Rejestracja VAT w Niemczech

Kto musi zarejestrować się do VAT w Niemczech?

Obowiązek rejestracji do VAT w Niemczech może powstać nawet w sytuacji, w której firma nie jest zlokalizowana na terenie Niemiec lub nie posiada tam swojego oddziału. Dwa najczęstsze przypadki to:

• sprzedaż towarów lub usług na terenie Niemiec, która obliguje do zarejestrowania się jako podatnik VAT i rozliczenia podatku VAT w tym kraju;
• sprzedaż wysyłkowa do Niemiec np. w branży e-commerce, czyli sprzedaż firm spoza Niemiec do konsumentów niemieckich. Tutaj znaczenie ma tzw. limit sprzedaży wysyłkowej na terenie Unii Europejskiej, który wynosi 10 tys. euro i którego przekroczenie nakłada obowiązek rejestracji VAT w Niemczech i również rozliczenia podatku VAT lokalnie.

Jeżeli planujesz prowadzić działalność w Niemczech, zachęcamy do przeczytania naszego artykułu: Kiedy trzeba uzyskać niemiecki numer podatkowy dla polskiej firmy?

W którym urzędzie skarbowym w Niemczech dokonać rejestracji VAT?

Rejestracji do celów podatku VAT na terytorium Niemiec można dokonać korespondencyjnie w odpowiednim niemieckim urzędzie skarbowym. Wybór odpowiedniego urzędu skarbowego do rejestracji do VAT w Niemczech może być problematyczny, a przynajmniej niecodzienny. Wynika to z faktu, że polskie firmy muszą wybrać odpowiedni urząd skarbowy w zależności od litery, na którą rozpoczyna się nazwa przedsiębiorstwa.

Który urząd będzie właściwym urzędem skarbowym do dokonania rejestracji VAT w Niemczech?

1. Dla liter od A do G – będzie to Urząd Skarbowy w Hameln.
2. Dla liter od H do L – będzie to Urząd Skarbowy w Oranienburgu.
3. Dla liter od M do R – będzie to Urząd Skarbowy w Cottbus.
4. Dla liter od S do Ż – będzie to Urząd Skarbowy w Noerdlingen.

Lista dokumentów potrzebnych do rejestracji VAT w Niemczech

Polski przedsiębiorca, chcąc stać się niemieckim podatkiem VAT, będzie musiał przygotować kilka dokumentów wymaganych do rejestracji VAT w Niemczech. Do tych zaliczają się przede wszystkim:

1. Fragebogen – wniosek rejestracyjny,
2. Vollmacht – pełnomocnictwo (w przypadku dokonywania rejestracji poprzez pośrednika,
3. odpis z CEIDG w języku angielskim – w przypadku jednoosobowej działalności lub spółki cywilnej,
4. wpis do KRS – przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego na język niemiecki (jeżeli firma posiada KRS),
5. akt założycielski/umowa spółki (kopia) – w przypadku spółek. Dodatkowo należy załączyć tłumaczenie zwykłe na język niemiecki,
6. VAT UE (kopia),
7. potwierdzenie posiadania podanego we wniosku konta bankowego (zaleca się podanie konta walutowego w euro),
8. paszport lub dowód osobisty (kopia).

Warto zaznaczyć, że są to jedynie przykłady niezbędnej dokumentacji, a jej część wymaga tłumaczeń przysięgłych lub zwykłych. Jeżeli potrzebujesz pomocy z uzyskaniem niemieckiego numeru VAT, możesz to zlecić naszym specjalistom VAT Compliance.

Ile trwa rejestracja VAT w Niemczech?

Rejestracja VAT w Niemczech trwa zazwyczaj około 1 miesiąca – jednak pod warunkiem, że wniosek oraz komplet niezbędnych dokumentów został złożony poprawnie. Rejestracja zakończona jest przesłaniem ze strony niemieckiego urzędu podatkowego certyfikatu z nadanym numerem VAT drogą pocztową.

Jakie transakcje podlegają opodatkowaniu w Niemczech?

W Niemczech wiele działań biznesowych może zostać zakwalifikowanych jako wykonywanie transakcji opodatkowanych, nawet jeśli firma nie ma tam siedziby. Poniżej znajdziesz listę przypadków, w których może pojawić się obowiązek rejestracji do celów VAT:

• sprzedaż towarów i usług dla klientów B2C na terenie Niemiec po przekroczeniu rocznego limitu obrotów 10 000 euro i braku rejestracji do procedury VAT OSS;
• import towarów na terytorium Niemiec z innego państwa członkowskiego;
• import towarów z krajów trzecich na terytorium Niemiec;
• eksport towarów z Niemiec do krajów trzecich;
• Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT);
• Wewnątrzwspólnotowe Nabycia Towarów (WNT);
• magazynowanie towarów na terenie Niemiec;
• przesunięcia towarów między magazynami w Niemczech a innym krajem zagranicznym;
• świadczenie usług budowlanych w Niemczech.

W powyższych sytuacjach, przedsiębiorcy muszą dokonywać rozliczenia podatku VAT na terenie Niemiec. Należy zatem dokonać rejestracji do VAT w Niemczech przed rozpoczęciem wymienionych aktywności gospodarczych, aby uniknąć problemów z rozliczeniami i ewentualnymi problemami czy naliczonymi odsetkami. Alternatywą jest rozliczanie podatku VAT w ramach specjalnej procedury VAT OSS, jednak ta ma zastosowanie jedynie do wewnątrzwspólnotowych transakcji B2C.

Aby zweryfikować obowiązki w zakresie VAT w swojej firmie, np. w branży e-commerce, zachęcamy do skorzystania z usług doradztwa podatkowego dla e-commerce.

Rejestracja VAT Niemcy z Taxology – dlaczego warto?

Zespół Taxology może wesprzeć Cię w procesie rejestracji VAT w Niemczech, gwarantując poprawność i kompletność dokumentacji niezbędnej do uzyskania numeru VAT. Dzięki naszej pomocy zyskujesz pewność, że cały proces przebiegnie bezproblemowo, a Twój wniosek nie zostanie odrzucony przez jego błędne wypełnienie lub brakujące dokumenty, co może spowodować konieczność rozpoczęcia procedury na nowo, a w konsekwencji – stratę czasu.

Nasi specjaliści będą działać na mocy upoważnienia i kontaktować się z niemieckim urzędem skarbowym w Twoim imieniu w razie dodatkowych pytań lub potrzeby dodatkowego zweryfikowania Twojej firmy i rodzaju działalności, jaka ma być prowadzona na terytorium Niemiec.

Po zakończonym procesie rejestracji i otrzymaniu niemieckiego numeru VAT niezwłocznie zostaniesz przez nas o tym poinformowany.

Skontaktuj się z nami, jeżeli potrzebujesz pomocy z rejestracją do VAT za granicą lub weryfikacji, czy w Twoim przypadku zalecana może być procedura VAT OSS. Jeżeli dokonujesz już transakcji opodatkowanych niemieckim podatkiem VAT, importujesz towary lub eksportujesz towary z Niemiec albo dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych i potrzebujesz pomocy – nasze usługi VAT Compliance są dla Ciebie!

Potrzebujesz pomocy z rejestracją VAT w Niemczech?

Nie czekaj – skorzystaj z naszej wiedzy i doświadczenia już dziś!

Napisz do nas!

VAT w Niemczech – aktualne stawki VAT Niemcy 2025

Aktualne stawki VAT w Niemczech w 2025 roku dzielą się na: stawkę podstawową VAT 19% oraz obniżoną stawkę VAT 7%, które obejmują:

• podstawowa stawka VAT w Niemczech 19% – obowiązuje w przypadku większości towarów i usług w transakcjach krajowych i międzynarodowych;
• obniżoną stawka podatku VAT w Niemczech 7% – stosowana do określonych towarów i usług jak np. żywność, wybrane produkty medyczne w tym niektóre leki, książki i gazety czy bilety na wydarzenia kulturalne, krajowe przewozy pasażerskie, kwiaty i rośliny dekoracyjne.

W celu weryfikacji możliwości zastosowania obniżonej stawki VAT w Niemczech należy sprawdzić to z doradcą podatkowym, który po otrzymaniu opisu dostarczanych towarów i kodów CN, dokona analizy lokalnych przepisów i przypisze prawidłową stawkę VAT do towaru.

Zerowa stawka podatku VAT w Niemczech obowiązuje głównie dla transportu wewnątrzwspólnotowego w całej Unii Europejskiej (z pewnymi wyjątkami).

Sprawdź także obowiązujące stawki VAT w Europie.

Steuernummer a USt-IdNr – rodzaje numerów podatkowych w Niemczech

W niemieckim systemie podatkowym funkcjonują dwa podstawowe numery identyfikacyjne dla przedsiębiorców do celów rozliczenia podatku VAT: Steuernummer oraz USt-IdNr. Każdy z nich pełni inną funkcję i wykorzystywany jest w odmiennych sytuacjach podatkowych.

Steuernummer to unikalny numer podatkowy przyznawany przez lokalny urząd skarbowy (Finanzamt). Otrzymują go zarówno firmy krajowe, jak i zagraniczne, które są zobowiązane do rozliczania podatku VAT w Niemczech. Numer ten służy głównie do celów administracyjnych i korespondencji z niemieckimi organami podatkowymi. W zależności od regionu może różnić się formatem, jednak zazwyczaj składa się z 10 lub 11 cyfr, czasami oddzielonych ukośnikami. Nie jest to numer przeznaczony do publikacji – nie umieszcza się go na fakturach, a jego zastosowanie ogranicza się głównie do kontaktu z urzędem.

Z kolei USt-IdNr, czyli niemiecki numer VAT-UE, jest wymagany przy prowadzeniu działalności na terenie Unii Europejskiej, zwłaszcza w przypadku transakcji z firmami z innych państw członkowskich. Składa się z prefiksu „DE” oraz dziewięciu cyfr i jest numerem publicznym – można go weryfikować np. w systemie VIES. Jego posiadanie jest kluczowe przy stosowaniu procedury odwrotnego obciążenia, zakupach i sprzedaży wewnątrzwspólnotowej, a także przy korzystaniu z uproszczonych rozliczeń w ramach procedury OSS.

Choć oba numery mogą funkcjonować równolegle, to USt-IdNr nie zastępuje Steuernummer – pełni funkcję uzupełniającą w kontekście unijnego obrotu towarami i usługami.

Co musi zawierać niemiecka faktura VAT?

Niemiecka faktura VAT powinna zawierać obowiązkowe pozycje, których brak naraża przedsiębiorcę na potencjalne kontrole podatkowe ze strony niemieckiego urzędu skarbowego. Jakie informacje musi zawierać niemiecka faktura VAT? Są to:

• Data wystawienia faktury
• Numer faktury
• Pełny adres dostawcy i klienta
• Data wystawienia faktury
• Data dostarczenia towaru
• Opis dostarczonych towarów, ich ilość i waga
• Kwoty: netto, brutto, kwota VAT
• Zastosowana stawka VAT
• Waluta, w której wystawiono fakturę

W przypadku zastosowania zerowej stawki VAT 0% lub reverse-charge na fakturze powinna znaleźć się adnotacja dotycząca przepisu, na podstawie którego zastosowano tego rodzaju opodatkowanie VAT.

Rozliczenie podatku i deklaracje VAT w Niemczech

Rozliczanie VAT w Niemczech odbywa się poprzez składanie deklaracji VAT w niemieckim urzędzie skarbowym. VAT w Niemczech rozliczany jest z różną częstotliwością: miesięczną, kwartalną lub roczną. Częstotliwość składania deklaracji VAT uzależniona jest od wysokości kwoty podatku VAT należnego w poprzednim roku podatkowym (po uwzględnieniu odliczeń). Progi obrotów zmieniły się w 2025 roku.

Aktualne progi obrotów i częstotliwość składania deklaracji VAT w Niemczech są następujące:

• dla deklaracji miesięcznych – kwota podatku VAT za poprzedni rok przekroczyła 9000 EUR (wcześniej 7500 EUR);
• dla kwartalnych deklaracji VAT – jeżeli podatek VAT w roku ubiegłym przekroczył 2000 EUR, ale był mniejszy niż 9000 EUR. Tryb kwartalny jest domyślny, o ile nie zostały spełnione warunki do rozliczeń miesięcznych ani do zwolnienia z obowiązku zaliczek;
• dla deklaracji rocznej (brak obowiązku składania zaliczkowych deklaracji w trakcie roku) – jeżeli kwota VAT należnego za rok ubiegły wyniosła 2000 EUR lub mniej.

Nowe progi weszły w życie na początku 2025 roku, co oznacza, że do ustalenia obowiązku częstotliwości składania deklaracji VAT w Niemczech bierze się pod uwagę rozliczenia VAT za 2024 rok. Przedsiębiorcy powinni zatem weryfikować kwotę swojego rozliczenia VAT za poprzedni rok i na tej podstawie stosować odpowiednią częstotliwość składania deklaracji w bieżącym roku podatkowym, uwzględniając powyższe zasady i ewentualne wyjątki.

Terminy składania deklaracji VAT w Niemczech

Terminy składania deklaracji VAT w Niemczech zależą od tego, czy składana jest deklaracja miesięczna, kwartalna czy ma on dotyczyć złożenia deklaracji rocznej. Terminy te przedstawiają się następująco:

• deklaracje miesięczne – do 10. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego;
• deklaracje kwartalne – do 10. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego;
• deklaracje roczne – do 31 lipca roku następującego po zakończonym roku podatkowym.

Składanie deklaracji VAT w Niemczech możliwe jest jedynie drogą elektroniczną. Warto wiedzieć, że istnieje możliwość uzyskania zgody na wydłużenie terminu składania deklaracji VAT o miesiąc, jeżeli złoży się odpowiedni wniosek w niemieckim urzędzie skarbowym. Jeżeli potrzebujesz pomocy, nasz zespół może przejąć obowiązki rozliczania VAT za granicą Twojej firmy – napisz do nas!

Kto jest zwolniony z podatku VAT w Niemczech?

Istnieje kilka wyjątków, w których polscy przedsiębiorcy mogą być zwolnieni z podatku VAT, a tym samym – z rejestracji do VAT w Niemczech. Do takich sytuacji należą:

• przystąpienie do procedury SME – w 2025 roku wprowadzono unijną procedurę SME, która pozwala także zagranicznym firmom z UE o łącznym obrocie ≤ 100 000 EUR rocznie skorzystać ze zwolnienia w innych krajach, analogicznie jak miejscowe firmy;
• usługi budowlane – w Niemczech funkcjonuje mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge) w szeregu sytuacji, co zwalnia zagranicznych dostawców z rozliczania niemieckiego VAT. W efekcie zagraniczna firma, która świadczy w Niemczech jedynie usługi objęte reverse charge, nie musi rejestrować się do VAT w Niemczech. Jeżeli dostawcą jest przedsiębiorca nieposiadający siedziby w Niemczech, a odbiorcą jest przedsiębiorca podlegający VAT w Niemczech, to obowiązek rozliczenia VAT może być przeniesiony na nabywcę (dotyczy to większości usług B2B świadczonych przez podmioty zagraniczne)​. Kwestie podatkowe dotyczące usług budowlanych w Niemczech są dosyć zawiłe, dlatego polecamy nasz artykuł: Usługi budowlane za granicą a VAT;
• sprzedaż wysyłkowa (e-commerce) do Niemiec z UE poniżej progu 10 000 EUR – przy sprzedaży towarów konsumentom w Niemczech przez firmy z innych państw UE obowiązują ujednolicone przepisy dotyczące limitów sprzedaży wysyłkowej w UE (WSTO). Jeśli całkowita wartość sprzedaży B2C do wszystkich krajów UE z danej firmy nie przekracza 10 000 EUR (w poprzednim lub bieżącym roku), wówczas miejsce opodatkowania pozostaje w kraju wysyłki – sprzedawca nie musi rejestrować się do VAT w Niemczech i ma możliwość rozliczania sprzedaży wysyłkowej we własnym kraju jak dotychczas​. To de facto zwalnia z naliczania niemieckiego VAT przy niewielkiej sprzedaży zagranicznej (podatek odprowadzany jest według stawki kraju pochodzenia) oraz rejestracji do VAT w Niemczech.

Kary i odsetki VAT w Niemczech

Jak w większości krajów, tak i w Niemczech za wysłanie deklaracji po upływie okresu rozliczeniowego bądź jej całkowitego braku mogą zostać naliczane odsetki lub kary. Kary związane z podatkiem VAT w Niemczech mogą być następujące:

• kara za spóźnienie lub niezłożenie deklaracji VAT w Niemczech wynosi 10% stawki podatku VAT należnego, jednak maksymalnie 25 000 euro za deklarację;
• spóźnienie z płatnością podatku VAT w Niemczech grozi karą w wysokości 1% stawki podatku VAT należnego za każdy miesiąc spóźnienia. Jeżeli jednak podatek VAT nie został zapłacony w roku, w którym powstał obowiązek podatkowy, wówczas w kolejnym roku naliczana zostaje dodatkowa kara wynosząca 0,5% w skali miesiąca;
• spóźnienie lub niezłożenie EC Sales List w Niemczech grozi karą, która wynosi 1% stawki zadeklarowanej w ECSL, ale grzywna nie może przekroczyć 2500 euro.

Pomożemy Ci w rejestracji do VAT w Niemczech!

Rejestracja VAT w Niemczech jest wymagana w wielu przypadkach, ale nie zawsze jest to obowiązkowe – wszystko zależy od rodzaju działalności i wartości obrotu (czasami wystarczy jedynie rejestracja do procedury VAT OSS). Dotyczy to szczególnie przedsiębiorców, którzy importują towary, eksportują towary, magazynują je na terenie Niemiec lub prowadzą sprzedaż do niemieckich klientów B2C. Niemiecki system VAT przewiduje szczegółowe zasady rozliczeń oraz różne formy identyfikacji podatkowej, jak Steuernummer i USt-IdNr, które pełnią różne funkcje.

Zrozumienie mechanizmów podatku od wartości dodanej w Niemczech pomaga uniknąć błędów formalnych i potencjalnych sankcji. Planując działalność na tym rynku, warto zawczasu zadbać o zgodność z niemieckimi przepisami VAT, w czym mogą pomóc specjaliści z Taxology.