Rejestracja VAT w UK

Kiedy rejestracja do VAT w Wielkiej Brytanii jest obowiązkowa?

Obowiązek rejestracji do VAT w Wielkiej Brytanii zależy od kilku czynników, w tym od tego, czy firma ma siedzibę w UK, czy działa spoza jego terytorium. Poniżej omówimy dwie podstawowe sytuacje, w których przedsiębiorcy muszą zarejestrować się do VAT – oddzielnie dla firm zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii i tych zagranicznych.

Firmy z siedzibą w Wielkiej Brytanii

Dla przedsiębiorców prowadzących działalność na terenie UK rejestracja do VAT staje się obowiązkowa, gdy:

• roczne obroty przekroczą 90 000 funtów (limit obowiązujący od 6 kwietnia 2024 roku),
• przewidują, że próg 90 000 funtów zostanie osiągnięty w ciągu najbliższych 30 dni,
• przejmują firmę, która już była zarejestrowana jako płatnik VAT i planują kontynuację jej działalności.

Firmy bez siedziby w Wielkiej Brytanii

Dla podmiotów zagranicznych, które nie mają siedziby w UK, obowiązek rejestracji do VAT występuje w określonych okolicznościach. Polska firma musi zarejestrować się do VAT w Wielkiej Brytanii w przypadku:

• sprzedaży towarów lub usług do klientów w Wielkiej Brytanii,
• magazynowania towarów na terenie UK i ich wysyłki do odbiorców,
• importu towarów do Europy przez terytorium Wielkiej Brytanii,
• sprzedaży produktów o wartości do 135 funtów przez własny sklep internetowy,
• organizacji wydarzeń biletowanych na terenie Wielkiej Brytanii,
• otrzymywania usług w UK objętych zasadą odwrotnego obciążenia (dotyczy podmiotów będących podatnikami VAT).

Wartość towarów w sprzedaży wysyłkowej do UK a rejestracja do VAT

W materiałach dotyczących opodatkowania VAT sprzedaży realizowanej do UK często pojawia się odniesienie do limitu 135 funtów. Limit 135 funtów ma istotne znaczenie przy wysyłce towarów do Wielkiej Brytanii z terytorium Polski lub innego Unii Europejskiej w kontekście zastosowania różnych stawek VAT do tych transakcji, konieczności przeprowadzenia odprawy celnej czy uzyskania numeru VAT w Wielkiej Brytanii.

W przypadku sprzedaży wysyłkowej do Wielkiej Brytanii towaru o wartości nie przekraczającej 135 funtów do osoby prywatnej, sprzedawca ma obowiązek rejestracji do celów VAT w UK.

Więcej o zasadach rozliczania VAT od sprzedaży wysyłkowej do Wielkiej Brytanii powyżej i poniżej limitu 135 funtów przeczytasz w artykule: Zasady sprzedaży wysyłkowej do Wielkiej Brytanii.

Jak wygląda procedura rejestracji VAT w UK?

Rejestracja VAT w UK może odbyć się na dwa sposoby: online oraz poprzez złożenie wniosku rejestracyjnego w formie papierowej. Najczęściej procedura ta odbywa się online w tamtejszym odpowiedniku urzędu skarbowego, którym jest HMRC. Proces rejestracji rozpoczyna się od założenia konta i wypełnienia formularza VAT A1 „Application for Registration – Distance Selling”, który dostępny jest online na stronie brytyjskiego urzędu skarbowego.

Możliwe jest również złożenie wniosku w wersji papierowej. W takim przypadku dokumenty należy przesłać na adres HMRC: 100 Parliament Street, London, SW1A 2BQ. W razie potrzeby kontakt z urzędem możliwy jest telefonicznie pod numerem: +44 135 535 9022.

Warto też wspomnieć, że zagraniczni przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą, którzy chcą zostać częścią systemu VAT na terenie Wielkiej Brytanii, powinni być świadomi problemów, z którymi mogą się natknąć podczas rejestracji na potrzeby podatku VAT w UK. Do tych należą m.in. trudności z dokumentacją czy nietypowe dokumenty, który urzędnicy niekiedy wymagają.

W jakim urzędzie skarbowym w UK dokonać rejestracji VAT?

Rejestracji do VAT w UK dokonuje się w brytyjskim urzędzie skarbowym HMRC – Her Majesty Revenue & Customs. Uzyskanie numeru VAT w Wielkiej Brytanii w HMRC może odbyć się na dwa sposoby:

1. online – za pośrednictwem strony https://www.gov.uk/log-in-register-hmrc-online-services,
2. tradycyjnie – poprzez wysłanie dokumentów rejestracyjnych na adres: 100 Parliament Street, London, SW1A 2BQ.

Lista dokumentów potrzebnych do rejestracji VAT w Wielkiej Brytanii

W Wielkiej Brytanii podczas rejestracji do celów podatku VAT, przedsiębiorcy muszą dostarczyć odpowiednie dokumenty. Są to:

• podpisany wniosek rejestracyjny VAT 1TR,
• kopię dokumentu tożsamości: dowodu osobistego lub paszportu,
• potwierdzenie posiadania konta bankowego wpisanego do wniosku o rejestrację do VAT w UK,
• odpis z KRS przetłumaczony przysięgle na język angielski,
• umowa spółki przetłumaczona na język angielski.

Jak wspomnieliśmy wyżej, urzędnicy mogą również wymagać, aby przyszły podatnik VAT dostarczył niecodzienne, niekiedy trudne do zdobycia przed rozpoczęciem prowadzenia działalności na terenie UK, dokumenty takie jak:

• kontrakty z przewoźnikami,
• faktury,
• umowy z platformami marketplace.

Ile trwa rejestracja do VAT w UK?

Rejestracja do VAT w Wielkiej Brytanii trwa około 1 do 3 miesięcy i zależy również od tempa kompletowania poszczególnych dokumentów i tłumaczeń niezbędnych do złożenia wniosku VAT 1TR.

Jakie transakcje podlegają opodatkowaniu w UK?

1 lutego 2020 roku Wielka Brytania oficjalnie opuściła Unię Europejską. W efekcie zmieniły się przepisy dotyczące handlu i opodatkowania. Od tego momentu przedsiębiorcy spoza Zjednoczonego Królestwa, którzy prowadzą sprzedaż towarów lub usług podlegających opodatkowaniu na jego terytorium, są zobowiązani do rejestracji na potrzeby VAT w UK. Dotyczy to takich transakcji i sytuacji, jak:

• import towarów do krajów europejskich przez terytorium UK,
• magazynowanie towarów na terenie Wielkiej Brytanii,
• organizacja wydarzeń biletowanych oraz wystaw na terenie UK,
• otrzymywanie usług na zasadach odwrotnego obciążenia, jeśli firma jest podatnikiem VAT,
• bezpośrednia dostawa towarów o wartości poniżej 135 funtów przez zagranicznego sprzedawcę w transakcjach B2C.

Warto podkreślić, że po Brexicie Wielka Brytania nie korzysta już z unijnego systemu VAT OSS, co oznacza, że sprzedaż do UK nie może być rozliczana za jego pośrednictwem.

Jakie są obowiązki podatnika po rejestracji VAT w UK?

Po otrzymaniu brytyjskiego numeru VAT do obowiązków podatnika należy oczywiście składanie deklaracji VAT w UK oraz rozliczanie podatku VAT. Po rejestracji należy wybrać jedną z czterech możliwościach płatności podatku VAT.

• Standard Accounting Scheme – to rejestrowanie i rozliczanie podatku VAT na podstawie daty wystawienia faktury brutto. W ramach SAT przedsiębiorcy składają deklaracje VAT kwartalnie i otrzymują zwroty w systemie kwartalnym. Ta opcja jest obowiązkowa dla firm z obrotem rocznym powyżej 1 350 000 GBP.
• Cash Accounting Scheme – to model rejestrowania i rozliczania dochodu w momencie jego otrzymania (kiedy kontrahent opłaci wystawioną fakturę), a wydatki są ujmowane w okresie, w którym zostały poniesione. Cash Accounting Scheme dotyczy firm z rocznym obrotem poniżej 1 350 000 GBP.
• Annual Accounting Scheme – ta opcja pozwala płacić VAT z góry, w ramach zaliczki, a następnie składać jedną, roczną deklarację. Płatność można rozłożyć na raty, a ten model dotyczy przedsiębiorstw z obrotem poniżej 1 350 000 GBP w skali roku.
• VAT Flat Rate Scheme – ten model pozwala na płatność stałej stawki VAT do HMRC, a następnie zatrzymywania VAT naliczanego klientom. Dotyczy firm z obrotem netto w skali roku poniżej 150 000 GBP.

Rejestracja VAT Wielka Brytania z Taxology – dlaczego warto?

Decydując się na współpracę z Taxology przy rejestracji VAT w UK, zyskujesz dostęp do wiedzy ekspertów, którzy doskonale znają lokalne przepisy i procedury urzędowe. Dzięki kompleksowemu wsparciu oszczędzasz czas, unikasz błędów formalnych i masz pewność, że cały proces przebiegnie sprawnie i zgodnie z wymogami HMRC.

Taxology oferuje nie tylko pomoc w rejestracji do VAT za granicą w tym rejestracji do podatku VAT w UK, ale także pomoc z uzyskaniu numeru EORI, doradztwo podatkowe oraz bieżącą obsługę rozliczeń VAT, co pozwala Ci skupić się na rozwoju biznesu bez ryzyka sankcji ze strony brytyjskich organów skarbowych.

VAT w UK – aktualne stawki VAT 2025

VAT w UK obejmuje w 2025 roku 3 stawki: 20%, 5% i 0%. Stawka standardowa VAT ma zastosowanie do wszystkich dostaw towarów lub usług, chyba że konkretne przepisy przewidują stawkę obniżoną, stawkę zerową lub zwolnienie. Każdy kraj posiada inne stawki VAT w Europie.

Stawki VAT w UK są następujące:

standardowa stawka VAT – 20%,

stawka obniżona – 5%,

stawka zerowa – 0%.

Poniżej prezentujemy tabelę zawierającą stawki podatku VAT i przykładowe produkty objęte stawkami VAT w UK w 2025 roku.

Jak uzyskać numer VAT w UK?

Aby otrzymać numer VAT w UK, należy przejść proces rejestracji, który można zrealizować na dwa sposoby: elektronicznie lub w formie papierowej. Najczęściej wybieraną metodą jest rejestracja online za pośrednictwem HMRC – brytyjskiego odpowiednika urzędu skarbowego. Cała procedura rozpoczyna się od założenia konta użytkownika oraz wypełnienia formularza VAT A1 „Application for Registration – Distance Selling” dostępnego na stronie HMRC.

Wniosek można też wysłać w wersji papierowej na adres: HMRC, 100 Parliament Street, London, SW1A 2BQ. W razie pytań urząd udostępnia również infolinię pod numerem: +44 135 535 9022. Nadany numer VAT składa się z 9 cyfr poprzedzonych przedrostkiem „GB”, np. GB123456789.

Co musi zawierać brytyjska faktura VAT?

Faktury VAT w Wielkiej Brytanii muszą być wystawione w ciągu 30 dni od dnia dostawy, która podlega opodatkowaniu. Podatnik VAT ma obowiązek przechowywania faktur przez 6 lat.

Faktury VAT w UK muszą zawierać co najmniej następujące informacje:

• data wydania,
• unikalny numer,
• numer VAT dostawcy,
• pełny adres dostawcy i klienta,
• pełny opis dostarczonych usług lub towarów,
• szczegóły dotyczące ilości towarów,
• data dostawy (jeśli jest inna od daty faktury),
• wartość netto dostawy podlegająca opodatkowaniu (wyrażona w funtach),
• cena jednostkowa dostarczonych produktów i szczegóły wszelkich rabatów gotówkowych bez podatku VAT,
• zastosowana stawka VAT,
• kwota podatku VAT,
• szczegóły wspierające zerowy podatek VAT,
• odniesienie do „odwrotnego obciążenia” (jeśli dotyczy).

Rozliczenie podatku i deklaracje VAT w UK

W Wielkiej Brytanii przedsiębiorcy zarejestrowani jako płatnicy podatku VAT w UK są zobowiązani do regularnego składania deklaracji oraz terminowego regulowania należności. Standardowo deklaracje VAT składa się kwartalnie, a każdy podatnik przypisany jest do jednego z trzech cykli rozliczeniowych:

• marzec, czerwiec, wrzesień, grudzień,
• luty, maj, sierpień, listopad,
• styczeń, kwiecień, lipiec, październik.

Informację o przydzielonym cyklu przedsiębiorca otrzymuje w momencie potwierdzenia rejestracji. Istnieje jednak możliwość złożenia wniosku o dostosowanie okresów rozliczeniowych do własnego roku obrotowego lub o niestandardowy harmonogram, jeśli firma nie prowadzi księgowości w oparciu o pełne miesiące kalendarzowe.

Przedsiębiorcy, którzy często uzyskują zwroty VAT, mogą wnioskować o przejście na deklaracje miesięczne, co pozwala poprawić płynność finansową.

Obowiązkowym terminem rozliczenia VAT w UK i złożenia deklaracji jest ostatni dzień miesiąca po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. W przypadku elektronicznego składania deklaracji i płatności, większość podatników zyskuje dodatkowe 7 dni kalendarzowych. Wyjątek stanowią firmy korzystające z rozliczeń rocznych lub objęte systemem zaliczkowym – one muszą wywiązywać się z obowiązków wcześniej.

Deklaracje muszą być przygotowywane w funtach szterlingach (GBP), ale płatności mogą być realizowane zarówno w funtach, jak i euro (EUR). Składanie deklaracji drogą elektroniczną jest obowiązkowe i odbywa się w ramach programu Making Tax Digital (MTD). Wymaga on korzystania przez płatnika VAT z kompatybilnego oprogramowania i zachowania ciągłości danych w formie cyfrowej, tzw. digital links. Dokumentacja może być przechowywana elektronicznie, pod warunkiem zapewnienia jej autentyczności i czytelności.

Dla podatników, których roczne zobowiązania VAT przekraczają 2,3 miliona funtów, przewidziano obowiązek płatności zaliczkowych. W takim przypadku wpłaty należy dokonywać pod koniec drugiego i trzeciego miesiąca każdego kwartału, a ich wysokość to zazwyczaj 1/24 rocznej wartości VAT z poprzedniego roku. Rozliczenie końcowe następuje po złożeniu deklaracji kwartalnej. Wszystkie płatności muszą być realizowane w formie elektronicznej.

Kary i odsetki VAT w UK

Brak terminowego rozliczenia VAT w UK może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi, w tym odsetkami i karami nakładanymi przez HMRC na płatnika VAT. Poniżej przedstawiono najczęstsze sankcje:

• brak rejestracji do VAT w wymaganym terminie (30 dni od powstania obowiązku) – może skutkować grzywną równą pełnej wartości podatku VAT należnego za okres, w którym firma powinna już być zarejestrowana;
• spóźnione lub pominięte deklaracje VAT – mogą skutkować karą w wysokości 15% niezapłaconego podatku;
• złożenie błędnych lub nieścisłych deklaracji VAT – grozi nałożeniem dopłat obliczanych procentowo na podstawie utraconych wpływów podatkowych. Wysokość kary może wynosić nawet 100% należności.

Aby uniknąć sankcji, warto pilnować terminów i dbać o prawidłowość danych w składanych deklaracjach – co może być znacznie łatwiejsze przy korzystaniu z profesjonalnych usług VAT Compliance.

Rejestracja VAT w UK– co musisz wiedzieć?

Rejestracja VAT w UK to obowiązek, który może dotyczyć zarówno firm brytyjskich, jak i zagranicznych prowadzących sprzedaż towarów lub usług na tamtejszym rynku. W artykule szczegółowo omówiliśmy, kiedy pojawia się konieczność rejestracji, jakie są procedury, wymagane dokumenty, a także obowiązki płatnika VAT po zakończeniu całego procesu. Co ważne, w przypadku sprzedaży towarów do Wielkiej Brytanii, czyli eksportu poza Unię Europejską, konieczne może być również posiadanie numeru EORI, niezbędnego do odprawy celnej.

Jeśli planujesz sprzedaż na rynek brytyjski, warto zawczasu zadbać o formalności. Dzięki odpowiedniej współpracy z doświadczonym doradcą unikniesz kar i zyskasz spokój w prowadzeniu działalności. Potrzebujesz wsparcia? Jeżeli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z nami – pomożemy Ci przejść przez cały proces rejestracji VAT w UK.