT.

Termin składania deklaracji VAT w Hiszpanii to:

1. miesiąc i kwartał – do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym należy składać deklaracje kwartalne oraz miesięczne (Modelo 303);
2. rok – deklaracje roczne VAT w Hiszpanii należy składać do 30 stycznia roku następującego po roku rozliczeniowym. Jest to deklaracja za IV kwartał z rocznym podsumowaniem (Modelo 390).

Warto także wspomnieć o wyjątkach dotyczących rozliczania VAT, do których należą:

• kwartał czwarty – termin na złożenie deklaracji przypada 30 stycznia;
• styczeń – w przypadku deklaracji miesięcznych, za który deklarację należy złożyć ostatniego dnia lutego.

Które firmy muszą składać deklaracje miesięczne, a które deklaracje kwartalne w Hiszpanii?

Częstotliwość składana deklaracji VAT w Hiszpanii zależy od wysokości rocznego obrotu:

• deklaracje kwartalne składają firmy z obrotami do 6 mln EUR rocznie,
• deklaracje miesięczne składają firmy z obrotami powyżej 6 mln EUR rocznie.

Dodatkowo deklaracje miesięczne muszą składać firmy, które korzystają z procedury odroczonego VAT przy imporcie, czyli IVA diferido.

Kary i odsetki VAT w Hiszpanii

Hiszpańska administracja skarbowa traktuje niedopełnienie obowiązków podatkowych bardzo poważnie, a zaniedbania w zakresie rozliczenia podatku VAT mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Nieterminowe składanie deklaracji, brak płatności podatku czy nieprawidłowości na fakturach – wszystko to może prowadzić do nałożenia kar finansowych, które znacząco obciążą budżet firmy.

Najczęściej spotykane kary za naruszenia przepisów VAT w Hiszpanii to:

• opóźnienie w złożeniu deklaracji VAT – kara wynosi od 1% do 15% zależnie od długości opóźnienia;
• brak zgłoszenia transakcji do systemu SII (Sistema de Información Inmediata) – kara 0,5% wartości faktury, przy czym minimalna wysokość grzywny to 300 EUR, a maksymalna 6000 EUR;
• błędne dane na fakturze VAT – grzywna w wysokości 150 EUR za każdą nieprawidłową fakturę;
• nieopłacony VAT – oprócz obowiązku uregulowania zaległości, naliczane są również odsetki oraz dodatkowe kary administracyjne, które mogą wynieść od 20% do nawet 50% wartości niezapłaconego podatku.

Pomożemy Ci w rejestracji do VAT w Hiszpanii!

Rejestracja VAT w Hiszpanii to proces wymagający, ale niezbędny dla przedsiębiorców działających na tym rynku. Zrozumienie lokalnych przepisów, poprawne złożenie dokumentacji oraz świadomość obowiązków podatkowych to klucz do uniknięcia kosztownych błędów i sankcji. Od uzyskania hiszpańskiego numeru NIF, przez nadanie numeru VAT ES, aż po regularne składanie deklaracji – każdy etap wymaga precyzji i znajomości hiszpańskiego prawa podatkowego.

Jeśli chcesz mieć pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie i bezproblemowo, skorzystaj z profesjonalnego wsparcia. Zespół Taxology zadba o każdy detal, aby Twoja rejestracja VAT w Hiszpanii była szybka, skuteczna i zgodna z przepisami.

Potrzebujesz pomocy z rejestracją VAT w Hiszpanii? Skontaktuj się z nami – doradzimy, przeprowadzimy przez cały proces i zadbamy o Twoje bezpieczeństwo podatkowe!