Rejestr BDO i ewidencja odpadów, a branża e-commerce

Czym jest BDO?

Baza Danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, w skrócie BDO, to system informatyczny, pozwalający na gromadzenie informacji w zakresie gospodarowania odpadami i zarządzania nimi.

Co więcej, podmioty wprowadzające produkty w opakowaniach na rynek, dzięki BDO mają możliwość wypełniać swoje obowiązki związane z posiadaniem i pozbywaniem się odpadów w pełni elektronicznie.

Warto także podkreślić, że system BDO powstał, aby przeciwdziałać nieprawidłowościom obecnym w gospodarowaniu odpadami, np. tworzenia niezarejestrowanych wysypisk śmieci.

Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów

W związku z prowadzoną działalnością w Polsce wiele firm musi wywiązać się z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów. Oznacza to, że muszą one zbierać informacje o odpadach i elektronicznie wystawiać dokumenty związane z tym procesem, których przykładem jest karta przekazania odpadów.

Warto podkreślić, że do 31 grudnia 2020 roku przedsiębiorcy mogli prowadzić ewidencję odpadów w formie papierowej. Z kolei od 1 stycznia 2021 roku ewidencja odpadów musi być prowadzona w formie elektronicznej, a pozwala na to rejestr BDO.

Ponadto, obowiązek ewidencji dotyczy przeważnie odpadów innych niż komunalne, które są wywożone w ramach gminnej gospodarki odpadami, a przy tym nie zaliczają się do odpadów niebezpiecznych.

Rejestr BDO

Rejestr BDO — Rejestr podmiotów wprowadzających produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami — to integralny element całej Bazy, a także kluczowe narzędzie w zakresie gospodarki odpadami, które umożliwia w pełni elektroniczną realizację obowiązków rejestrowych podmiotom, które muszą się z nich wywiązać.

Został on uruchomiony 24 stycznia 2018 roku z inicjatywy Ministerstwa Klimatu (dawniej Ministerstwa Środowiska). Natomiast zarówno Baza, jak i Rejestr, są prowadzone przez marszałków województw.

Wpis do rejestru BDO umożliwia podmiotom zarejestrowanym prowadzenie ewidencji odpadów, a także coroczne składanie sprawozdań dotyczących gospodarki odpadami, produktami oraz opakowaniami. Ponadto, prowadzenie ewidencji odpadów w formie elektronicznej jest obowiązkowe od 1 stycznia 2021 roku. Do 31 grudnia istniała możliwość prowadzenia ewidencji w formie papierowej.

Katalog odpadów

Rejestr BDO umożliwia prowadzenie katalogu odpadów niezbędnego w procesie ewidencji, a opisuje go rozporządzenie Ministra Klimatu z 2 stycznia 2020 roku w sprawie katalogu odpadów, dostępne pod tym adresem.

Zgodnie z przepisami, w katalogu należy ewidencjonować poszczególne rodzaje odpadów wytwarzanych oraz przekazywanych, których łącznie jest kilkaset.

Karta przekazania odpadów oraz karta ewidencji odpadów

Oprócz prowadzenia katalogu odpadów przedsiębiorcy muszą również wystawiać karty przekazania odpadów, które uwzględniają takie dane jak:

• masę i kod odpadów,
• adres firmy odpowiedzialnej za transport,
• numer rejestracyjny pojazdu, który odbiera odpady,
• datę i godzinę przekazania odpadów.

Poza kartą przekazania obowiązuje także karta ewidencji odpadów. Tę przedsiębiorcy wystawiają po przekazaniu odpadów do dalszego zagospodarowania.

Pozostałe dokumenty

Rejestr BDO umożliwia wystawienie także innych dokumentów, które dotyczą już jednak firm, o konkretnych profilach działalności, a są to:

• karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
• karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
• karta ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji,
• karta ewidencji odpadów niebezpiecznych.

Warto również podkreślić, że wszystkie wymienione wyżej dokumenty, a także dane, na podstawie których zostały one sporządzone, muszą być przechowywane przez pięć lat i udostępnianie, kiedy organy administracyjne o nie poproszą.

Kto podlega pod obowiązek wpisu do rejestru BDO?

Obowiązek rejestracji w BDO dotyczy podmiotów gospodarujących odpadami. Ponadto, wpisu do rejestru BDO muszą dokonać przedsiębiorcy, którzy wytwarzają produkty w opakowaniach lub zajmują się handlem i oferują przy tym reklamówki. Podsumowując i precyzując powyższe — przed obowiązkiem rejestracji w BDO stoją podmioty:

• wytwarzające odpady, zobowiązane do prowadzenia ewidencji odpadów,
• wprowadzające na rynek produkty w opakowaniach, a także opony, oleje smarowe, pojazdy, baterie lub akumulatory, sprzęt elektryczny i elektroniczny,
• wytwarzają lub importują opakowania, lub kupują je od firmy unijnych, w ramach transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Warto podsumować, że podmioty, które wytwarzają jedynie odpady komunalne (zabierane w ramach gminnych systemów gospodarki odpadami), które nie są uznane za odpady niebezpieczne, nie zaliczają się do powyższych grup i nie muszą rejestrować się w BDO. Natomiast jeżeli nie masz pewności i chcesz sprawdzić, czy podlegasz pod obowiązek rejestracji w BDO, możesz skorzystać z narzędzia oferowanego pod tym adresem lub skontaktuj się z Urzędem Marszałkowskim.

Pamiętaj także o rejestracji VAT!

Prowadząc przedsiębiorstwo możesz mieć obowiązek rejestracji i rozliczeń VAT, również w innych krajach. Jeżeli tak jest, zgłoś się do nas, a nasi specjaliści VAT Compliance pomogą Ci z Twoimi obowiązkami.

Umów się na konsultację

Kto nie ma obowiązku wpisu do rejestru BDO?

Warto również wyszczególnić, kogo nie dotyczy obowiązek wpisu do rejestru BDO, a są to:

• osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne (nieprzedsiębiorcy), które wykorzystują odpady na własne potrzeby,
• podmioty posiadające ziemię, na której są stosowane komunalne osady ściekowe do uprawy roślin przeznaczonych do produkcji kompostu, oraz roślin nieprzeznaczonych do spożycia i produkcji pasz,
• podmioty prowadzące nieprofesjonalną działalność związaną ze zbieraniem odpadów opakowaniowych i tych w postaci zużytych artykułów konsumpcyjnych jak np. leki i opakowania po nich,
• podmioty, które same transportują wytworzone opakowania,
• rolnicy wytwarzający odpady i gospodarujący na obszarach poniżej 75 ha,
• osoby fizyczne prowadzące działalność lub przedsiębiorcy, którzy wytwarzają odpady komunalne i są objęci systemem ich odbioru.

Zwolnienie z obowiązku uzyskania wpisu w rejestrze BDO

Warto także podkreślić, że niektóre podmioty są zwolnione z obowiązku zarejestrowania się w BDO, a wyjątki te określa rozporządzenie Ministra Klimatu z 23 grudnia 2019 roku, gdzie określone są rodzaje i ilości odpadów, dla których nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji.

Przykładem odpadów określonych w ww. rozporządzeniu są odpady opakowaniowe po opakowaniach zbiorczych, opakowania po środkach wykorzystywanych do świadczenia usług, tonery, drukarki, płyty CD oraz DVD, świetlówki i baterie wykorzystane w biurach czy sklepach, produkty przeterminowane lub nieprzydatne do spożycia, czy też konkretne odpady budowlane.

Ponadto, odpady określone w rozporządzeniu dotyczą jedynie odpadów, które nie są klasyfikowane jako odpady komunalne. Łącznie jest ich aż 46, a pełną listę znajdziesz we wspomnianej ustawie dostępnej pod tym adresem.

Uproszczona ewidencja odpadów

Warto także wspomnieć o uproszczonej ewidencji odpadów, która zwalnia przedsiębiorców z obowiązku wystawiania elektronicznych kart ewidencyjnych, ale nadal obliguje do wystawiania kart przekazania odpadów.

Uproszczona ewidencja odpadów jest przeznaczona dla:

• wytwarzających odpady niebezpieczne do 100 kg w skali roku,
• wytwarzających odpady innymi niż odpady komunalne i odpady niebezpieczne do 5 ton w skali roku,
• transportujących odpady, którzy wykonują tylko usługę transportu,
• posiadaczy ziemskich, na których stosowane są komunalne osady ściekowe w celu:

1) uprawy roślin przeznaczonych do produkcji kompostu,

2) uprawy roślin nieprzeznaczonych do spożycia i do produkcji pasz,

3) uprawy wszystkich płodów rolnych wprowadzanych do obrotu handlowego, włączając w to uprawy przeznaczane do produkcji pasz.

Jak uzyskać wpis do rejestru BDO?

Wpis do rejestru BDO można uzyskać na dwa sposoby — samodzielnie składając wniosek lub otrzymując wpis do rejestru BDO z urzędu.

W pierwszym przypadku, jeżeli wniosek jest wypełniony prawidłowo, marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru BDO.

Natomiast w drugiej sytuacji przedsiębiorca zostaje automatycznie wpisany do rejestru BDO, a ma to miejsce, gdy firma posiada:

• pozwolenie zintegrowane,
• pozwolenie na wytwarzanie odpadów,
• zezwolenie na zbieranie lub przetwarzanie odpadów,
• decyzję zatwierdzającą program gospodarowania odpadami wydobywczymi lub zezwolenie na prowadzenie obiektu unieszkodliwiania odpadów wydobywczych
• koncesję na podziemne składowanie odpadów na podstawie ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. – Prawo geologiczne i górnicze
• wpis do rejestru działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości.

Kiedy powyższe przypadki zostały omówione, przejdźmy do procesu rejestracji.

Jak złożyć wniosek o wpis do rejestru BDO?

Wniosek o rejestrację w systemie BDO należy złożyć online, a decyzję w tej kwestii, tak jak zaznaczyliśmy wyżej, podejmuje marszałek województwa. Jeżeli wniosek jest prawidłowo wypełniony, wpis w rejestrze BDO powinien nastąpić w przeciągu 30 dni od daty złożenia wniosku.

Ten natomiast składa się przez serwis rejestr-bdo.mos.gov.pl w wybranym urzędzie marszałkowskim, do czego potrzebny jest Profil Zaufany lub usługa e-dowód.

Po prawidłowo przeprowadzonym procesie marszałek województwa dokonuje wpisu do rejestru oraz nadaje indywidualny numer rejestrowy BDO.

Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek rejestracji w BDO, muszą dokonać wpisu do rejestru przed rozpoczęciem prowadzenia działalności.

Dokumenty wymagane podczas rejestracji w BDO

Proces rejestracji w BDO wymaga także od przedsiębiorcy dostarczenia odpowiednich dokumentów, które różnią się w zależności od profilu prowadzonej działalności, a należą do nich, m.in.:

• w przypadku podmiotów wprowadzających sprzęt lub autoryzowanych przedstawicieli — kopia umowy z organizacją odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego, a także kopia dokumentu, który potwierdza wniesienie zabezpieczenia finansowego,
• w przypadku autoryzowanych przedstawicieli — kopia umowy z producentami sprzętu elektrycznego,
• w przypadku organizacje odzysku — kopia zaświadczenia o wpłacie równej wysokości kapitału zakładowego organizacji odzysku na pokrycie tego kapitału wydane przez bank prowadzący rachunek lub lokatę terminową, lub oświadczenie o wpłacie ww. kwoty,
• w przypadku podmiotów wprowadzających akumulatory lub baterie — informacja potwierdzająca dobrowolny udział w systemie ekozarządzania i audytu,
• w przypadku podmiotów wprowadzających pojazdy — umowa zawarta z przedsiębiorcami prowadzącymi stacje demontażu.

Wysokość opłaty rejestrowej

Oprócz dokumentów firmy muszą uiścić także koszty związane z rejestracją, które zależą od wielkości przedsiębiorstwa. Wysokość opłaty rejestrowej dla mikroprzedsiębiorców to 100 PLN, a dla pozostałych podmiotów 300 PLN. Należy także pamiętać, że opłata ta jest opłatą roczną, którą trzeba regularnie odnawiać.

Warto podkreślić, że pod terminem mikroprzedsiębiorca, kryją się podmioty, które w jednym z dwóch poprzednich lat zatrudniały mniej niż 10 pracowników, a ich roczny obrót netto nie przekroczył równowartości 2 milionów euro wyrażonej w PLN lub sumy aktywów ich bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro wyrażonej w PLN.

Co więcej, opłata za wpis do rejestru BDO dotyczy:

• wprowadzających sprzęt i autoryzowanych przedstawicieli,
• wprowadzających baterie lub akumulatory,
• wprowadzających pojazdy,
• producentów, importerów i wewnątrzwspólnotowych nabywców opakowań,
• wprowadzających na terytorium kraju produkty w opakowaniach,
• wprowadzających na terytorium kraju opony,
• wprowadzających na terytorium kraju oleje smarowe.

Ponadto, podmioty wymienione wyżej mają obowiązek umieścić swój numer rejestrowy na dokumentach sporządzanych z racji prowadzonej działalności, takich jak faktury VAT, paragony fiskalne, umowy kupna-sprzedaży, karty przekazania czy ewidencje odpadów.

Konsekwencje braku wpisu do rejestru BDO

Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek rejestracji w BDO, a nie wywiązały się z niego, nie będą mogły przekazać wytworzonych odpadów odbierającemu lub nie będą mogły wystawić elektronicznej karty przekazania odpadów.

Ponadto, podmioty, które nie zarejestrowały się w BDO, nie wywiązały się z obowiązku prowadzenia ewidencji odpadów lub niepoprawnie prowadziły sprawozdawczość odpadów, mogą podlegać karom:

• aresztu lub grzywny od 100 do ponad 1 000 000 PLN nakładanej przez sądy,
• karze pieniężnej od 5 000 do 1 000 000 PLN nakładanej przez Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska.

Pierwsza z wymienionych kar ma zastosowanie, gdy przedsiębiorca nie złożył wniosku o wpis, zmianę wpisu lub wykreślenie z rejestru BDO; złożył wniosek niezgodny ze stanem faktycznym; naruszył obowiązek sprawozdawczy lub ewidencyjny; nie przechowywał, nie udostępniał lub nie przedkładał dokumentów i danych, do czego zobowiązuje go ustawa lub nie posiadał potwierdzenia wygenerowanego z BDO w trakcie transportu odpadów.

Natomiast druga z kar może zostać zastosowana w związku z prowadzoną działalnością, która musi zostać zarejestrowana w systemie BDO, a przedsiębiorca tego nie dopilnował lub też dopilnował, ale na dokumentach sporządzanych przez niego nie widnieje numer rejestrowy.

BDO, a branża e-commerce

BDO w bezpośredni sposób ma wpływa na branżę e-commerce. Sklepy internetowe to podmioty wymienione w artykule 8, punktach 23 i 24, ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. W związku z tym obowiązki związane z BDO dotyczą ich bezpośrednio, a według treści ww. artykułu można wyróżnić 3 sytuacje.

Producent

Jeżeli sklep internetowy wprowadza do obrotu towary w opakowaniach pod własnym oznaczeniem rozumianym jako znak towarowy, lub pod własnym imieniem i nazwiskiem lub nazwą wprowadza produkty, których wytworzenie zlecił innemu przedsiębiorcy, wówczas można mówić o producencie.

Za przykład mogą posłużyć tutaj np. lokale gastronomiczne, które wytwarzane dania pakują w opakowania z własnym logiem.

Dystrybutor

Dystrybutorem, w kontekście BDO, jest podmiot, który pakuje produkty wytworzone przez innego przedsiębiorcę i wprowadza je do obrotu. Przykładem takich są np. internetowe sklepy obuwnicze, które pakują buty zakupione u producentów we własne opakowania i wysyłają je do klientów.

Importer

Sklep internetowy może być także importerem w kontekście BDO, kiedy odpłatnie lub nieodpłatnie udostępnia po raz pierwszy na terytorium kraju produkty w opakowaniach lub opakowania w celu używania lub dystrybucji. Ponadto, za wprowadzenie do obrotu uznaje się dokonywane na potrzeby własnej działalności gospodarczej:

• import opakowań,
• import produktów w opakowaniach,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
• wewnątrzwspólnotowe nabycie produktów w opakowaniach.

Należy pamiętać, że 3 powyższe przykłady dotyczą sytuacji, kiedy przedsiębiorcy wprowadzają do obrotu produkty fizyczne.

Natomiast kiedy sprzedają oni produkty cyfrowe, takie jak ebooki czy kursy online, wówczas nie mają obowiązku wpisu w rejestrze BDO.

Pamiętaj również, że jeżeli działasz w branży e-commerce, tym bardziej w różnych krajach, masz obowiązki związane z podatkiem VAT! Jeżeli tak jest, możemy Ci w nich pomóc, niezależnie czy chodzi o rejestracje, rozliczenia, deklaracje, VAT OSS czy VAT UE. Umów się na konsultację, a nasi specjaliści VAT Compliance zajmą się resztą!

Czym jest BDO? - podsumowanie

BDO to kluczowy element systemu gospodarki odpadami w Polsce. System ten nie tylko zwiększa transparentność w gospodarce odpadami, ale też przyczynia się również do wzrostu odpowiedzialności, a także ułatwia recykling odpadów powstałych w wyniku prowadzenia działalności.

Ponadto, rejestr BDO pozwala na prowadzenie ewidencji odpadów w pełni elektronicznie, a dostęp do niego można uzyskać poprzez wcześniejsze uzyskanie odpowiedniego zezwolenia lub złożenie wniosku o rejestrację, którą zatwierdza Marszałek Województwa.

Należy jednak pamiętać, że obowiązek rejestracji w BDO opisuje wiele ustaw, w związku z czym przepisy określające podmioty, które muszą dokonać rejestracji, mogą niekiedy wydawać się niejednoznaczne lub konfundujące. Dlatego też, w celu uzyskania jasnej odpowiedzi, czy Twoja firma musi uzyskać numer rejestrowy BDO, warto skontaktować się z Urzędem Marszałkowskim.

Jeżeli natomiast działasz w cross-border e-commerce i potrzebujesz wsparcia w księgowości lub w zakresie podatku VAT, VAT OSS lub VAT UE – z rejestracjami, rozliczeniami lub deklaracjami – umów się na konsultację, a nasi specjaliści zajmą się resztą dla Ciebie i Twojej firmy!

Z kolei jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o e-commerce, podatku VAT czy przepisach obowiązujących w innych krajach, sprawdź:

• Jak sprzedawać na eBay?
• Jak sprzedawać na Kaufland?
• Jak sprzedawać na Zalando?
• Jak sprzedawać na Amazon?
• Jak płacić niższy podatek VAT korzystając z VAT OSS?
• Kiedy polskie firmy muszą uzyskać niemiecki numer podatkowy?